Wzrasta rola i znaczenie działów compliance. Wpływa na to rozwój narzędzi, które wykorzystują organy regulacyjne do identyfikowania ryzyka i możliwych niezgodnych z przepisami zachowań, a także wewnętrzna presja firm na obniżanie kosztów. Widać to szczególnie na przykładzie branży farmaceutycznej, która podlega dużej liczbie regulacji zewnętrznych i wewnętrznych. Jak zauważają autorzy raportu firmy doradczej Deloitte „Maintaining value in pharmaceutical compliance”, choć charakter wielu działań operacyjnych wymaga zaangażowania dużych zasobów ludzkich, firmy farmaceutyczne w ograniczony sposób korzystają z możliwości technologii cyfrowych, które poprawiają wydajność i jakość pracy. Tymczasem cyfryzacja działów compliance może przynieść nawet 70-procentowe oszczędności.
Eksperci Deloitte przeprowadzili wywiady z 16 osobami zarządzającymi obszarami compliance, handlowym i medycznym w 10 firmach farmaceutycznych. We wszystkich badanych spółkach działy compliance odgrywają strategiczną rolę, a większość respondentów przyznaje, że ich rozwój wymagał dużych nakładów pracy.
Wyjątek, nie reguła
Compliance obejmuje swoim zainteresowaniem wiele obszarów – zasoby ludzkie, korupcję, programy pomocy pacjentom, komunikację z pacjentami i pracownikami służby zdrowia oraz raportowanie do organów regulacyjnych. W swojej działalności compliance często bazuje na danych z których korzystają także inne działy organizacji. Operacje dotyczące zgodności z przepisami najczęściej opierają się na procesach manualnych.
Jeśli wziąć pod uwagę liczbę osób zaangażowanych w te procesy to widać, że programy compliance rosną wraz z liczbą przypisanych do nich pracowników. Identyfikowanie i dostosowywanie potrzeb szkoleniowych, generowanie raportów oraz opracowywanie i zarządzanie politykami zgodności wymaga znacznych zasobów ludzkich. Technologie cyfrowe pozwalają odejść od rutynowych zadań, nadążać za rosnącą ilością danych i przekształcić działy compliance w zespoły, które mogą identyfikować ryzyka i zapobiegać takim zdarzeniom – mówi Andrea Bielska, Dyrektor w Forensic Solutions Center, Deloitte.
Angażujący charakter działań operacyjnych ogranicza czas, jak i kierownictwo zespołów compliance może poświęcić na zadania strategiczne. Mimo, że technologie cyfrowe gwarantują poprawę wydajności i jakości, firmy farmaceutyczne albo ich nie używają, albo robią to w ograniczonym zakresie, nie wykorzystując w pełni ich możliwości. Większość zaimplementowanych przypadków użycia technologii wspiera działania reaktywne, takie jak identyfikowanie i zgłaszanie zdarzeń, które już się wydarzyły.
Zmiana takiego myślenia wydaje się nieunikniona. Wymagania regulacyjne wciąż rosną, podobnie jak kompetencje organów regulacyjnych i ich narzędzia. Przedsiębiorcy potrzebują mieć pewne i szybko dostępne informacje z różnych dziedzin swojej działalności co pozwoli sprostać żądaniom organów np. w zakresie terminów w jakich realizowane i otrzymywane są płatności tak, aby uniknąć projektowanych kar za tworzenie zatorów płatniczych. Jeśli działy compliance nie będą lub będą zbyt wolno unowocześniać swoje procesy mogą mieć trudności z utrzymaniem strategicznej pozycji w firmie. To droga w jedną stronę – mówi Tomasz Rutkowski, Radca prawny, Partner Associate, Deloitte Legal.
Zdaniem ekspertów Deloitte warto, aby działy compliance posiadały strategię cyfrową. Jej implementację należy zacząć od podstawowych działań, czyli przygotowania systemów i procesów. W miarę postępu automatyzacji praca działów compliance może wyjść poza analizę przeszłych zdarzeń w kierunku generowania prognoz, co w oczywisty sposób pomoże przewidzieć i zapobiec kolejnym zagrożeniom.
Gdzie szukać możliwości digitalizacji
Jednym ze sposobów oceny ryzyka dla portfela produktów są wywiady z właścicielami firm, co jest bardzo czasochłonnym działaniem.
Zautomatyzowanie tego procesu pomaga na bieżąco uzyskiwać dane od interesariuszy, zapewniając przy tym odpowiednią częstotliwość oceny ryzyka. Dodatkową wartość mogą wnieść także algorytmy ważenia ryzyka, które pomogą w czasie rzeczywistym oszacować wyniki ankiety i zapewnić obiektywny obraz oceny zachodzących w organizacji zdarzeń – mówi Tomasz Borowy, Dyrektor w dziale konsultingu, Deloitte.
Jak zauważa ekspert, technologia może wyręczyć pracownika także w gromadzeniu danych. Dzięki zautomatyzowaniu tego procesu, można skupić się na analizie i wyciąganiu wniosków.
Odpowiednie algorytmy mogą również pomóc w przetwarzaniu licznych wniosków i próśb od zewnętrznych interesariuszy. Gdy firma przesyła żądanie za pośrednictwem portalu CRM lub podobnego systemu, algorytm wykonuje pierwszy poziom przeglądu. Specjalista do spraw compliance może zaakceptować dyspozycje proponowane przez algorytm lub przeprowadzić powtórny przegląd. Jego wyniki są ponownie analizowane przez algorytmy, które w ten sposób niejako uczą się i z biegiem czasu zwiększają swoją dokładność. Potencjalne oszczędności siły roboczej w pierwszym roku mogą wynosić do 50 proc. i z czasem wzrosnąć do nawet 70 proc.
Najpierw inwestycja, potem oszczędność
Ograniczenia budżetowe często stoją na przeszkodzie do unowocześnienia i tym samym usprawnienia procesów. Eksperci Deloitte rekomendują, aby firmy farmaceutyczne z uwagą podchodziły do działań, w realizacji których mogą pomóc rozwiązania techniczne i oceniły jaką wartość może przynieść poprawa prędkości i dokładności w zakresie zapobiegania, wykrywania lub reagowania na zagrożenia.
Istotna jest także relacja wpływu na operacje zgodności wewnętrznej z działalnością czysto biznesową. Jeśli zmiany istniejących procesów lub wdrożenie nowych mają wpływ na biznes, powinny one przynieść korzyści nie tylko działom complinace, ale także całej firmie.
– mówi Monika Wolska-Hertman, Menedżer w zespole Forensic, Deloitte.
Eksperci Deloitte wskazują także na konieczność oceny wykonalności wdrożenia rozwiązania technologicznego w konkretnym scenariuszu lub środowisku danych i systemów, a także jej szybkość i łatwość.
