Obowiązkiem prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych objęci są już najwięksi przedsiębiorcy w Polsce, którzy okres przygotowań do programu mają już w większości za sobą. W ramach PPK odprowadzane są pierwsze wpłaty na indywidualne konta pracowników. Wśród instytucji, które wdrożenie planów kapitałowych mają już za sobą jest Nationale-Nederlanden. Eksperci firmy dzielą się swoimi wnioskami z wprowadzania programu w organizacji.
Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w pierwszej fali, tj. wśród największych pracodawców, zatrudniających powyżej 250 osób, daje firmom z sektora MŚP możliwość skorzystania z ich doświadczeń.
– Nationale-Nederlanden ma o tyle komfortową sytuację, że wprowadzanie PPK zna z obu stron. Jesteśmy pracodawcą 250+, a jednocześnie instytucją finansową oferującą usługi przedsiębiorcom. Dlatego możemy z praktycznej strony opowiedzieć, jak wdrażać PPK w firmie – mówi Małgorzata Madej, kierownik działu ofertowania i zarządzania portfelem PPK w Nationale-Nederlanden. – Umowę o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi zawarło z nami już ponad 300 instytucji – stąd wiemy, że firmy są na różnych etapach przygotowania i wdrażania programu. Nasze własne doświadczenia są natomiast na tyle uniwersalne, że każdy może z nich skorzystać – dodaje.
Poziom 0: analiza i oszacowanie kosztów
Podchodząc do prowadzenia PPK, pierwszym krokiem było przeprowadzenie analizy i opracowanie planu wdrożenia. Należało oszacować koszty przystąpienia do programu, kogo obejmą Pracownicze Plany Kapitałowe i ile czasu będzie wymagało dokonanie formalności.
– Nie znaliśmy dokładnych danych, niezbędnych do wdrożenia PPK, dlatego na samym początku upewniliśmy się, czy procesy obsługujące zawieranie umów i płatności są prowadzone prawidłowo. Oszacowanie poziomu kosztów programu, założenie poziomu partycypacji, a także oszacowanie wartości wpłat podstawowych umożliwiło nam podjęcie decyzji o realnej dacie przystąpienia do programu – wskazuje Madej.
Zapadły też konkretne decyzje biznesowe. Przykładowo, zidentyfikowano, że umowy zlecenia zawierane są przez różne działy. W praktyce mogłoby to utrudniać prawidłowe oszacowanie, ile osób obejmie PPK. Następstwem była więc decyzja o scentralizowaniu zawierania umów w jednym dziale. Natomiast w obszarze sprzedaży zmieniono ogólny system zawierania umów cywilnoprawnych.
Poziom 1: przygotowanie do wdrożenia firmy i pracowników
Jednym z największych wyzwań było zapewnienie sprawnie i prawidłowo funkcjonującego systemu obsługi PPK, w szczególności kadrowo-płacowego. Eksperci z Nationale-Nederlanden wskazali cztery podstawowe warunki, które musiał on spełniać:
- selekcja uczestników programu;
- możliwość wprowadzania deklaracji uczestników;
- naliczanie wpłat pracownika i pracodawcy;
- generowanie plików zgłoszeniowych i rozliczeniowych w formacie wymaganym przez instytucje finansowe.
Był to też odpowiedni moment na rozpoczęcie komunikacji z pracownikami. – W zależności od struktury i branży zakładu inne środki przekazu będą najlepsze. W naszej firmie zbudowaliśmy taki wachlarz opcji, z których każdy wybierze coś dla siebie. Były to m.in.: materiały drukowane, elektroniczne, mailingi, filmiki, quizy online, spotkania i szkolenia bezpośrednie, jak i w formie elektronicznej. Dzięki dobrze zaplanowanej komunikacji po miesiącu działania programu nie mieliśmy w ogóle korekt list płac, co oznacza, że pracownicy byli naprawdę dobrze poinformowani i decyzję o uczestnictwie podjęli świadomie – dodaje Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej w Nationale-Nederlanden.
Poziom 2: kwestie formalne
Na tym etapie, po wcześniejszych konsultacjach z pracownikami, przychodzi czas na wybór instytucji finansowej. – Wszelkie działania można przeprowadzić drogą elektroniczną. Do zawarcia umowy o zarządzanie nie są wymagane podpisy kwalifikowane, skanowanie ani drukowanie dokumentów. Taki schemat działania proponujemy też naszym klientom jako instytucja finansowa. Wybierając operatora PPK warto też sprawdzić, czy oferuje on kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia programu – mówi Małgorzata Madej.
Poziom 3: harmonogram dla wdrożenia
Ostatnim krokiem było naliczenie wpłat na listach płac, zebranie deklaracji od pracowników i zgłoszenie ich w portalu PPK pracodawcy, ewentualne korekty list oraz rozpoczęcie wpłat do instytucji finansowej. – Opracowaliśmy harmonogram obsługi powdrożeniowej na każdy kolejny miesiąc. Uwzględnia on nowe i stałe elementy, takie jak przekazywanie wpłat do instytucji finansowej, czy zgłaszanie rezygnacji pracowników w ciągu 7 dni od ich wpłynięcia – dodaje Joanna Dobies. – Od samego początku widzimy, jak wielkie to ułatwienie, dlatego polecamy taką praktykę każdemu przedsiębiorcy.
25 października i 12 listopada bieżącego roku to ostateczne daty na podpisanie kolejno umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK przez dużych przedsiębiorców. Natomiast 1 stycznia 2020 r. obowiązkiem tworzenia programu zostaną objęte przedsiębiorstwa zatrudniające od 50 do 249 pracowników. Przy wyborze instytucji finansowej warto rozważyć ofertę cenową, ale również poziom kompleksowego wsparcia jaki oferuje podczas całego procesu tworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.
