Archiwizacja i przechowywanie dokumentów oraz akt to zadanie, z którym mierzą się wszystkie bez wyjątku firmy i instytucje. Rzecz z pozoru błaha, ale potrafiąca przysporzyć wielu problemów. Dlaczego? Archiwizacja dokumentów realizowana w sposób nieodpowiedni i niezgodny z zasadami bezpieczeństwa może bowiem wiązać się z konsekwencjami prawnymi, a nawet zagrozić ciągłości funkcjonowania całej firmy!
W jaki sposób podejść do archiwizacji dokumentów i akt, aby zminimalizować zagrożenie ich zniszczenia, zagubienia lub – co gorsze – znalezienia się w niepowołanych rękach?
Zasady bezpiecznej archiwizacji i przechowywania dokumentów i akt
Punktem wyjścia do odpowiedniej archiwizacji jest poprawne skatalogowanie dokumentów według podstawowych zasad kategoryzacji (kategoria A – dokumenty do przechowywania wieczystego, kategoria B – akta przechowywane przez pewien czas, którego długość określa się następującą po literze liczbą), opisu i indeksacji. Dzięki temu archiwum stanie się przejrzyste, potrzebne dokumenty łatwe do zlokalizowania, a co za tym idzie, zminimalizuje się ryzyko zbyt długiego/krótkiego przechowywania dokumentów, jak również ich zagubienia.
Po zrealizowaniu tego zadania można swobodnie przejść do zabezpieczenia danych zawartych w dokumentach przed zniszczeniem i kradzieżą.
Podstawa to odpowiednio zabezpieczona infrastruktura
Archiwum, w którym przechowywane są dokumenty i akta, powinno być specjalnym, wydzielonym w przedsiębiorstwie miejscem zabezpieczonym przed wpływem czynników zewnętrznych (woda, ogień) i dostępnym wyłącznie dla uprawnionych do tego osób.
Aby zapewnić pełne bezpieczeństwo danych, odpowiedzialna za archiwum kadra powinna być w tym względzie odpowiednio przeszkolona, a pomieszczenia archiwum wyposażone w adekwatne systemy (m.in. przeciwpożarowe). Dobrą praktyką jest również wykorzystywanie rozwiązań technologicznych utrzymujących w pomieszczeniu odpowiednią temperaturę i wilgotność.
Wybierając miejsce na archiwum firmowe należy również rozważyć, czy budynek, w którym ma się znaleźć, nie leży na terenie zalewowym, ponieważ ewentualna powódź może bezpowrotnie uszkodzić lub całkowicie zniszczyć zgromadzone dokumenty.
Zabezpieczenie archiwum przed kradzieżą
Oprócz czynników naturalnych, które zagrażają przechowywanym dokumentom, archiwum musi być również zabezpieczone przed niepowołanymi osobami mogącymi chcieć wykraść lub zniszczyć archiwizowane akta.
W tym celu pomieszczenie archiwum powinno być wyposażone w system monitoringu, kontroli dostępu oraz rozwiązania przeciwwłamaniowe. Jeżeli archiwum firmowe jest pokaźnych rozmiarów, to niewykluczona jest również konieczność oddelegowania do jego ochrony wykwalifikowanego pracownika. Tylko w ten sposób możliwe jest zminimalizowanie ryzyka wycieku danych i utraty dokumentacji firmy wskutek kradzieży lub umyślnego zniszczenia.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów oraz akt – czy warto korzystać z usług firm zewnętrznych?
Ze względu na koszta i wyzwania logistyczne, które wiążą się z odpowiednim utworzeniem i zabezpieczeniem firmowego archiwum, alternatywą dla przedsiębiorców może być zlecenie usług archiwizacji i przechowywania dokumentów oraz akt firmie zewnętrznej.
Wybierając jednak partnera, który ma na rzecz firmy świadczyć tego typu usługi, warto zwrócić uwagę na jego dotychczasowe doświadczenie, kadrę, certyfikaty i możliwości logistyczne. Na polskim rynku usługodawcą realizującym tego typu zlecenia jest np. https://www.rhenus-data.pl/pl/.
Roli odpowiedniego utworzenia i zabezpieczenia firmowego archiwum nie można bagatelizować. Uszkodzenie lub utrata dokumentów może skutkować poważnymi sankcjami i zagrozić stabilności funkcjonowania firmy. Tylko dzięki dobrze sporządzonemu, zarządzanemu i zabezpieczonemu archiwum można zyskać pewność, że gromadzonym i przetwarzanym w przedsiębiorstwie danym nic nie grozi.
