Czym jest biuro przyszłości? Wydarzenia ostatnich miesięcy sprawiły, że wizja nowoczesnej przestrzenni uległa znacznej zmianie. Przede wszystkim dlatego, że po pandemii biura będą stanowiły tylko część środowiska pracy. To, jakie będą ich funkcje, jakie powinny spełniać wymogi i jak je projektować, wymaga gruntownej rewizji. Nowoczesne miejsca pracy to dzisiaj miejsca wspierające nowe style pracy, czyli nie tylko tych, którzy do biura powrócą na stałe, lecz także tych, którzy w różnym wymiarze pracę stacjonarną w biurze będą uzupełniać pracą zdalną. Jak sprawnie i bezproblemowo zaprojektować odporne rozproszone środowisko pracy? Radzą eksperci Forbis Group.
Praca w zespołach rozproszonych zyska na popularności. Ostatnie miesiące pokazały nam, że to nie tylko możliwe, lecz także praktyczne i wartościowe rozwiązanie. Łączenie pracy zdalnej z pracą w biurze to oszczędności na mniejszej powierzchni i niższe koszty zapewnienia dostępu do biura, możliwość zrekrutowania dobrych specjalistów na innych rynkach niż miasto, w którym znajduje się siedziba firmy, a także narzędzie employer brandingowe. Jak stworzyć środowisko pracy, które będzie wspierało pracę na nowych warunkach?
Krok 1. Zebranie informacji
Istotnym elementem wprowadzania zmian jest ewaluacja doświadczeń pracowników z pracy zdalnej w czasie kwarantanny i badanie potencjału wdrożenia nowych stylów pracy. Wykonać należy także audyt techniczny, m.in. polegający na weryfikacji wsparcia technologicznego w biurze oraz badanie kultury organizacyjnej i stylu zarządzania. Odporne rozproszone środowisko pracy to kultura pracy oparta na zaufaniu i zaangażowaniu. Niezbędne jest więc sprawdzenie, czy dana organizacja jest na to gotowa. Zbieranie informacji polega także na inwentaryzacji przestrzeni biura, czyli weryfikacji dostosowania przestrzeni biurowej do wsparcia pracy zespołów rozproszonych oraz różnych stylów pracy.
Krok 2. Planowanie działań
Drugi etap to opracowanie strategii rozproszonego odpornego środowiska pracy i wdrożenia nowych stylów pracy. W obszarze technologii to czas na planowanie, projektowanie i kosztorysowanie wsparcia technologicznego. Zespół należy przygotować na zmianę, a w biurze warto skupić się na planowaniu, projektowaniu i kosztorysowaniu zmian w układzie funkcjonalnym przestrzeni.
Krok 3. Wdrożenie
Ostatni krok to wdrożenie zmian w nowym, rozproszonym środowisku pracy. To czas intensywnej pracy specjalistów IT, którzy instalują nowe rozwiązania technologiczne, a także zarządzenia zmianą w kulturze organizacyjnej. Mowa tu nie tylko o zmianie stylu pracy, lecz także o zmianach w przestrzeni biurowej (dotychczasowej bądź nowej w przypadku relokacji). Efekty warto przeanalizować i dokonać ewaluacji wprowadzonych zmian.
