Cyfryzacja zasobów informacji coraz bardziej popularna wśród polskich firm – rozmowa z Przemysławem Kędziorem

Przemysław Kędzior_1
Przemysław Kędzior

Przemysław Kędzior – Menadżer sprzedaży z wieloletnim doświadczeniem, które zdobywał w firmach takich jak Pekao, Bank Pocztowy czy Iron Mountain Polska. Od 2019 rozwija polskie przedstawicielstwo szwajcarskiej firmy TCG Process, będącej dostawcą światowej klasy rozwiązania klasy input management – DocProStar®. Jest absolwentem Wydziału Prawa Uniwersytetu Marii Skłodowskiej-Curie w Lublinie oraz studiów podyplomowych z zakresu Zarządzania Projektami w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. W rozmowie opowiada o cyfrowych zasobach informacji na których najchętniej pracują polskie firmy, coraz częściej wybieranych rozwiązaniach typu „input management” oraz o trwającej rewolucji cyfrowej, której, jak podkreśla, nie należy się obawiać.

Czym zajmuje się firma TCG?

Jesteśmy firmą, która dostarcza jedno z wiodących narzędzi klasy „input management”. Obecnie posiadamy już niemal 300 wdrożeń na całym świecie oraz stałe biura na 3 kontynentach. Wśród firm korzystających z naszej platformy znajdują się wiodące, globalne instytucje z takich branż jak finanse, ubezpieczenia, firmy telekomunikacyjne czy przemysł. Jednym z największych klientów jest wiodąca w Europie sieć z branży retail. DocProStar wykorzystywany jest również szeroko w takich branżach jak ochrona zdrowia czy jednostki rządowe oraz edukacja. Teraz działamy również na polskim rynku. Za wcześnie, aby mówić o naszych klientach, ale już dziś mogę zdradzić, że widzimy duże zainteresowanie rozwiązaniami typu „input management”.

Co skłoniło TCG do wejścia na polski rynek?

Polska jest dużym i dojrzałym rynkiem, z dobrymi perspektywami dalszego wzrostu. Jest tutaj również rozwinięty sektor BPO/SSC, które są obok szeroko pojętej branży finansowej strategicznym odbiorcą platformy, którą rozwijamy we wszystkich krajach. W Polsce jest ponad 300 tys. pracowników zatrudnionych w tym sektorze w 2019 r. oraz prognozowany przed epidemią wzrost o 10 proc. na 2020. Cenimy wykwalifikowaną kadrę i bogate zaplecze akademickie.

Równolegle widać wyraźny trend w automatyzacji procesów, zarówno wewnątrz branży BPO, która próbuje w ten sposób odpowiedzieć na wzrost wynagrodzeń, ale również wewnątrz przedsiębiorstw, w których wysoki poziom automatyzacji ma w założeniu eliminować potrzebę outsourcowania procesów. Wydaje się, że sektor BPO/SSC w dłuższej perspektywie nie ma innego kierunku niż wprowadzanie usprawnień szybciej niż ich klienci. Widzimy tutaj rolę dla naszej platformy DocProStar, która dzięki technologiom opartym o min. o machinę learning pozwala zautomatyzować proces odbioru napływający do przedsiębiorstw niezależnie czy mówimy o modelu outsourcingowym czy insourcingowym.

Jakie są wyróżniki polskiego rynku w kontekście branży zarządzania informacją oraz cyfryzacją zasobów informacji?

Firmy w coraz większym stopniu operują na danych cyfrowych – z naszego punktu widzenia jest to wyraźnie widoczne, ponieważ obserwujemy zmiany w charakterze i źródłach tzw. „inputu” informacji. O ile jeszcze parę lat temu w zasadzie niepodzielnie królującym źródłem były dokumenty papierowe, to w tej chwili wyraźnie widać wzrost znaczenia kanałów www, mobilnych, wszelkich integracji systemowych itp. Jest to trend występujący oczywiście nie tylko w Polsce, natomiast nas wyróżnia otwartość na szybkie wdrażanie i stosowanie nowych technologii i tu widzimy miejsce dla siebie. Klienci wręcz oczekują od swoich partnerów dbałości o to, by rozwiązania, z których korzystają były w technologicznej czołówce nie tylko w kraju, ale również na świecie. Jest to element, na którym przedsiębiorstwa coraz częściej opierają swoją konkurencyjność.

Pod tym względem przypominamy pewnie bardziej dynamiczne rynki Ameryki Południowej, które szybko i sprawnie wdrażają najnowsze rozwiązania. Ponadto łącząc to z dojrzałością systemu prawnego, który wymusza kontrolę ich jakości i bezpieczeństwa (szczególnie w sektorze finansowym).

Na jakich cyfrowych zasobach informacji najchętniej pracują polskie firmy? Jaki rodzaj dokumentów najczęściej zasila DPS? Jakie branże najchętniej korzystają z produktów input management?

Trudno jest wskazać konkretną kategorię informacji, która byłaby pomijana przy tego typu procesach. Kryteria, dzięki którym firmy wybierają obszary digitalizacji to wymierne oszczędności w obsłudze back office oraz możliwość skoncentrowania się na działalności głównej.  W związku z tym w przypadku banków czy firm ubezpieczeniowych będzie to np. dokumentacja kredytowa, pożyczkowa czy polisy. W przypadku retail – automatyzacja procesu obsługi faktur.

Najnowszym trendem, który widzimy nie tylko w Polsce to zainteresowanie rozwiązaniami tzw. kancelarii cyfrowych, tj. możliwie w pełni zautomatyzowanym przyjmowaniu i kategoryzowaniu informacji napływającej do przedsiębiorstw. Kolejnym jest przenoszenie do świata cyfrowego coraz bardziej zaawansowanych procesów – np. otwieranie rachunków bankowy z potwierdzeniem tożsamości za pomocą selfie czy użycie telefonów komórkowych jako jednego z kanałów wytwarzania informacji w procesie.

Firmy zdają sobie obecnie sprawę, że dobry obieg informacji wewnątrz ich organizacji na konkurencyjnym rynku przekłada się bardzo bezpośrednio na jakość i szybkość obsługi/utrzymania klienta, a także na pierwsze wrażenie jakie wywrą na potencjalnych partnerach. Zdecydowanie innowacyjność jest elementem konkurencyjności.

Jakie korzyści daje biznesowi wykorzystywanie zaawansowanych platform do zarządzania danymi?

Szybkość podejmowania decyzji, a co za tym idzie: przewaga konkurencyjna. W dzisiejszych czasach to czy jesteśmy w stanie szybko reagować na potrzeby konsumentów determinuje to czy konsumenci w ogóle będą korzystać z naszych usług. W obecnych realiach biznesowych bez wykorzystania automatyzacji procesów nie ma możliwości skutecznego konkurowania z innymi firmami, które wykorzystują potencjał tego typu rozwiązań. Ma to znaczenie również wizerunkowe.

Do tego należy dodać oczywiście kwestie związane z łatwością i przewidywalnością zarządzania bazą kosztową. W przypadku oparcia się operacyjnie na zautomatyzowanych systemach, w dużym stopniu jesteśmy w stanie ograniczyć nieprzewidywalność czynnika ludzkiego oraz fluktuacje w samych procesach – np. nieprzewidzianych wzrostów. Oczywiście w naszej ocenie automatyzacja jeszcze długo będzie oznaczała współpracę człowieka i maszyny, a przewagę będą miały systemy, które w intuicyjny i łatwy sposób będą potrafiły wesprzeć proces decyzyjny dla wyjątków procesowych itp.

Czy pandemia może stanowić bodziec do jeszcze szybszej implementacji cyfrowych rozwiązań związanych z zarzadzaniem informacją? Jaki jest w tym kontekście feedback polskiego biznesu?

Pandemia na całym świecie przyczynia się do popularyzacji pracy zdalnej i modeli rozproszonych, a co za tym idzie wykorzystywania danych cyfrowych. To samo dotyczy konsumentów – jeszcze więcej kwestii chcemy załatwiać bez wychodzenia z domu. Taki model generuje olbrzymie ilości danych cyfrowych, które trzeba przetwarzać w sposób zautomatyzowany.

O pozytywnym feedbacku może świadczyć duże zainteresowanie firm na polskim rynku rozwiązaniami z obszaru input management.

Mówi się o rewolucji w kontekście organizacji pracy i rozwoju nowych technologii, czy już teraz możemy spodziewać się permanentnych zmian?

Jesteśmy w trakcie rewolucji. W czasie pandemii i zupełnego lockdownu wiele firm zrozumiało, że praca w biurze nie jest koniecznością. Przy posiadaniu odpowiedniego sprzętu oraz narzędzi, w tym wysokiej klasy rozwiązań online możliwa jest intensywna i wydajna praca z dowolnego miejsca: domu, kawiarni czy open space.  Ostatni czas pokazał również, że nie liczba przepracowanych godzin jest istotna a efekty pracy. Niemieckie związki zawodowe już teraz wynegocjowały dla swoich członków 28-godzinny tydzień pracy. Polska nie jest jeszcze na to gotowa, chociaż robimy już krok do przodu. Jeszcze 20 lat temu wg Polskiego Instytutu Ekonomicznego Polacy pracowali średnio po 42 godziny, a dziś to 39 godzin tygodniowo. Obserwujemy zmiany w podejściu pracodawców i mamy nadzieję, że ta rewolucja będzie trwała.

Jak zmiana naszego trybu pracy wpłynie na rozwój technologii zarządzaniem informacją i kwestiami organizacji działalności firmy?

Już obecnie widoczny jest bardzo wyraźny trend do automatyzacji procesów. Z jednej strony przyspieszamy je oraz optymalizujemy, a z drugiej pomagamy w utrzymaniu ciągłości działania. Naszym zdaniem udział oraz nadzór człowieka nad takimi systemami będzie konieczny jeszcze długo natomiast dzięki wsparciu odpowiednich platform łatwe jest dopasowanie modelu pracy do otoczenia i działanie w modelu rozproszonym ( np. z domu ). Na pewno z ciekawością będziemy przyglądać się ewolucji branży BPO/SSC w kontekście pandemii – widzimy dużą otwartość na poszukiwanie nowych technologii i rozwiązań.

Większość polskich managerów uważa, że w ciągu najbliższych 4 lat wielu pracowników administracji będzie zmuszonych do przebranżowienia. Jak nowe technologie mogą wpłynąć na zatrudnienie i wynagrodzenie pracowników?

Według ogólnoświatowych trendów każdy z nas powinien być otwarty na zmiany i przebranżowienie się, jeśli będzie wymagała tego sytuacja. Nowe technologie ułatwią tak naprawdę pracę pracownikom administracji. Dziś w czasie lockdownu spora część firm z powodu braku odpowiednich narzędzi nie mogła pracować online. Wprowadzenie do swojej firmy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia pracę zdalną, również dla pracowników administracyjnych. Coraz częściej staje się popularne pojęcie „e-administracji”.  Wykwalifikowane i zautomatyzowane społeczeństwo to nowoczesne społeczeństwo. Uważam, że nie powinniśmy się bać zmian, jakie nadchodzą w obszarze nowych technologii.