Od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia o ochronie danych osobowych wcześniejsze metody archiwizacji dokumentów w wielu przypadkach okazały się nieaktualne. Dziś w celu zapewnienia naszym klientom i pracownikom odpowiedniego poziomu poufności musimy stosować dodatkowe, ustalone przez RODO środki bezpieczeństwa.
Jak prezentują się wspomniane zasady w przypadku różnego rodzaju przedsiębiorstw? Jaka szafa na dokumenty będzie odpowiednia w przypadku Twojej firmy?
Sprawdźmy to.
Zasady administracji danych osobowych – jak się zmieniły?
Zgodnie z obowiązującym przed wprowadzeniem RODO art. 36 Ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych miał zapewnić przetwarzanej przez siebie dokumentacji zabezpieczenie adekwatne do potencjalnych zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. Oznacza to tyle, że w większości przypadków to od nas zależało, jakie środki zabezpieczające zastosujemy do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanej przez nas dokumentacji.
Nowe reguły bezpieczeństwa
Zasady zmieniły się 25 maja 2018 roku. Od tego dnia zasady gospodarowania danymi osobowymi są wyznaczane przez restrykcyjne, Europejskie normy. Nakazują one nawet podmiotom sektora prywatnego dokonanie stosownej analizy ryzyka, pozwalającej na przedsięwzięcie najbardziej efektywnych środków ochrony danych osobowych zawartych w swojej dokumentacji. Wiąże się to z koniecznością wyposażenia firmy w odpowiednie sejfy, szafy na dokumenty i inne artykuły, zapewniające poufność administrowanych danych.
Jakie warunki powinny spełniać tego typu elementy wyposażenia naszej firmy? Na co zwrócić uwagę przy zakupie?
Co będzie koniecznie w przypadku mojej firmy?
Absolutną podstawą dla przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe w sposób zgodny z prawem jest to, aby używana przez nas szafa na dokumenty była wykonana z odpowiednio trwałych materiałów oraz zamykana na klucz. Takie zabezpieczenie ma na celu uniemożliwienie dostęp udo niej niepowołanym osobom. Dodatkowo – jeśli w grę wchodzą dane szczególnie wrażliwe, konieczne będzie wyposażenie swojej firmy w sejf, zapewniający odpowiednie zabezpieczenie tego typu dokumentacji. Szczegółowe informacje na temat niezbędnych środków bezpieczeństwa uzyskamy po przeprowadzeniu stosownej analizy ryzyka.
Jak długo archiwizować dokumenty?
Jeżeli dokumentacja dotyczy pracowników naszej firmy, przechowywane w ten sposób dane powinny przebywać w archiwum przez okres 10 lat. Po upływie tego czasu mamy obowiązek ich utylizacji przy użyciu niszczarki do papieru. Żeby jednak dokumenty mogły spoczywać w naszym archiwum bezpiecznie przez tak długi okres czasu, warto zadbać o to, aby nasza szafa na dokumenty była wykonana z trwałych materiałów, zapobiegających powstawaniu wilgoci i innych niekorzystnych dla naszej dokumentacji czynników zewnętrznych.
Zabezpieczenie dokumentacji w formie elektronicznej
Ataki hakerskie to obecnie największe zagrożenie dla bezpieczeństwa danych osobowych naszych klientów i pracowników. Pamiętajmy, że to na administratorze danych spoczywa obowiązek ich odpowiedniego zabezpieczenia i to on będzie ponosił konsekwencje wszelkich uchybień w tej materii. Wobec tego warto zadbać również o wyposażenie się w akcesoria takie jak szafa na dokumenty w formie cyfrowej – w której moglibyśmy przechowywać nośniki CD w bezpiecznych warunkach. Dodatkowo koniecznie zadbajmy o zabezpieczenie naszych cyfrowych baz danych za pomocą odpowiedniego oprogramowania, takiego jak najnowsze wersje programów antywirusowych czy specjalistycznych programów, mających za zadanie ochronę tego typu informacji.
