Japończycy przykładają dużą wagę do etykiety i protokołu dyplomatycznego. To także odnosi się do ich międzynarodowych partnerów biznesowych. Niemniej jednak są tolerancyjni w stosunku do obcokrajowców, o ile ci, zachowują względem nich szacunek i wyrażają chęć poznania japońskiej kultury i etykiety biznesu. Często zdarza się, że gospodarz spotkania udziela rad i podpowiedzi.
Spis treści:
Ubiór
Podczas spotkań we wszelkiego rodzaju sprawach biznesowych, nie należy podejmować zbędnego ryzyka, przychodząc na nie w luźnym stroju, który nie zawsze jest mile widziany przez Japończyków. Naturalnie, podczas okazji takiej jak na przykład wydarzenie sportowe, swobodny ubiór może okazać się odpowiedni. Jednak sytuacja, w której osoba wyróżnia się swoim strojem na tle grupy, jest zazwyczaj dla niej kłopotliwa. Odwrotnie jest w przypadku, gdy osoba przychodzi ubrana nazbyt elegancko w stosunku do danej okazji. Innymi słowy, warto pamiętać o zasadzie ‘przezorny zawsze ubezpieczony’.
Należy zachowywać się w każdym calu jak dżentelmen. Aroganckie zachowanie nie jest domeną japońskich biznesmenów. Tego typu maniery mogą doprowadzić do utraty wiarygodności i poważania przez drugą stronę. Niewskazany jest także zarówno krzykliwy strój, jak i używanie jaskrawych długopisów, zwłaszcza tych z czerwonym atramentem. Najlepiej mieć ze sobą czarny, bądź niebieski długopis.
Przywitanie
Podczas pierwszego spotkania z japońskim gospodarzem istotne jest, by okazać szacunek względem japońskiej kultury i tradycji. Należy być pierwszą osobą, która się ukłoni, natomiast niewłaściwe jest inicjowanie uścisku dłoni. I chociaż gospodarz na ogół stosuje ten gest podczas tego typu spotkań, nie jest to dla niego w równym stopniu powszechną praktyką, jak ukłon. Ważne jest, by pamiętać o tych zasadach i zademonstrować je japońskiemu rozmówcy.
Hierarchia przy stole
Gdy nadchodzi moment, by usiąść i zapoznać swoich partnerów biznesowych, należy poczekać na przydzielenie miejsca przez gospodarzy. Jest to istotne, ponieważ miejsca poszczególnych osób przy stole odzwierciedlają ich status. Zazwyczaj najważniejsza osoba w hierarchii jest usadowiona u szczytu stołu, a jego współpracownicy, o niższej pozycji zawodowej, zajmują miejsca po obu jego stronach. Im wyższy status zawodowy osoby, tym bliższe zajmuje on miejsce względem najważniejszej osoby przy stole; im niższa ranga- tym dalsze miejsce przy stole.
Kolejną istotną kwestią którą należy zapamiętać, jest zasada, by nie siadać do stołu jako pierwszy. Nie należy czekać jak na komendę, jednakże gdy żaden z japońskich gospodarzy nie siada, nie wypada wyrywać się przed szereg. Ta zasada odnosi się do innych czynności, które nastąpią podczas spotkania, takich jak mówienie, picie, czy jedzenie.
Wskazane jest, by okazywać uznanie dla wkładu obecnych w pracę, oraz wykazywać zainteresowanie spotkaniem. Sporządzanie notatek oraz powtarzanie zdań, w celu objaśnienia, mogą znacznie ułatwić zadanie.
Prezenty
Na koniec warto dodać, że wręczenie upominku nie jest postrzegane za nietakt; nie jest także obligatoryjnym elementem spotkania, choć zazwyczaj będzie działało na naszą korzyść. W sytuacji, gdy otrzymujemy podarunek od gospodarza, warto okazać wdzięczność i podziękować wszystkim, którzy brali udział w jego prezentacji. Jeżeli upominek jest zapakowany, należy go rozpakować dopiero, gdy opuścimy zebranie.
Interakcja Społeczna
Jednym z fundamentalnych założeń kształtujących zwyczaje biznesowe w Japonii, jest zdecydowany nacisk na relacje osobiste. Ten zwyczaj obecny jest w szeroko pojętej kulturze Japonii, a zwłaszcza w tamtejszym świecie biznesu. Dobrze obrazującym tę tendencję przykładem, jest domena ,,pracy na całe życie”, która została zaadoptowana przez japońskie korporacje. Oznacza ona, że pracownik jest domyślnie zatrudniony w firmie do czasu zakończenia swojej kariery zawodowej.
Budowanie relacji biznesowych jest istotnym elementem japońskiej etykiety biznesowej, a fundamentem każdej relacji są interakcje społeczne. Zagraniczny biznesmen, który pragnie zyskać zaufanie oraz stworzyć solidne podwaliny dla relacji osobistych, powinien zaznajomić się z pewnymi zasadami i ich przestrzegać.
Po pracy
Dla Japończyków, powszechną formą relaksu po ciężkim dniu pracy jest wyjście na drinka do baru, restauracji, bądź na wieczór Karaoke. Jeżeli dostajemy tego typu zaproszenie po spotkaniu biznesowym, należy dołożyć wszelkich starań by być obecnym. Spożywanie alkoholu postrzega się jako ważny element kultury japońskiej, i jest dla nich powszechnym sposobem na rozluźnienie i pozbycie się stresu. Jeżeli pozostali piją, należy pić razem z nimi. Spotkania poza miejscem pracy mogą zaowocować poszerzeniem listy kontaktów służbowych, co z kolei może okazać się niezwykle przydatne w przyszłości, zwłaszcza tej zawodowej.
Alkohol
Na spotkaniach towarzyskich, podczas których spożywany jest alkohol, warto pamiętać, że po pierwszego drinka należy sięgnąć dopiero po toaście. Nie przystoi także samemu nalewać sobie napoju; godzi się poczekać, aż któraś z obecnych osób zapełni nasz kieliszek. Nie wolno pić alkoholu bezpośrednio z puszki czy butelki. Warto poprosić o szklankę, zanim rozpoczniemy picie napojów procentowych. Nie musimy czuć presji z tego powodu , tak jak to większość Japończyków ma w zwyczaju. By podkreślić zakończenie picia, możemy użyć takich sformułowań jak ‘Sumimasen’ czy ‘kekko disu’. Zarówno w japońskiej etykiecie biznesu, jak i w kulturze, te wyrażenia są łatwo zrozumiałe.
Kto płaci rachunek?
Kolejny zwyczaj biznesowy w Japonii nakazuje, by klient nie był osobą płacącą za kolację. Jednakże, na ogół to gospodarz sięga po rachunek. Mimo to, niezależnie od sytuacji, w dobrym tonie jest wykazanie chęci zapłaty za posiłek. Warto wspomnieć, że obnoszenie się z pieniędzmi nie jest tam powszechnym zwyczajem.
Kultura przy stole
Ponadto, normą przyjętą jako zwyczaj biznesowy, jest siorbanie podczas jedzenia zupy, bądź makaronu; jest to oznaka zadowolenia. Jeśli to nie sprawia, że czujemy się niekomfortowo, powinniśmy siorbać do woli. Co się tyczy także jedzenia, używanie pałeczek jest tam wymogiem.
Odmowa
Co więcej, istotne jest zrozumienie, jak ważne w japońskim biznesie jest utrzymanie dobrego wizerunku. Możemy to zaobserwować w sytuacji, gdy japoński rozmówca ociąga się, by powiedzieć stanowczo ‘nie’, bądź w sytuacji gdy jest zmuszony odrzucić zaproszenie. Japończycy wierzą, że bezpośrednia odmowa może wiązać się z utratą dobrego wizerunku. W rezultacie, opanowali oni do perfekcji sztukę sugestii. Taka forma komunikacji może być niezwykle trudna do zinterpretowania przez obcokrajowców, dlatego fundamentalne jest tu uzmysłowienie sobie metodologii tego zachowania. Na ogół, jeśli japoński rozmówca odpowie na naszą prośbę stwierdzeniem: ,,No jeszcze zobaczę”, albo ,,Przemyślę to”, oznaczało to będzie jego odmowę. Pomimo wszystko, należy zaakceptować tę formę komunikacji.
Gdy wasz gospodarz napomknie o spotkaniu po pracy, to może być zaproszeniem na obiad, choć często jest tylko zwykłą uprzejmością. Nie warto czuć się w przypadku drugiej sytuacji urażonym, ani nie należy złościć się na tę osobę. On może nie powie stanowczo ‘nie’, dlatego umiejętność czytania mowy ciała, by zrozumieć czego naprawdę on od nas oczekuje, może okazać się bezcenna.
Artykuły, które mogą Cię zainteresować:
