O branży podroży służbowych na konferencji CORPORATE LODGING FORUM

Dzięki najnowszym technologiom umożliwiającym gromadzenie wartościowych danych i odpowiednie ich analizowanie, dostawcy usług branży turystycznej mogą zapewnić nie tylko prostszy proces nabywania usług, począwszy od etapu poszukiwania preferowanego hotelu w najlepszej cenie, poprzez dostosowanie podróży do zmieniających się warunków, ocenę satysfakcji, płatność i rozliczenie, aż po poprawę jakościową samego doświadczenia jakim jest podróż biznesowa.

Transformacja cyfrowa ma ogromny wpływ na branżę podróży służbowych, dlatego była jednym z głównych tematów konferencji Corporate Lodging Forum, która odbyła się w dniu 23 maja 2019 r. w Warszawie, w hotelu Renaissance Warsaw Airport Hotel. Corporate Lodging Forum to unikalna platforma do wymiany opinii i poglądów, debaty na temat podróży służbowych i organizacji wyjazdów grupowych i konferencji. Wydarzenie to jest dedykowane osobom odpowiedzialnym za organizację podróży służbowych w dużych firmach z Polski, Czech, Węgier, Rumunii, Rosji i całej Europy Środkowo-Wschodniej. Oprócz przedstawicieli firm w tym roku obecni byli także reprezentanci branży hotelowej, którzy coraz chętniej angażują się w poważną dyskusję z biznesem. Konferencja odbyła się w Warszawie już po raz czwarty.

ZDJĘCIA: „Corporate Lodging Forum, Warszawa. Fot. AKPA”

Jedno z ciekawszych wystąpień było poświęcone tematyce machine learning oraz sztucznej Inteligencji. Jacek Bisiński, ekspert w zakresie analizy danych w Google Poland, wyjaśnił jak wykorzystanie algorytmów, machine learning i big data prowadzi do tworzenia rozwiązań, które osiągają podobne wyniki do pracy ludzkiego mózgu. „Zbieranie danych w branży hotelowej jest bardzo ważne, głównym powodem jest dobieranie odpowiednich produktów czy usług dla użytkowników. W ten sposób jesteśmy w stanie oferować spersonalizowane wyniki, ograniczone tylko do tych, które faktycznie mogą zainteresować użytkownika”, mówił Jacek Bisiński podczas wykładu „Dane to potęga”.

Poza ogromnym wpływem rozwoju technologii na branżę podróży służbowych, bardzo istotna jest też komunikacja wewnętrzna w firmach, dlatego tematem przewodnim tegorocznej konferencji jest „Connect” – „połączenie” zarówno w sensie integracji narzędzi, nawiązania i budowania relacji między dostawcami usług a firmami, między hotelarzami i reprezentantami biznesu, jak i komunikacji wewnątrz firmy.

W celu sprawnego zarządzania podróżami służbowymi w firmach, kluczowe jest zaangażowanie odpowiednich działów – nie tylko działu zakupów. Osoba organizująca podróże znajduje się w centrum, pomiędzy różnymi interesariuszami, a jej rola polega na zestawieniu realiów (szczegółowych danych dotyczących podróży, kosztów, standardu, lokalizacji) z założeniami firmy (limity cenowe, preferowane lokalizacje, negocjowane ceny) i potrzebami pracowników (blisko, wygodnie, elastycznie) – dlatego bardzo ważne jest też zaangażowanie działu finansów, IT, HR, Bezpieczeństwa i komunikacji. O tym jak współpracować i dobrze zrozumieć oczekiwania poszczególne grupy interesariuszy w firmie dyskutowano podczas panelu poświęconemu optymalizacji kosztów dzięki odpowiedniej komunikacji w firmie.  Jak podkreślał Łukasz Ostrowski, Head of Global Mobility Purchasing, BSH Sprzęt Gospodarstwa Domowego Sp. z o.o, z punktu widzenia działu zakupów skuteczne zarządzanie wydatkami na podróże jest możliwe pod warunkiem bardzo bliskiej współpraca wielu działów wewnątrz firmy oraz przy wykorzystaniu odpowiednich kanałów komunikacji. Finalnie, osoba zarządzająca podróżami musi skonstruować wewnętrzną politykę podróży, a jest to często duże wyzwanie logistyczne, ponieważ musi ona jednocześnie opierać się na danych, zaspokajać potrzeby pracowników i spełniać założenia firmy.

Rezerwacje usług związanych z podróżami dokonywane za pośrednictwem internetu to już standard. Jednak warto pamiętać, że podróżujący pracownik nie jest stanie przeznaczyć na poszukiwania oferty spełniającej jego oczekiwania i będącej zgodnej z firmowymi wytycznymi w zakresie podróży, zbyt dużo czasu. W takiej sytuacji, jedynie technologia może pomóc zapewnić spersonalizowaną, zgodną z oczekiwaniami ofertę. Im więcej wiemy o podróżnych i ich zwyczajach, tym lepiej będziemy w stanie sprostać ich wymaganiom i wyeliminować wszelkie uciążliwości związane z planowaniem podróży.

Jakie będą główne oczekiwania, potrzeby osób podróżujących w przyszłości, w szczególności pokolenia millenialsów? Prostota, automatyzacja i szybkość obsługi procesów, z wykorzystaniem urządzeń mobilnych i nowych rozwiązań technologicznych. Podróżni cenią sobie nowoczesność i bezproblemowość w nabywaniu usług turystycznych. Nie chcą tracić czasu na długie poszukiwania, są często nawet chętni, aby system sam dopasował im hotel, zarezerwował pobyt i tylko wysłal potwierdzenie. Do tego potrzebna jest automatyzacja całego procesu podróży, która jest możliwa dzięki wykorzystaniu technologii API i integracji dostawców różnorodnych usług – transportu naziemnego (taksówki, pociągi), zakwaterowania, transportu lotniczego czy dodatkowych usług jak np. przewodnik wycieczki.

W celu spełnienia oczekiwań osób podróżujących, potrzebne są zintegrowane rozwiązania oparte na Sztucznej Inteligencji – np. towarzysz podróży (travel companion). Taki idealny towarzysz podróży rozumie cele danej podróży – wie nie tylko, z jakiego punktu A wyruszam i gdzie znajduje się docelowy punkt B, ale także zna terminy moich spotkań i wie z kim planujemy się spotkać. Oczywiście, aby taki towarzysz podróży był prawdziwą asystą, należy udostępnić mu odpowiednie dane. Dzięki temu, w przypadku wszelkich niespodziewanych utrudnień w podróży – np. opóźniony lot czy przedłużone spotkanie, będzie w stanie przedstawić alternatywy w moim harmonogramie podróży. Ostatecznie podróże będą przebiegały sprawniej i będą zgodne z polityką podróży w firmie, np. towarzysz podróży wiedząc o opóźnionym locie wybierze dla podróżującego pracownika odpowiedni hotel przy lotnisku, z uwzględnieniem prawidłowych stawek hotelowych i dodatkowo odwoła rezerwację na samochód, co pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów.

Temat podróży służbowych jest bardzo złożony. Niektóre firmy biorą cały ciężar operacyjny w tym zakresie na własne barki, inne decydują się oddać część lub całość procesów na zewnątrz. Często spotkanie i wymiana doświadczeń pozwala firmom zrewidować własne standardy i procedury, daje inspiracje i otwiera perspektywę zmian i ulepszeń. Dlatego warto się spotykać, rozmawiać i dowiedzieć się, jak z tymi wyzwaniami radzą sobie inne firmy w naszym regionie.

Cykl konferencji Corporate Lodging Forum w 2019 roku odbywa się w 14 miastach na całym świecie: od Chicago, przez São Paulo, sześć największych miast Europejskich, po Shanghai, Tokio, New Delhi i Sydney. Konferencja umożliwia międzynarodowym i lokalnym firmom lepsze zrozumienie różnorodnych wyzwań związanych z podróżami służbowymi na każdym z rynków, dzięki czemu globalni nabywcy zapewnią swoim lokalnym zespołom dostęp do bogactwa treści i wyjątkowej platformy wymiany informacji.

W trakcie konferencji, licznie zgromadzeni goście wymieniali doświadczenia podczas sesji networkingowych, a także mieli okazję do zapoznania się z ofertą HRS bezpośrednio od przedstawicieli HRS Group.

Moderatorem konferencji był Tomasz Gorzycki – Dyrektor Zarządzający na Europę Wschodnią i Kraje Nordyckie, HRS”.

Konferencja Corporate Lodging Forum została zorganizowana we współpracy z firmą Amadeus Polska, stowarzyszeniem PSML, firmą Arval, Liniami Lotniczymi Qatar Airways oraz pod patronatem medialnym magazynu Hotelarz.

Na zakończenie ogłoszona została data kolejnej konferencji z cyklu Corporate Lodging Forum, która odbędzie się 28 maja 2020 r. w Warszawie.

Więcej informacji na temat konferencji, można znaleźć na stronie https://www.corporate-travel-forum.com/pl/poland