Księgować samodzielnie czy przez biuro?

1

Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą, jeśli chcą, mogą powierzyć wszystkie sprawy rozliczeniowe biuru rachunkowemu, ale do wyboru mają także samodzielne księgowanie przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania lub korzystanie z systemów internetowych. Co wybrać?

Teoretycznie przedsiębiorca może w dowolnej chwili powierzyć księgowanie dokumentów firmie rachunkowej lub przejść na dowolnie wybrany program do księgowania. W praktyce jednak zmiany w tym zakresie są bardzo kłopotliwe – wiążą się z koniecznością przeniesienia danych do nowego systemu, a to z kolei może wiązać się z komplikacjami natury zarówno technicznej, jak i organizacyjnej. Dlatego takiego wyboru najlepiej dokonać raz a dobrze.

Biuro rachunkowe

Wielu osobom rozpoczynającym działalność gospodarczą najbardziej oczywistym rozwiązaniem wydaje się powierzenie całości dokumentacji księgowej biuru rachunkowemu. Wynika to ze zdroworozsądkowego podejścia. Wielu przedsiębiorców myśli następująco: „skoro nie jestem specjalistą od księgowości, sprawy rachunkowe przekażę profesjonalistom”. Biura rachunkowe świadczą usługi w cenach już od kilkuset złotych miesięcznie i zazwyczaj chętnie prowadzą całość spraw księgowych, a czasem mogą nawet wystawiać faktury z upoważnienia przedsiębiorcy.

Z drugiej strony, osoba zakładająca firmę nie może całkowicie zrezygnować z myślenia o finansach firmy. Tak czy inaczej będzie musiała poznać podstawowe przepisy określające jej prawa i obowiązki jako przedsiębiorcy czy też pracodawcy. Poza tym wykonywanie podstawowych czynności rachunkowych, takich jak wystawianie faktur, będzie przebiegało znacznie szybciej, jeśli przedsiębiorca będzie to robił samodzielnie.

Pewnym utrudnieniem w kontaktach z biurem rachunkowym może być konieczność dostarczania dokumentów przynajmniej raz w miesiącu. Jeśli do firmy część faktur wpływa w postaci papierowej, a część elektronicznie, kontakt e-mailowy nie będzie wystarczający.

Poza tym przedsiębiorca nie będzie miał bieżącego dostępu do wszystkich swoich danych finansowych, statystyk, faktur. Za każdym razem, kiedy będzie ich potrzebował, konieczne okaże się zwrócenie w tej sprawie do księgowych.

Czytaj również:  Chmura „przejmie” niemal 1/3 globalnych wydatków na IT

Samodzielna księgowość

Biorąc pod uwagę powyższe niedogodności, warto się zastanowić, czy nie korzystniej zająć się księgowością całkowicie samodzielne lub przynajmniej z wykorzystaniem gotowych programów. W przypadku uproszczonej księgowości nie będzie to bardzo trudne, choć zarówno na naukę obsługi programu, jak i na wprowadzanie wszystkich danych przedsiębiorca musi znaleźć czas.

Zaletą okaże się jednorazowy koszt, zazwyczaj kilkusetzłotowy. To jednak nie wszystko, ponieważ okresowo programy mogą wymagać dodatkowo płatnych aktualizacji. Korzystanie z nich jest jednak niezbędne, aby program był zgodny z obecnym stanem prawnym. Warto także na bieżąco wykonywać kopie zapasowe, dzięki którym nie stracimy danych nawet w przypadku awarii komputera. Zaniedbanie tego obowiązku może się zemścić w najmniej oczekiwanym momencie.

System on-line