Przedsiębiorstwa, w których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym muszą sporządzić sprawozdanie finansowe do 31 marca. Dlatego warto przypomnieć najważniejsze kwestie związane z podpisywaniem e-sprawozdań i przedstawić problemy przedsiębiorstw w tym temacie.
Od początku października 2018 roku spora grupa przedsiębiorstw (jednostki wpisane do KRS, które nie sporządzają sprawozdań zgodnych z MSR oraz podmioty prowadzące księgi rachunkowe podlegające podatkowi dochodowemu od osób fizycznych) jest zobligowana do sporządzania sprawozdań finansowych jedynie w formie elektronicznej.
Taka zmiana – wynikająca m.in. z coraz większej cyfryzacji w społeczeństwie – to dość duże wyzwanie dla przedsiębiorców. Dlatego warto przypomnieć i usystematyzować podstawowe informacje w jednej z bardziej problematycznych kwestii dla przedsiębiorców, czyli podpisywaniu e-sprawozdań finansowych.
Kto podpisuje elektroniczne sprawozdanie finansowe?
Aby precyzyjnie odpowiedzieć na powyższe pytanie, warto przytoczyć art. 52 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, który mówi, że sprawozdanie finansowe podpisuje (podając zarazem datę podpisu) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.
Jak podpisać e-sprawozdanie?
Aktualnie można podpisywać e-sprawozdanie finansowe za pośrednictwem jednej z trzech metod:
- podpisu kwalifikowanego,
- profilu zaufanego ePUAP,
- podpisu osobistego.
Początkowo, czyli od początku października 2018 r. do końca grudnia 2019 r., firmy składające e-sprawozdania mogły je podpisywać jedynie za pomocą podpisu kwalifikowanego oraz profilu zaufanego ePUAP. Jednak od początku 2020 r. można także korzystać z tzw. podpisu osobistego.
W ubiegłym roku wiele przedsiębiorstw miało różnorodne problemy z podpisaniem e-sprawozdań. Każda z dostępnych metod podpisu wymaga poświęcenia chwili na kwestie techniczne związane ze złożeniem podpisu pod elektronicznym plikiem. Osoby podpisujące muszą wiedzieć o kilku niuansach związanych z podpisami:
- Ważna jest kolejność składania podpisów. Jeśli jeden z członków Zarządu (bądź osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) zdecydował się na złożenie podpisu poprzez ePUAP – musi on być pierwszym. Nie można złożyć podpisu za pomocą ePUAP w pliku, który już wcześniej został podpisany przez inną osobę za pomocą podpisu kwalifikowanego, odwrotna kolejność jest jak najbardziej możliwa.
- W przypadku podpisu kwalifikowanego trudności nastręczał również wybór rodzaju podpisu – czy sprawozdanie powinno zostać podpisane podpisem wewnętrznym (otoczonym) czy zewnętrznym. W przypadku podpisu wewnętrznego, podpis zapisuje się w pliku sprawozdania. W przypadku podpisu zewnętrznego, podpis generuje dodatkowy plik z rozszerzeniem XADES – jednak w tym przypadku bardzo ważne jest przesyłanie i zapisywanie pliku sprawozdania i pliku podpisu razem. W ubiegłym roku wiele osób próbowało przeedytować podpisany podpisem zewnętrznym plik XML zawierający sprawozdanie – co powodowało zerwanie integralności sprawozdania i podpisu, i podpis był nieważny.
- Problematyczna dla kierowników jednostek była również kwestia odczytania zawartości sprawozdania przed złożeniem podpisu. Ze względu na brak sensownych i darmowych rozwiązań, które umożliwiałyby prostą wizualizację zawartości pliku XML, pojawiały się obawy członków Zarządu, czy podpis jest składany pod poprawnym dokumentem.
- Ostatnim sporym problemem zeszłego roku był wymóg składania podpisów pod sprawozdaniem jednego (tego samego) dnia przez wszystkie osoby. Niby Ministerstwo Finansów odniosło się do tego zagadnienia na swojej stronie pisząc, iż sprawozdania nie muszą być podpisane tego samego dnia. Jednak doświadczenie we współpracy np. z biegłymi rewidentami badającymi sprawozdanie pokazuje, iż oczekiwanym było złożenie podpisów pod sprawozdaniem przez wszystkie osoby tego samego dnia. Było to związane z faktem iż podpis elektroniczny zapisuje datę złożenia podpisu – a zatem w interpretacji wielu audytorów data powinna być dla wszystkich taka sama.
Powyższe problemy mogą się pojawić również w tym roku. Kierownicy jednostek powinni zatem przygotować się do procesu składania podpisu również w tym roku.
Kiedy podpisuje się i składa elektroniczne sprawozdanie finansowe?
W kwestii terminów ponownie warto odwołać się do Ustawy o rachunkowości, gdzie w art. 52 ust. 1 czytamy, że kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Przykładowo, w sytuacji, gdzie rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym – termin na sporządzenie sprawozdania finansowego upływa 31 marca. Warto jednak dodać, że dopóki sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone przez właścicieli (mają na to 6 miesięcy od dnia bilansowego), może być ono zmieniane i podpisywane ponownie.
Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej powinno być złożone w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia do sądu rejestrowego. Obowiązuje oczywiście forma elektroniczna wniosku. Co warto podkreślić, wniosek o złożenie sprawozdania musi również zostać podpisany elektronicznie – w tym przypadku jednak jedynie przez jednego członka Zarządu ujawnionego z numerem PESEL w KRS, prokurenta bądź adwokata, prawnika wpisanego na odpowiednią listę.
Autorka: Magdalena Michniewicz, Senior Manager w MDDP Outsourcing
