Rosnąca w siłę firma z czasem zaczyna się uginać pod ciężarem złożonych procesów biznesowych, schematów kompetencji i nadmiaru biurokracji. A gdyby tak uprościć i skrócić najbardziej newralgiczne ścieżki, robiąc miejsce dla pozytywnych zmian? Kilka dobrych praktyk przy wdrażaniu systemów IT wspomagających zarządzanie.
We współczesnym biznesie możliwość skrócenia jakiegokolwiek procesu bywa niemałym osiągnięciem. Nawet w niewielkich przedsiębiorstwach można spotkać się z nadmierną złożonością obiegu dokumentów czy procedur funkcjonujących w różnych obszarach działalności. Taki stan to swego rodzaju cena za możliwości intensywnego rozwoju i ekspansji. W badaniu „Przyszłość uproszczenia procesów w biznesie” zrealizowanym przez Knowledge@Wharton na zlecenie SAP, 74 procent ankietowanych wskazywało nadmierną złożoność procesów biznesowych i podejmowania decyzji jako czynnik ograniczający osiąganie założonych celów. Jakie aspekty mogą mieć największy wpływ na obciążenie procesowe?
W pierwszej kolejności warto przytoczyć choćby działalność poza granicami kraju. Współpraca z kontrahentami czy oddziałami firmy za granicą wymaga dostosowania pewnych procedur (np. księgowych) do warunków prawno-finansowych, co zazwyczaj owocuje skomplikowanymi ścieżkami obiegu dokumentów i ich akceptacji.
– Także wielokanałowość biznesu, która z jeden strony jest jego siłą napędową, w niektórych aspektach może okazać się pewnym ciężarem. Łączenie np. sprzedaży w punktach stacjonarnych z działalnością online i np. końcówkami mobilnymi wymaga jednoczesnego zarządzania wieloma platformami, szybkiej wymiany danych i informacji. Warto tu także wspomnieć o outsourcingu: przy przenoszeniu części niszowych kompetencji firmy (np. informatycznych, księgowych) na zewnątrz może dojść do dalszego skomplikowania procesów biznesowych – mówi Michał Guzek, Managing Partner w Hicron, integratorze systemów IT.
Spis treści:
Plan zmian
Naturalną odpowiedzią na rosnące potrzeby uporządkowania tych kwestii wydaje się być zmiana modelu funkcjonowania poparta odpowiednimi narzędziami, np. informatycznymi systemami zarządzania. Jednak, aby przyniosło to oczekiwane efekty, warto dobrze zaplanować zmiany. Ten proces zaczyna się od wnikliwej identyfikacji słabych punktów, potrzeb i obszarów wymagających usprawnienia. Częstym błędem jest wdrażanie narzędzia, w którym pokładane są nadzieje niemal samoistnego uporządkowania funkcjonowania firmy, bez uwzględnienia potrzeb użytkowników końcowych, czy odpowiedniej metodologii. To jednak nomen omen – złożony proces.
Ważnym aspektem upraszczania procesów jest ich prawidłowa identyfikacja. Nie można przy tym zapomnieć o długoterminowych celach, jakie mają zostać osiągnięte dzięki optymalizacji. Wyznaczenie tylko bieżących potrzeb i nieprzystosowanie ich do możliwych zmian np. w strukturze przedsiębiorstwa może zaowocować nieskutecznością danego uproszczenia, a wręcz wywołać efekt odwrotny.
Często oczekuje się, że złożony system informatyczny wykona za nas całą pracę i to od razu. Warto jednak rozłożyć strategię wdrożeniową na łatwiejsze do osiągnięcia, mniejsze cele prowadzące do systematycznego podnoszenia efektywności przedsiębiorstwa. Implementacja systemu, który w jednym momencie obejmie wszystkie procesy może skutkować wręcz paraliżem decyzyjnym i w dalszej kolejności jeszcze bardziej skomplikować przetwarzanie nawet podstawowych procesów.
Dlatego tak często podkreśla się wartość proaktywnego działania, zmierzającego do ciągłego doskonalenia kształtu procesów biznesowych i ich systematycznej optymalizacji, nie zaś zatrzymywaniu się na status quo, działając zgodnie z filozofią „lepsze jest wrogiem dobrego”. Pozwoli to wyprzedzić możliwe niepowodzenia, a także mieć stałą kontrolę nad rozwojem biznesu i korelację planów działania z systemem ERP.
Korzyści na start
Według 62 procent ankietowanych uproszczenia procesów biznesowych w wyraźny sposób poprawiły wydajność i produktywność biznesu. I choć sam proces implementacji zmian jest dość złożony, to jednak w dalszej perspektywie przynosi on konkretne profity:
- Zmniejszenie użycia zasobów dzięki lepszej organizacji. Mowa tutaj zarówno o zarządzaniu zleceniami produkcyjnymi, logistyką jak i obciążeniem pracowników nadmiarem zadań.
- Osiąganie założonych celów biznesowych poprzez ich systematyczną kontrolę oraz dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych i skupienie się na najważniejszych celach biznesowych.
- Przeniesienie procesów na grunt jednego, zintegrowanego systemu IT to jednocześnie mniej biurokracji i mniejsza szansa na pomyłki.
- Przeniesienie nacisku z obsługi procesów na większą orientację na klientów: ich potrzeby i obsługę, co w prostej linii prowadzi do zwiększenia przychodu, większej retencji, a tym samym obniżenia kosztów prowadzenia działalności.
- Dobrze zarządzane procesy biznesowe to także szansa na szybszą reakcję na zmiany zachodzące na rynku i możliwość np. elastycznego planowania produkcji, krótszą reakcję na zmiany w sytuacji rynkowej.
- Automatyzacja procesów skraca czas ich przetwarzania, eliminuje pomyłki, umożliwiając np. płynne generowanie dokumentów czy przyspieszenie workflow nawet w najbardziej złożonej organizacji.
Lider: niezbędne ogniwo zmian
W tak złożonym działaniu, jakim jest uproszczenie i uporządkowanie procesów, szczególnego znaczenia nabiera rola lidera tych zmian. Zazwyczaj potrzeba ewolucji pojawia się wśród pracowników, lecz to właśnie CEO powinien być inicjatorem ewolucji w kierunku ułatwienia przepływu informacji i optymalizacji pracy, a także jej kosztów. Pracownicy stanowią trzon wspierający: będąc użytkownikami procesów, są w stanie bezbłędnie wskazać te, które wymagają uproszczenia, lecz w toku codziennej pracy zazwyczaj nie mają możliwości zasygnalizować tego faktu przełożonym.
Strategię zmian warto przeprowadzić metodą małych kroków. Wskazanie najbardziej newralgicznych obszarów pomoże w sprawnym przeprowadzeniu tego procesu; dodatkowo unikniemy sytuacji, kiedy nagłe wprowadzenie wielu modyfikacji sparaliżuje większość procesów.
– Zaangażowanie całego zespołu jest niezwykle ważnym elementem. Korzyści ze zmian odniesie cała firma, warto jednak zadbać o kompleksową komunikację tego procesu. We wspominanych wyżej plusach z ewolucji na wysokim miejscu znajduje się automatyzacja procesów oraz zmniejszenie obciążenia zespołu. Przy tej okazji kluczową rolą lidera jest zapewnienie pracowników, że planowane optymalizacji mają usprawnić funkcjonowanie firmy, a ich celem jest zmniejszenie zatrudnienia. Pracownicy świadomi tego faktu będą chętniej angażować się w proces zmian i czynnie w nim uczestniczyć – mówi Michał Guzek.
W podejmowaniu decyzji biznesowych i proaktywnym działaniu przedsiębiorstwa z pomocą przychodzą zaawansowane narzędzia analityczne, często będące elementem zintegrowanych systemów zarządzania klasy ERP. Moduły te dają kadrze zarządzającej dostęp do raportów i analiz w trybie samoobsługowym, bez konieczności oczekiwania na kluczowe dane pozyskiwane z poszczególnych działów. Według badań Knowledge@Wharton i SAP w tej chwili tylko 17% osób decyzyjnych ma dostęp po takich narzędzi. To element procesu upraszczania, który nabiera znaczenia. W ciągu trzech lat powyższy wskaźnik zwiększy się do 45%.
Nie upraszczaj na siłę
Upraszczanie procesów biznesowych wydaje się być uniwersalnym rozwiązaniem, wręcz receptą na problemy organizacyjne wielu firm. Czy jest to jednak złoty środek? Nadmierna symplifikacja, zamiast przynieść szereg korzyści, może „zabić ducha firmy” i zepchnąć na margines potrzebę kreatywnego rozwoju, wdrażania innowacyjnych rozwiązań i inicjowania zmian poprzez pracowników niższego szczebla. Nadmierna formalizacja i automatyzacja może uczynić organizację pustą, ściśle podporządkowaną procedurom, które paradoksalnie trudno będzie zmienić w zależności od potrzeb.
Dlatego tak ważne jest dokładne zaplanowanie zmian i wdrożenie tych, które spowodują korzyści, nie zaś zaszkodzą rozwojowi biznesu. Warto tutaj podeprzeć się narzędziami informatycznymi, które w stosunkowo krótkim czasie pozwolą osiągnąć zamierzone efekty i podnieść wydajność przedsiębiorstwa.
