W obliczu globalnego zagrożenia tylko dobrze przygotowane firmy będą w stanie zapewnić ochronę swoich pracowników, a także ciągłość działania biznesu.
Żadne zagrożenie nie jest odosobnionym, pojedynczym, zamkniętym incydentem, ale koronawirus COVID-19 jest wyjątkowy pod każdym względem. Kryzys rozpoczął się od razu od szerokiego zasięgu, a przez to, że nadal niewiele wiadomo o samym wirusie i jego rozprzestrzenianiu, towarzyszy temu duża doza niepewności. Jest to sytuacja znacznie wykraczająca poza doświadczenie większości liderów biznesu – mediana kadencji dyrektora generalnego wynosi pięć lat, a ostatnią epidemią, o podobnej skali i zagrożeniu, był kryzys wywołany przez SARS w 2003 r. SARS zainfekował ponad 8 000 osób, a epidemia trwała dziewięć miesięcy. W znacznie krótszym czasie koronawirus COVID-19 zainfekował już ponad dziesięć razy więcej ludzi i rozprzestrzenia się błyskawicznie.
Jak zminimalizować skutki koronawirusa w firmie?
Kluczem do zarządzania każdym kryzysem jest przygotowanie. Oto lista siedmiu działań, które powinny podjąć kadry kierownicze, aby zminimalizować negatywne skutki obecnego kryzysu, wywołanego przez koronawirus.
1. Zidentyfikuj miejsce pobytu pracowników, ustal zasady podróży
Pierwszym priorytetem jest ustalenie, gdzie dokładnie pracuje Twój zespół i ilu pracowników przebywa na terytoriach dotkniętych lub podatnych na zagrożenia. Czy konieczne jest przeniesienie pracowników? A może praca z domu? Zaplanowane podróże muszą zostać poddane ocenie i być przełożone, bądź anulowane.
W firmie powinny istnieć jasne zasady postępowania w przypadku nieobecności z powodu choroby lub opieki nad krewnymi, procedury zgłaszania choroby i ograniczeń podróży. Powinieneś także ustalić zasady na wypadek zamknięcia szkół, co będzie bardzo ważne dla pracujących rodziców. Istotną kwestią są też podatki: jeśli pracownicy są zmuszeni przebywać za granicą dłużej niż planowano, a następnie podlegają opodatkowaniu, jakie zasady mają obowiązywać? Wreszcie, bądź przygotowany na ciągłe odświeżanie i aktualizowanie tych zasad w miarę rozwoju okoliczności.
2. Zrewiduj swoje plany kryzysowe i zapewnienia ciągłości działania biznesu
Każda dobrze zarządzana firma ma plan kryzysowy. Wiadomo jednak, że rzeczywistość zawsze jest inna niż teoria. Na przykład plan na wypadek wystąpienia epidemii jednej z azjatyckich organizacji wyznaczył jedno z europejskich miast jako miejsce ewakuacji pracowników i ich rodzin, ale… loty z Chin do miasta zostały zawieszone wkrótce po wybuchu epidemii.
Ogólne plany kryzysowe muszą być dostosowane do konkretnych wyzwań związanych z epidemią. Jeśli na przykład duża liczba pracowników musi pracować zdalnie przez jakiś czas, czy jest wystarczająca przepustowość technologii, aby sobie z tym poradzić? Jak praca z domu dużej liczby pracowników wpłynie na funkcjonowanie całej firmy? Jaka jest procedura aktualizacji zasad podróży i spotkań? Jak będzie zarządzana komunikacja z pracownikami?
Podczas każdego kryzysu największym zmartwieniem dla kadry zarządzającej jest szybkie gromadzenie dokładnych informacji. Jaki będzie przepływ informacji podczas obecnego kryzysu?
3. Oceń łańcuch dostaw
Dokładne zrozumienie łańcucha dostaw pomoże ujawnić wszelkie potencjalne luki w zabezpieczeniach. Oznacza to, że zaczynamy od najbardziej krytycznych produktów i wychodzimy daleko poza dostawców pierwszego i drugiego rzędu, aż po surowce, jeśli to możliwe. Na przykład, jeśli twoje produkty zawierają komponent z kraju, który jest odizolowany, czy istnieje zapas wtórny? Plany kryzysowe mogą szybko napotkać trudności, jeśli wirus nadal będzie się rozprzestrzeniał.
4. Zidentyfikuj potencjalne słabe punkty
Kim są zespoły i osoby, od których zależą krytyczne procesy lub usługi? Czy masz wybranych pracowników o odpowiednich umiejętnościach, którzy w razie potrzeby mogliby wkroczyć na kluczowe stanowiska? Centra obsługi klientów i centra usług wspólnych są potencjalnie narażone, jeśli wirus będzie się nadal rozprzestrzeniał – czy można podjąć kroki w celu zmniejszenia liczby interakcji międzyludzkich, takich jak praca zmianowa czy praca zdalna?
5. Zapewnij odpowiednią komunikację
Pracodawcy zazwyczaj znają najlepsze sposoby komunikacji ze swoimi pracownikami, ale w przypadku koronawirusa dezinformacja i chaos informacyjny są dużym wyzwaniem. Twoi pracownicy (i pozostali interesariusze) będą szukać od ciebie zapewnienia, że są chronieni i że firma jest przygotowana na ten kryzys.
Przywództwo należy postrzegać jako źródło prawdy – zgodnie z Barometrem zaufania Edelman 2020 zaufanie do biznesu jest większe niż rządów czy mediów. Kluczem jest spójność i dokładność przesyłania wiadomości, podobnie jak wiarygodność zarządzających. Twoi pracownicy muszą wiedzieć, że ich bezpieczeństwo jest Twoim priorytetem.
6. Przeanalizuj scenariusze
Z powodu dużej niepewności rozwoju sytuacji spowodowanej przez koronawirus COVID-19, która może potrwać nawet kilka miesięcy, planowanie scenariuszy jest kluczowym narzędziem do testowania gotowości. Jakie są najlepsze i najgorsze scenariusze i czy firma jest w stanie sobie z tym poradzić? Jaki może być wpływ w dłuższej perspektywie, na przykład na kapitał obrotowy lub umowy bankowe, a nawet czynsze za sklepy i restauracje, jeśli miejsca publiczne są zamknięte? O tego typu kwestiach musisz rozmawiać z zespołem ds. finansów.
Firmy w niektórych sektorach mogą zaobserwować znaczny wzrost popytu, jeśli znaczna część populacji spędza więcej czasu w domu niż w pracy. Czy przedsiębiorstwa są na to przygotowane? Supermarkety ograniczają różnorodność produktów, gromadzą zapasy artykułów spożywczych i opracowują plany kryzysowe.
7. Pamiętaj też o innych zagrożeniach
Koronawirus COVID-19 nie jest jedynym zagrożeniem na horyzoncie, a organizacje są najbardziej narażone na kryzys właśnie wtedy, gdy coś odciąga ich uwagę. Inne ryzyka nadal pozostają niebezpieczne dla Twojej firmy. Na przykład cyberbezpieczeństwo powinno zawsze mieć najwyższy priorytet.
Nie wiemy, co mogą przynieść następne tygodnie i miesiące. Jeśli Światowa Organizacja Zdrowia zmieni status obecnej epidemii COVID-19 na pandemię, działania prewencyjne zmienią się w aktywną ochronę pracowników i biznesu, aby utrzymać działalność przedsiębiorstw. Mogą wystąpić krajowe ograniczenia w zakresie przemieszczania się i gromadzenia ludzi, a organizacje będą musiały być elastyczne, aby właściwie reagować.
Jaki wpływ na globalną gospodarkę będzie miał koronawirus COVID-19?
Jest to bardzo trudne do precyzyjnego oszacowania na tym etapie. Uważa się, że epidemia SARS kosztowała około 40 mld dolarów. Ekonomista, który dokonał tych obliczeń, twierdzi, że koronawirus COVID-19 może kosztować trzy lub cztery razy więcej. Międzynarodowy Fundusz Walutowy obniżył swoje szacunki dotyczące globalnego wzrostu, a Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju przewiduje, że globalny wzrost może zostać zmniejszony o połowę w wyniku wirusa. Jesteśmy świadkami zakłóceń w łańcuchach dostaw, a jeśli wirus będzie się nadal rozprzestrzeniał, wkrótce możemy zaobserwować powszechne zamykanie szkół i miejsc pracy, zarówno dobrowolne, jak i przymusowe.
