Przeprowadzone na początku marca 2020 r. badania mówią, że jedynie 12% firm uważa się za przygotowane na ekonomiczne reperkusje związane z pandemią[1]. Szereg z nich, postawionych w obliczu tak trudnej biznesowej sytuacji, nie jest w stanie samodzielnie podołać nowym wymaganiom rynku. Nie posiadają także wypracowanych schematów działań, aby zredefiniować systemy swojej pracy. A to w istotny sposób wpłynęło na rynek outsourcingu.
Jak pokazują badania, jedynie 26%[2] respondentów wskazało, że wirus będzie miał niewielki lub znikomy wpływ na ich biznes. Pozostałe postawione w obliczu sytuacji bez precedensu nie będą w stanie samodzielnie sprostać nowym wymaganiom. Tylko w Polsce ok. 800 tys. pracowników jest zagrożonych utratą pracy lub obniżeniem dochodów[3]. Przedsiębiorstwa zaczynają szukać pomocy wśród firm zewnętrznych, ekspertów specjalizujących się w realizowaniu określonych działań, pozwalających na prowadzenie działalności w czasach wszelkich obostrzeń.
Kiedy pandemia zmusiła nas do pracy zdalnej, zobaczyliśmy bardzo dużą zmianę w podejściu firm do outsourcowania procesów. Wcześniej dla większości przedsiębiorstw kluczowym wyznacznikiem była cena. Obecnie zwraca się również uwagę na to, ile procesów dana firma może przejąć oraz jaki jest jej plan BCP[4]. Należy pamiętać, że od nieprzerwanego działania i bezpieczeństwa firm outsourcingowych zależy także los tych, które powierzyły jej swoje zasoby. Dlatego wybierając partnera w biznesie, należy robić to z odpowiednią rozwagą.Biznesowa rzeczywistość po wygaszeniu pandemii zmusi firmy do bycia maksymalnie efektywnymi. Będą one koncentrować się na kluczowych aspektach swojej działalności, a procesy poboczne zlecać na zewnątrz. Co najlepiej obrazuje dzisiejszą sytuację? Obsługa korespondencji. Biurowce stoją puste, nie ma więc pracowników, którzy zajęliby się segregowaniem i przekazywaniem dalej istotnych dokumentów, jak umowy, faktury czy zlecenia, które do siedziby firmy dotarły w tradycyjny sposób. Brak dostępu do bieżącej korespondencji może okazać się nie tylko dużą niedogodnością, ale również zagrożeniem dla działania biznesu. W takim przypadku outsourcer zdejmuje z barków przedsiębiorcy ciężar związany z administracyjnymi działaniami firmy.
Możemy zauważyć niemal całkowite odwrócenie trendów – nasi Klienci proszą nas o cyfrowe obrazy dokumentów w postaci skanów, które wysyłamy im drogą elektroniczną. Obecnie jest to niemal 70% wszystkich zleceń dostarczenia dokumentacji. Do czasu wybuchu epidemii większość przedsiębiorców znała korzyści z outsourcowania procesów, jednak przyzwyczajenie do klasycznego modelu pracy nie pozwoliło na przekazanie niektórych obowiązków firmowych podwykonawcom. Obecnie praktycznie z dnia na dzień, niektóre procesy stały się niemożliwe do wykonania w ramach własnych kompetencji, a sytuacja zmusiła przedsiębiorców do podjęcia w kilka dni decyzji, z którą potrafili zwlekać już od wielu lat.Czy branża ma jednak powód do świętowania? Nie jest to takie pewne. Wiele firm po pandemii będzie borykać się z własnymi problemami finansowymi. Może to także oznaczać problem dla rynku outsourcingu – nie każda firma, mimo najszczerszych chęci, będzie w stanie pozwolić sobie na zakup dodatkowych usług.
Trzeba jednak pamiętać, że często rozwiązania takich firm są szyte na miarę, co oznacza, że mogą dostosować ofertę do najpilniejszych potrzeb w odpowiednim budżecie, natomiast przekierowanie uwagi pracowników na procesy istotne strategicznie może przynieść nie tylko znaczące oszczędności, ale także wygenerować zyski. Pandemia postawiła szeroko rozumianą gospodarkę przed całym spectrum wyzwań. Mogą one jednak działać na biznes mobilizująco. Stanowić czynnik przyspieszający wprowadzanie innowacji, czy zmian. Branża outsourcingu będzie z pewnością stanowiła dużą pomoc dla firm chcących szybko wrócić „na właściwe tory”.
Autor: Sylwia Pyśkiewicz, CEO Iron Mountain Polska
