Mapa procesów to graficzne przedstawienie wzorcowej realizacji zadań
w danym przedsiębiorstwie. Można ją zrobić samemu, dzięki dostępnym
w Internecie prostym programom, bądź zlecić specjalistom jej profesjonalne wykonanie. Poznaj 4 główne powody, dla których warto mapować procesy sprzedaży.
- Szybciej znajdziesz źródło popełnionego błędu
Proces sprzedaży zazwyczaj rozpoczyna klient, który składa zamówienie – na mapie oznaczamy go jako „start”. Jest on inicjatorem wszystkich dalszych wydarzeń – począwszy od sprawdzenia stanu zapasów, poprzez wystawienie faktury, aż do wysyłki towaru.
Jednak im bardziej skomplikowany jest proces składania i realizacji zamówienia, tym większe prawdopodobieństwo, że gdzieś zostanie popełniony błąd i klient finalnie nie dostanie swojej przesyłki.
„Korzystając z mapy procesów, jesteśmy w stanie bardzo szybko prześledzić pracę wszystkich działów pracujących nad danym zamówieniem. Sprawdzamy, czy dział sprzedaży poprawnie przekazał informację do magazynu, a także czy skontaktował się z działem księgowości” – wyjaśnia dr Agnieszka Grostal, ekspert w zarządzaniu sprzedażą, założycielka firmy doradczej Salents i dodaje: – „Szybko wykryty błąd można błyskawicznie naprawić, dzięki czemu zminimalizujemy ryzyko utraty stałego klienta, dobrej reputacji i zysków.”
- Zoptymalizujesz procesy – usprawnisz pracę działów
„Analizując pracę wszystkich działów w swojej firmie na przejrzystej mapie, łatwo zauważyć, które procesy się duplikują. Nie dość, że są one niepotrzebne, to w dodatku nawarstwiają biurokrację i generują zbędne koszty. Podobnie jest z procesami, które poprzez złe połączenia między działami, trwają stanowczo zbyt długo” – mówi dr Agnieszka Grostal.
Posłużmy się w dalszym ciągu przykładem realizacji zamówienia towaru przez klienta. Jeśli pomiędzy magazynem a działem księgowości nie ma żadnej komunikacji, wszelkie informacje (np. o braku danego towaru) muszą przechodzić przez dział sprzedaży, który nie może przez to przyjmować dalszych, przynoszących nam zyski zamówień. Procedura trwa dwa razy dłużej, przez co zagrożona jest terminowość, a co za tym idzie jakość naszych usług. W dodatku wzrasta liczba roboczogodzin poświęcanych na jedną czynność, przez co często wydaje nam się konieczne zatrudnianie dodatkowych pracowników, choć jest to zupełnie niepotrzebnym wydatkiem.
- Ułatwisz sobie budowanie strategii sprzedaży
„W tym przypadku mapa procesów sprzedażowych pozwala nam porównać nasze wyidealizowane zamierzenia z realnymi możliwościami. Pomaga też zrozumieć znaczenie poszczególnych procesów i wzajemne zależności pomiędzy zespołami czy też działami. Po zoptymalizowaniu nieefektywnych procesów sprzedaży, możemy śmiało stworzyć wzorcowy przebieg realizacji zamówienia i przełożyć go na budowę naszej strategii sprzedaży.” – wyjaśnia dr Agnieszka Grostal.
- Szybciej wdrożysz nowych pracowników
Rotacja personelu jest nieunikniona, jednak warto usprawnić proces wdrażania każdego nowego pracownika. Zazwyczaj do szkolenia świeżo zatrudnionej osoby, delegowany jest pracownik z tego samego działu. Traci on wówczas czas potrzebny na spełnienie swoich codziennych obowiązków.
„Warto zminimalizować czasochłonność tego procesu, poprzez udostępnienie nowemu pracownikowi naszej mapy. Zdobywa on wówczas błyskawicznie wiedzę na temat sieci wzajemnych połączeń pomiędzy działami” – tłumaczy dr Agnieszka Grostal – „Wie już także ile czasu powinna mu zająć dana czynność, a także do kogo ma się zwrócić po wykonaniu swojego zadania. Co równie ważne – rozumie, jak jego codzienna praca wpływa na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Czuje się potrzebny i angażuje się w usprawnianie procesów.”
Zbuduj swoją mapę i zobacz, jak można ulepszyć kluczowe procesy decydujące o wynikach sprzedaży. Stworzenie jej nie tylko posłuży Tobie i Twoim pracownikom, ale także ewentualnym partnerom biznesowym. Jest przejrzystym i czytelnym dokumentem świadczącym o świetnej organizacji każdego przedsiębiorstwa.
