Podpis elektroniczny to rozwiązanie, które wciąż nie wszystkim jest znane. Często zastanawiamy się, czy korzystanie z niego na pewno jest bezpieczne i zgodne z prawem. Czasem też po prostu nie wiemy, jak zacząć wykorzystywać podpis elektroniczny w codziennej pracy. Co warto o nim wiedzieć? Oto podstawowe informacje, które z pewnością rozwieją liczne wątpliwości.
Spis treści:
Co to jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to narzędzie, dzięki któremu możliwa jest identyfikacja konkretnej osoby, która przesyła dokumenty drogą elektroniczną. We współczesnym świecie – gdy coraz częściej ważne sprawy załatwia się online – takie rozwiązanie usprawnia naszą pracę i sprawia, że załatwianie niezbędnych formalności staje się znacznie bardziej komfortowe.
Podpis elektroniczny jest połączeniem różnych danych, które umożliwiają zidentyfikowanie konkretnej osoby – tej, która złożyła podpis. Jeden podpis może być przyporządkowany tylko do jednej osoby. Dane, które powiązane są z konkretnym podpisem, posiadają pewną istotną właściwość – jakakolwiek zmiana w nich musi być łatwo rozpoznawalna.
Kiedy można wykorzystywać podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną, jak podpis złożony na dokumentach własnoręcznie. Można więc korzystać z niego w każdej sytuacji, która wymaga od nas dokonania podpisu. Przykładami jego zastosowań jest:
- Składanie deklaracji podatkowych
- Podpisywanie umów – o pracę, o dzieło, umowy zlecenia
- Podpisywanie umów sprzedaży, inwestycyjnych
- Podpisywanie umów NDA
- Podpisywanie protokołów
- Podpisywanie dokumentów składanych w urzędach
- Podpisywanie faktur elektronicznych
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Jak uzyskać podpis elektroniczny we Wrocławiu lub innym, dowolnym mieście? Podstawowa wersja podpisu elektronicznego – ta nieposiadająca certyfikatu kwalifikowanego – jest darmowa. Jeśli jednak zależy nam na bezpieczniejszej wersji podpisu, musimy liczyć się z kosztami. Podpis kwalifikowany można zakupić między innymi w Krajowej Izbie Rozliczeniowej lub w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.
By uzyskać bezpieczny podpis elektroniczny, należy podpisać odpowiednią umowę, a certyfikat odebrać osobiście, potwierdzając na miejscu, że dane w nim są prawidłowe. Kupując podpis elektroniczny z certyfikatem otrzymujemy narzędzia, które umożliwią nam jego użytkowanie: potrzebne oprogramowanie oraz kartę kryptograficzną. Z podpisu korzysta się za pośrednictwem komputera – odpowiednie oprogramowanie szyfruje podpis, umieszczając go w dokumencie – który staje się gotowy do wysłania.
Podpis elektroniczny – czy jest bezpieczny?
Podpisy elektroniczne dzielą się na dwa rodzaje: zwykły podpis elektroniczny i bezpieczny podpis elektroniczny.
Zwykły podpis elektroniczny to taki, który nie posiada certyfikatu kwalifikowanego. Nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa danych – stosowany jest więc zazwyczaj do przesyłania tych mniej poufnych i mniej istotnych.. Typowym przykładem wykorzystania tego typu podpisu jest wymiana e-maili. Zwykłe podpisy elektroniczne stosowane są powszechnie, jednak nie sprawdzą się w sytuacji, gdy potrzebujemy gwarancji bezpieczeństwa danych i pracujemy z dokumentami wysokiej wagi.
Bezpieczny podpis elektroniczny posiada certyfikat kwalifikowany. Dzięki temu można z niego korzystać przy przesyłaniu praktycznie wszystkich dokumentów – na przykład podczas załatwiania spraw w urzędach. Przykładem wykorzystania tego typu podpisu elektronicznego jest składanie deklaracji podatkowej online.
Dlaczego warto posiadać podpis elektroniczny?
Posiadanie podpisu elektronicznego to doskonały sposób na ułatwienie sobie wielu codziennych spraw. Przydaje się podczas pracy, załatwiania formalności, składania dokumentów w urzędach. Mogąc podpisać ważne dokumenty z domu – oszczędzamy ogromną ilość czasu, gdyż nie musimy składać podpisów osobiście, odwiedzając poszczególne instytucje. Przesłanie dokumentów przez Internet jest znacznie szybsze, niż przesyłanie ich pocztą lub dostarczanie osobiście – co sprawia, że wszelkie formalności trwają krócej.
Wykorzystywanie podpisu elektronicznego staje się coraz popularniejsze wśród przedsiębiorców – którzy szczególnie cenią sobie oszczędność czasu. Nabycie podpisu elektronicznego z certyfikatem może być sporym wydatkiem dla początkujących, niedużych firm – jednak zazwyczaj jest to inwestycja bardzo opłacalna.
Podpis elektroniczny to nowoczesne rozwiązanie, które ułatwia życie i sprawia, że załatwianie wszelkich formalności staje się znacznie mniej skomplikowane. Z roku na rok korzysta z niego coraz więcej osób – gdyż jest to rozwiązanie wygodne, a przy tym zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa. Warto pamiętać o tym, że najbezpieczniejsze są podpisy elektroniczne posiadające certyfikat kwalifikowany – można je stosować nawet do przesyłania najbardziej poufnych dokumentów.
