Przeprowadzka biura – jak ją zaplanować?

Zmiana siedziby firmy może przyprawić o zawrót głowy. Wszechobecne sterty pudeł, plątanina kabli, chaos, a przecież twoje przedsiębiorstwo musi nadal funkcjonować i obsługiwać klientów. Przygotowanie do przewozu sprzętów, ważnych dokumentów czy sejfów to czasochłonny i skomplikowany proces. Do tego doliczyć należy meble, elementy wystroju i rzeczy pracowników, których w biurze może być zatrudnionych nawet kilkuset. O ile więc przenosiny do nowego mieszkania stanowią poważne wyzwanie, o tyle zmiana biura to już prawdziwy koszmar. Jeżeli właśnie sam zmagasz się z tym problemem i zastanawiasz się w jaki sposób zorganizować to trudne przedsięwzięcie, mamy dla ciebie kilka wskazówek, które pozwolą ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i nerwów.

1. Nie błądzi kto… planuje.

Plan działania należy sporządzić na wiele tygodni przed samą przeprowadzką. Przygotuj listę rzeczy, które zamierzasz zabrać do nowej siedziby, wybierz firmę przeprowadzkową i poinformuj o swoich zamierzeniach wszystkich pracowników. Oni także muszą mieść czas na przystosowanie się do zmian, chociażby tych związanych z kwestią dojazdów do pracy i reorganizacją życia prywatnego. Należy również na bieżąco kontrolować stan przygotowań w nowym lokalu. Jakiekolwiek kłopoty z okablowaniem lub łączem internetowym mogą spowodować wielodniowy przestój w twojej firmie, a w konsekwencji duże straty finansowe. Zamów także pieczątki, druki i gadżety firmowe z nowym adresem. Na ich przygotowanie musisz czekać co najmniej kilka dni. Ważną kwestią jest również poinformowanie klientów o nowym adresie siedziby. Zrób to z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.

2. Jaką firmę przeprowadzkową wybrać?

Nie ma się co łudzić. Przeprowadzka biura bez korzystania z usług specjalistycznej firmy wymaga dużego zaangażowania, a przede wszystkim czasu. Ten zaś, w przypadku prowadzenia własnej działalności jest bardzo cenny. Dlatego lepiej skorzystać z pomocy profesjonalistów. Najlepiej sprawdzi się firma przeprowadzkowa, która działa na rynku od wielu lat i oferuje szeroki wachlarz usług począwszy od pakowania, a na ustawianiu mebli w nowym miejscu skończywszy. Niektóre firmy mają w swojej ofercie także kompleksowe sprzątanie lokalu i zapewniają skrzynki na dzieła sztuki i rzeczy kruche. Nie musisz się o nic martwić nawet jeżeli wybierasz siedzibę oddaloną o kilkaset czy kilka tysięcy kilometrów. Na rynku istnieją przedsiębiorstwa, które organizują przeprowadzki biur w Warszawie, ale także w całej Polsce i Europie.

3. Określ odpowiednią datę.

Przeprowadzka zorganizowana w standardowych godzinach pracy uniemożliwi sprawne funkcjonowanie firmy, powodując dodatkowe komplikacje np. konieczność odwołania spotkań z kontrahentami i klientami. Lepiej więc zaplanować to przedsięwzięcie na weekend lub zorganizować je w godzinach nocnych. W przypadku niektórych firm dobre rozwiązanie może stanowić przeprowadzka w okresie urlopowym.

4. Zabezpiecz dokumenty.

Kluczową kwestię stanowi ochrona danych. W trakcie przeprowadzki należy w szczególny sposób zadbać o odpowiednie zabezpieczenie dokumentów i dysków, na których znajdują się wrażliwe dane klientów, pracowników lub kontrahentów. Najlepiej przewozić je w zaplombowanych opakowaniach, aby nie trafiły w ręce osób trzecich.

5. Pierwsze dni w nowej siedzibie.

Pracownicy firmy przeprowadzkowej rozpakują przewożone przedmioty. Musisz jednak pamiętać o zatrudnieniu informatyka, który zadba o prawidłowe podłączenie wszystkich urządzeń. Zapewnij  pracownikom chwilę czasu na przystosowanie nowych miejsc pracy do swoich potrzeb i zadbaj o podział obowiązków związanych z organizacją siedziby.

Sprawna organizacja przeprowadzki biura stanowi ogromne wyzwanie. To mało komfortowa sytuacja zarówno dla ciebie, jak i dla twoich pracowników. Warto zadbać więc o zminimalizowanie stresu i zdecydować się na wynajęcie profesjonalnej firmy przeprowadzkowej. Doświadczeni pracownicy pomogą ci utrzymać wszystko pod kontrolą i zadbają o najdrobniejszy szczegół.