Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami prawnopodatkowymi, w zakresie sprawozdań finansowych i zgłaszania ich do Krajowego Rejestru Sądowego należy zaznaczyć, że w znakomitej większości przypadków, zarówno sprawozdanie finansowe jak i towarzyszące mu dokumenty oraz ewentualne oświadczenia, należy sporządzać i składać wyłącznie w wersji elektronicznej. Oznacza to w praktyce, że nie ma możliwości złożenia takich dokumentów w wersji papierowej.
Forma przygotowania dokumentu
Podobnie jak w przypadku PIT’ów, czy Jednolitego Pliku Kontrolnego, przygotowanie e-sprawozdania finansowego nie może być w żadnym wypadku dowolne. Jest to elektroniczny dokument, ale nadal jego forma i treść muszą spełniać określone wymogi – są to: specjalna struktura logiczna oraz format, udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej lub na odpowiedniej stronie podmiotowej urzędu ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Plik ten nazywany jest JPK_SF. Należy więc użyć odpowiednich narzędzi do pracy nad plikiem – publicznych systemów lub profesjonalnych komercyjnych aplikacji do wypełnienia e-sprawozdania.
Kto powinien przygotować e-sprawozdanie
Z założenia elektroniczne sprawozdanie finansowe będzie obowiązkiem dotyczącym wszystkich podatników, wpisanych do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców w rejestrze „przedsiębiorcy”:
Zgodnie z regulacją art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, podmiotami podlegającymi wpisowi do rejestru przedsiębiorców są (z pewnymi określonymi wyjątkami):
- spółka jawna,
- europejskie stowarzyszenie zgrupowań interesów gospodarczych,
- spółka partnerska,
- spółka komandytowa,
- spółka komandytowo-akcyjna,
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółka akcyjna,
- spółka europejska,
- spółdzielnia,
- spółdzielnia europejska,
- przedsiębiorstwa państwowe,
- instytut badawczy,
- towarzystwo ubezpieczeń wzajemnych,
- towarzystwo reasekuracji wzajemnej,
- inne osoby prawne, jeżeli wykonują działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru,
- oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej,
- główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
- główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji,
- instytucje gospodarki budżetowej.
Podpisanie i wysłanie dokumentu
Należy zauważyć, że w przypadku sprawozdania finansowego w formie elektronicznej, nadal ustawodawca wymaga od podatników odpowiedniej formy podpisania dokumentu. W skutek tego, możliwości dla e-sprawozdania są tak na prawdę dwie:
1) podpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
2) podpis poprzez profil zaufany.
Należy jednak pamiętać, że podpis taki powinna złożyć odpowiednia osoba – uprawniona do składania tego typu dokumentów. Najczęściej jest to pracownik, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, kierownik jednostki, a w przypadku organów wieloosobowych – wszyscy członkowie takiego organu.
Następnie, wysyłka dokumentów powinna nastąpić przez Internet. W zależności od wybranej formy pracy – bezpośrednio przez serwisy ustawodawcy, na przykład w portalu eKRS lub przez specjalne bramki do przesyłu e-sprawozdań, pod które podłączają się profesjonalne aplikacje do wypełniania druków księgowych i podatkowych.
