Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą, jeśli chcą, mogą powierzyć wszystkie sprawy rozliczeniowe biuru rachunkowemu, ale do wyboru mają także samodzielne księgowanie przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania lub korzystanie z systemów internetowych. Co wybrać?
Teoretycznie przedsiębiorca może w dowolnej chwili powierzyć księgowanie dokumentów firmie rachunkowej lub przejść na dowolnie wybrany program do księgowania. W praktyce jednak zmiany w tym zakresie są bardzo kłopotliwe – wiążą się z koniecznością przeniesienia danych do nowego systemu, a to z kolei może wiązać się z komplikacjami natury zarówno technicznej, jak i organizacyjnej. Dlatego takiego wyboru najlepiej dokonać raz a dobrze.
Spis treści:
Biuro rachunkowe
Wielu osobom rozpoczynającym działalność gospodarczą najbardziej oczywistym rozwiązaniem wydaje się powierzenie całości dokumentacji księgowej biuru rachunkowemu. Wynika to ze zdroworozsądkowego podejścia. Wielu przedsiębiorców myśli następująco: „skoro nie jestem specjalistą od księgowości, sprawy rachunkowe przekażę profesjonalistom”. Biura rachunkowe świadczą usługi w cenach już od kilkuset złotych miesięcznie i zazwyczaj chętnie prowadzą całość spraw księgowych, a czasem mogą nawet wystawiać faktury z upoważnienia przedsiębiorcy.
Z drugiej strony, osoba zakładająca firmę nie może całkowicie zrezygnować z myślenia o finansach firmy. Tak czy inaczej będzie musiała poznać podstawowe przepisy określające jej prawa i obowiązki jako przedsiębiorcy czy też pracodawcy. Poza tym wykonywanie podstawowych czynności rachunkowych, takich jak wystawianie faktur, będzie przebiegało znacznie szybciej, jeśli przedsiębiorca będzie to robił samodzielnie.
Pewnym utrudnieniem w kontaktach z biurem rachunkowym może być konieczność dostarczania dokumentów przynajmniej raz w miesiącu. Jeśli do firmy część faktur wpływa w postaci papierowej, a część elektronicznie, kontakt e-mailowy nie będzie wystarczający.
Poza tym przedsiębiorca nie będzie miał bieżącego dostępu do wszystkich swoich danych finansowych, statystyk, faktur. Za każdym razem, kiedy będzie ich potrzebował, konieczne okaże się zwrócenie w tej sprawie do księgowych.
Samodzielna księgowość
Biorąc pod uwagę powyższe niedogodności, warto się zastanowić, czy nie korzystniej zająć się księgowością całkowicie samodzielne lub przynajmniej z wykorzystaniem gotowych programów. W przypadku uproszczonej księgowości nie będzie to bardzo trudne, choć zarówno na naukę obsługi programu, jak i na wprowadzanie wszystkich danych przedsiębiorca musi znaleźć czas.
Zaletą okaże się jednorazowy koszt, zazwyczaj kilkusetzłotowy. To jednak nie wszystko, ponieważ okresowo programy mogą wymagać dodatkowo płatnych aktualizacji. Korzystanie z nich jest jednak niezbędne, aby program był zgodny z obecnym stanem prawnym. Warto także na bieżąco wykonywać kopie zapasowe, dzięki którym nie stracimy danych nawet w przypadku awarii komputera. Zaniedbanie tego obowiązku może się zemścić w najmniej oczekiwanym momencie.
System on-line
Jeszcze inne możliwości dają programy księgowe dostępne przez internet, choć i one mają wady. Najbardziej charakterystyczną stanowi fakt, że aby z nich korzystać, trzeba być podłączonym do sieci. W przypadku współczesnych komputerów nie jest to już jednak żadne ograniczenie. Niedogodnością może być natomiast koszt. Dostęp do programu rozliczany jest zazwyczaj miesięcznie, w formie niewielkiego abonamentu (czasem w wysokości zaledwie kilkunastu złotych), ale w perspektywie 10 lub 20 lat łączne koszty mogą okazać się wyższe niż w przypadku programu z pudełka.
Warto jednak zwrócić uwagę, że w przypadku systemu on-line nie musimy martwić się o aktualizacje (zadba o nie administrator systemu), a dostęp do programu możemy uzyskiwać z dowolnego komputera bez instalacji. Program jest umieszczony na serwerze zewnętrznym, ale dzięki protokołowi HTTPS każde połączenie jest szyfrowane, a więc dane firmy są bezpieczne.
Dodatkowo, w najbardziej rozbudowanych systemach możemy ustalić konkretne adresy IP, z których połączenie będzie akceptowane przez program. Dzięki temu ktoś, kto pracuje z dokumentami księgowymi zawsze w tej samej lokalizacji zyska dodatkowe zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem.
W zależności od oczekiwań, przedsiębiorcy mogą wybierać spośród wielu różnych programów. Do najpopularniejszych na rynku należą systemy InFakt.pl, wFirma.pl, a wśród bardziej rozbudowanych – Systim.pl. Ten ostatni, poza księgowaniem i wystawianiem faktur, posiada także funkcje drukowania paragonów fiskalnych, obsługi magazynu, zamówień, zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz integrację z Allegro.
Decydując się na program tego typu, warto sprawdzić, czy w przyszłości umożliwi on dostęp do systemu kilku pracownikom. Nawet jeśli w chwili rozpoczynania działalności przedsiębiorca decyduje się na samodzielne wykonywanie wszystkich operacji, w przyszłości być może postanowi scedować zadania księgowe na pracowników – warto, aby miał wtedy taką możliwość.
A gdyby tak połączyć siły?
Pamiętajmy, że zarówno program z pudełka, jak i dostępny przez internet będzie wymagał od przedsiębiorcy (lub jego pracowników) systematyczności w wykonywaniu bieżących operacji. Wystawiania faktur, monitorowania wpłat od klientów czy tym bardziej obowiązków podatkowych nie można zaniedbać. I pod tym jednym względem nawet najnowocześniejsza technika nie wygra z prawdziwym, skrupulatnym księgowym z krwi i kości.
Istnieje jednak możliwość połączenia korzyści wynikających z posiadania dostępu do aplikacji on-line i jednocześnie ze współpracy z biurem rachunkowym. Pracę z programem można zorganizować w ten sposób, aby przedsiębiorca samodzielnie wykonywał podstawowe czynności, np. wystawiał faktury, uzupełniał „kilometrówkę”, a księgowa, mając również dostęp do aplikacji, może je księgować i realizować bardziej złożone operacje. Wszystko to może odbywać się w tym samym programie, bez przenoszenia i przepisywania danych.
W ten sposób możemy wyeliminować większość problemów wynikających z opisanych powyżej metod księgowania stosowanych pojedynczo. Warto podkreślić, że dzięki takiemu rozwiązaniu, zarówno przedsiębiorca, jak i pracownik biura rachunkowego ma dostęp do wszystkich danych finansowych firmy w czasie rzeczywistym.
