Niestabilna sytuacja gospodarcza wpłynęła na funkcjonowanie wszystkich obszarów w organizacjach. W ostatnich miesiącach działy prawne w firmach musiały poradzić sobie ze zwiększoną liczbą obowiązków. Jednocześnie zmalały budżety przeznaczone na te departamenty, a także zredukowano liczbę zatrudnionych tam osób. Jak wynika z raportu „Resilient leadership: Chief legal officers and COVID-19” firmy doradczej Deloitte ponad połowa dyrektorów działów prawnych uważa jednak, że COVID-19 pozytywnie wpłynął na pracę ich zespołów. Jako największą korzyść aż 72 proc. z nich wskazało organizację spotkań online.
Raport przedstawia wyniki badania przeprowadzonego latem 2020 roku, w którym wzięło udział ponad 130 dyrektorów prawnych (CLO – Chief Legal Officer) i pracowników wyższego szczebla ds. prawnych i compliance. Eksperci Deloitte przyjrzeli się, jak pandemia COVID-19 zmieniła ich codzienną pracę, a także wdrażane strategie.
Intensywny czas
Jak wynika z raportu Deloitte, organizacje odpowiadają na kryzys w ramach trzyetapowego procesu, do którego zalicza się: reakcję, powrót do normalnego funkcjonowania oraz rozwój.
– W każdej z tych faz głównym wyzwaniem jest szybkie dostosowanie się do zmian. Dotyczy to również dyrektorów działów prawnych. Do ich zadań należy obecnie łagodzenie ryzyka wywołanego zakłóceniami w działalności, takiego jak spory dotyczące wykonywania umów. Dyrektorzy muszą również reagować na zapytania prawne, jakie przychodzą zarówno z wewnątrz, jak i spoza organizacji. 78 proc. badanych deklaruje, że w czasie pandemii są bardziej obciążeni pracą – mówi Zbigniew Korba, Radca prawny, Partner w Kancelarii Deloitte Legal.
Zadania działów prawnych skupiają się głównie na zagadnieniach związanych z COVID-19. Dwie trzecie CLO wskazuje, że to bezpieczeństwo pracowników jest kluczowe w ich obecnej pracy i jednocześnie wpłynie na funkcjonowanie organizacji w najbliższym czasie. Zapytani o wyzwania, badani wskazali również na: kwestie regulacyjne (47 proc.), benefity pracownicze (44 proc.), wpływ na łańcuch dostaw i kontraktów (43 proc.), a także zagadnienia cyberbezpieczeństwa (42 proc.).
Pomimo rosnącej liczby obowiązków, aż 66 proc. dyrektorów prawnych wskazuje, że musiało ograniczyć koszty, a w przypadku 54 proc. organizacji konieczna była redukcja etatów.
Technologie dla prawa
Zwiększający się zakres obowiązków wymaga podjęcia przez organizacje konkretnych kroków. 62 proc. respondentów spodziewa się inwestycji w narzędzia cyfrowe wspierające procesy prawne. Firmy najczęściej decydują się na sztuczną inteligencję, przetwarzanie języka naturalnego i automatyzację procesów. Zmienia się również podejście do zarządzania cyklem życia kontraktu (z ang. CLM – contract lifecycle management). 63 proc. CLO wskazało, że ich organizacja stosuje takie rozwiązania do analizy umów, na które miała wpływ pandemia COVID-19, a 89 proc. tych firm planuje zoptymalizować i ulepszyć CLM.
74 proc. badanych zamierza z kolei zwiększyć wykorzystanie alternatywnych dostawców usług prawnych (ALSP), podczas gdy jeszcze w lutym 2020 r. 80 proc. CLO chciało to użycie zredukować lub pozostawić na takim samym poziomie.
– Dzięki outsourcingowi wybranych procesów operacyjnych, działy prawne mogą skupić się na sprawach priorytetowych, a nie zajmować się tymi, które nie przynoszą wartości dodanej. Jednocześnie dostawcy usług prawnych inwestują w ludzi, procesy i technologie. Specjalizują się przy tym w zapewnianiu kosztowo efektywnej i wysokojakościowej realizacji procesów. Dyrektorzy prawni powinni nawiązywać współpracę właśnie z podmiotami, które wdrożyły już takie innowacje i mają strategię, jak to robić w przyszłości – mówi Mateusz Ordyk, Radca prawny, Partner w Kancelarii Deloitte Legal.
Odporność na kryzys
Jak wynika z raportu, 51 proc. badanych ma nadzieję, że ich organizacja wróci do normalności w pierwszych dwóch kwartałach 2021 roku. Co ciekawe, ponad połowa dyrektorów prawnych zadeklarowała, że COVID-19 miał pozytywny wpływ na pracę ich działów. 72 proc. CLO doceniło spotkania online, 61 proc. pracę zdalną, a 54 proc. zmniejszoną liczbę podróży służbowych.
Z powodu pandemii dyrektorzy prawni zmienili swoje strategie i wyznaczyli nowe priorytety. Dla 66 proc. z nich najważniejsze jest teraz ustalenie zasad dotyczących powrotu do biur, 52 proc. wskazuje na zgodności z przepisami. Ponad jedna trzecia CLO za priorytet uznaje kwestie związane z cyberbezpieczeństwem.
Eksperci Deloitte wskazują, że dyrektorzy prawni muszą przygotować podległe im działy na kolejne niespodziewane sytuacje. Może to być znana już społeczeństwu pandemia, ale również inne trudne sytuacje niemające dotychczas precedensu. – Zastosowanie nowych technologii, outsourcing usług czy troska o bezpieczeństwo pracowników sprawią, że działy prawne, a dzięki nim również całe organizacje, będą bardziej odporne na kryzysy – dodaje Zbigniew Korba.
