Wirtualne biuro – czy się opłaca? Jak wybrać najlepszy adres?

Prowadzenie własnej firmy wiąże się z wieloma wyzwaniami i zadaniami, które będą na nas czekać już od pierwszego dnia. Jeżeli nie chcemy rejestrować przedsiębiorstwa na nasz adres domowy, nie musimy od razu decydować się na wynajem drogiego biura. Alternatywnym rozwiązaniem jest adres wirtualny, który sprawdzi się równie dobrze w tej roli. Na czym polega wirtualne biuro?

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualny adres firmowy to ciekawa opcja dla tych przedsiębiorców, którzy z jednej strony nie potrzebują płacić za osobną przestrzeń do pracy, ale jednocześnie nie chcą wykorzystywać swojego własnego domowego adresu jako siedziby firmy. Biuro wirtualne to najczęściej nie tylko sam adres, ale również faktyczne miejsce, z którego możemy korzystać na przykład podczas spotkań z klientami czy do odbierania korespondencji. Usługa tego rodzaju jest skierowana przede wszystkim do mikro, małych i średnich firm, które chciałyby móc pochwalić się bardziej prestiżowym adresem.

Wirtualne biuro Warszawa – największe zalety

Wirtualne biuro ma wiele zalet, które warto odkryć, zanim zdecydujemy się na współpracę z podobnym miejscem. Do najważniejszych i najpopularniejszych zaliczamy przede wszystkim:

• prestiż lokalizacji: na wirtualny adres firmy możemy wybrać praktycznie dowolne miejsce, które uznamy za najlepsze dla branży, w której na co dzień się poruszamy. Przykładem może być ścisłe centrum Warszawy, które jest prawdopodobnie najbardziej rozpoznawalną lokalizacją w Polsce i wiele przedsiębiorstw chętnie wybiera takie adresy, jak Złota, Marszałkowska czy też Aleje Jerozolimskie;
• brak konieczności podawania adresu domowego: wirtualne biuro w Warszawie umożliwia nam zachowanie prywatności. Nie musimy podawać swojego realnego miejsca zamieszkania, co z jednej strony zapewnia nam spokój, a z drugiej wygląda dużo lepiej na profesjonalnej wizytówce;
• przestrzeń biurowa do pracy: w wirtualnym biurze otrzymujemy nie tylko adres do korespondencji. Wiele miejsc o podobnym charakterze udostępnia również miejsce do pracy: biurka, dostęp do sieci, podstawowe urządzenia biurowe, czy też sale konferencyjne do umawiania spotkań z klientami. Wybierając ofertę usług wirtualnego biura warto sprawdzić, jakie udogodnienia są zawarte w comiesięcznej opłacie;
• obsługa korespondencji i dokumentów firmowych: innym ważnym aspektem usługi wirtualnego biura jest także bieżąca obsługa naszej korespondencji, telefonów oraz innych dokumentów. W razie potrzeby możemy także skorzystać z biura, jeżeli urząd skarbowy Warszawa zapowie nam swoją kontrolę.

Kiedy wirtualne biura to dobry pomysł?

Adres wirtualny to świetna opcja dla niewielkich firm, które nie potrzebują opłacać pełnoprawnego biura, ale jednocześnie posiadanie oficjalnej lokalizacji wpłynie korzystnie na ich postrzeganie przez klientów. Koszt takiej usługi jest nieporównywalnie mniejszy od wynajmu rzeczywistej przestrzeni biurowej, co pozwala na ograniczenie kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa. Prestiżowy adres pozwoli nam na budowanie relacji z nowymi klientami, a dostęp do fizycznego miejsca, gdzie możemy pracować, przeprowadzić konferencję czy też po prostu spotkać się z naszymi współpracownikami na burzy mózgów jest bardzo komfortowy i poprawia naszą jakość funkcjonowania na co dzień.

Gdzie warto wynajmować wirtualne biura?

Jeżeli interesują nas biura wirtualne, powinniśmy wybrać opcję, która będzie z jednej strony prestiżowa, a z drugiej wygodna w użytkowaniu. Znajdźmy więc miejsce, do którego będzie nam łatwo dojechać i w którym zmieścimy się z naszym całym zespołem oraz niezbędnym do pracy sprzętem. Centra dużych miast są bardzo dobrym przykładem takich miejsc: wszyscy je rozpoznają, są świetnie skomunikowane, a także posiadają odpowiednio wysoki prestiż, by podobny adres na wizytówce mógł zrobić wrażenie na osobie, której ją wręczymy.

Z drugiej strony warto także zwrócić uwagę na cenę wirtualnego biura. Miejsca w najbardziej prestiżowej lokalizacji będą zauważalnie droższe, niż podobne opcje w dzielnicach o mniejszej rozpoznawalności w kontekście biznesu. Jeżeli poszukujemy budżetowej opcji, warto starać się odkryć kompromis pomiędzy prestiżem, a ceną za miesięczny wynajem.

Na co jeszcze zwrócić uwagę poszukując wirtualnego biura?

Wirtualne biuro do rejestracji firmy to bardzo dobry pomysł, jeżeli nie mamy planów ani potrzeb wynajmować prawdziwej, pełnoprawnej przestrzeni do działania. Zwróćmy uwagę na to, jakie usługi wchodzą w skład pakietu, który planujemy zacząć opłacać. Podstawowa opcja zazwyczaj obejmuje sam adres oraz obsługę korespondencji. Często za dostęp do przestrzeni do pracy, sal konferencyjnych czy urządzeń biurowych przyjdzie nam zapłacić dodatkowo, choć niekoniecznie musi być to duża różnica. Wszystko zależy od wybranej lokalizacji wirtualnego biura, jak i standardu, jakie nam ono oferuje.