Funkcjonowanie przedsiębiorstw bazujących na rozwiązaniach przestarzałych, w których papierowy obieg dokumentów i brak automatyzacji działań nadal jest podstawą, w niedługim czasie będzie niemożliwe. Jeśli Twoja firma jeszcze nie korzysta ze strefy online, pora zastanowić się nad jej wdrożeniem. Konkurencja nie śpi, a zwrot w kierunku zdalnej realizacji usług i procesów formalnych, wyznacza nowe trendy w funkcjonowaniu nie tylko firm, ale także urzędów oraz instytucji państwowych.
Spis treści:
Digitalizacja dokumentów w biznesie
Informatyzacja biznesu to jedno z największych osiągnięć XXI wieku. Zoptymalizowanie procesów zarządzania przedsiębiorstwami za pomocą nowoczesnych technologii nie tylko usprawniło ich działanie, ale obniżyło również koszty związane z realizowanymi zadaniami. Jednym z najważniejszych kroków, jakie można wykonać w kierunku optymalizacji procesów biznesowych i przeniesienia ich do strefy online, jest digitalizacja dokumentów i wprowadzenie ich elektronicznego obiegu.
Zmiana systemu prowadzenia firmy z papierowego na elektroniczny wynika z polityki Paperless. Polega ona na ograniczeniu zużycia papieru i związanych z jego obiegiem utrudnień, co znacząco wpływa na poprawę jakości pracy oraz znaczące obniżenie kosztów prowadzenia działalności. Jak to wygląda w praktyce?
Automatyzacja prac biurowych
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz komunikacji zdalnej z klientami, kontrahentami, a także pracownikami różnych działów firmy czy organizacji, pozwala na usprawnienie wszystkich procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Za sprawą nowoczesnych systemów, oferowanych przez lidera branży IT w rozwiązaniach dedykowanych do usprawnień, automatyzacji i optymalizacji funkcjonowania przedsiębiorstw – firmy Infinite – można wprowadzić swój biznes na zupełnie nowy poziom funkcjonowania.
Wielu przedsiębiorców boi się automatyzacji prac biurowych, nie dostrzegając, jak wiele korzyści niesie ona ze sobą. Przy czym przestawienie się na pracę w dobrze zorganizowanym i odpowiednio dopasowanym do profilu funkcjonowania firmy systemie, okazuje się dla pracowników proste i intuicyjne. Kluczem jest indywidualna optymalizacja systemu i jego odpowiednie wdrożenie. Dlatego warto przy wprowadzeniu nowoczesnych rozwiązań IT do przedsiębiorstwa skorzystać z pomocy doświadczonych fachowców.
Automatyzacja i Paperless w praktyce – co nam to daje?
Jakie korzyści niesie ze sobą automatyzacja procesów biznesowych i rezygnacja z papierowego obiegu dokumentów? Przede wszystkim procesy w firmie zaczynają przebiegać szybciej. Znalezienie dokumentu w papierowym archiwum może zająć nawet 30 minut i więcej. Natomiast odnalezienie dokumentu zdigitalizowanego w systemie zajmuje tylko kilka sekund.
Podobnie jest z zanoszeniem papierowych dokumentów do innych działów pracowniczych lub ich przesyłaniem do klientów. O wiele szybciej można to zrealizować drogą elektroniczną. Nie bez znaczenia są też oszczędności związane z zakupem papieru czy drukowaniem dokumentów.
Przechodząc do strefy online, można o wiele szybciej realizować sprawy formalne. Co również przekłada się na zadowolenie klientów czy kontrahentów. A to z kolei wpływa na pozytywny wizerunek firmy oraz konkurencyjność oferowanych przez nią usług czy produktów.
