Choć digitalizacja dokumentów pracowniczych wymaga zaangażowania zarówno zasobów ludzkich, jak i finansowych, to długoterminowe korzyści tego procesu mogą okazać się nieocenione dla firmy. Aktualne wydarzenia i obowiązek przenoszenia pracy z przedsiębiorstw do domów tylko to potwierdzają.
Ostatnie wydarzenia – m.in. praca zdalna dużej części pracowników z powodu zagrożenia COVID-19 – utwierdzają w przekonaniu, że cyfryzacja i automatyzacja procesów jest niezwykle istotna we współczesnym przedsiębiorstwie. Jest to dobrze widoczne także w obszarze kadr i płac, gdzie tradycyjny model prowadzenia dokumentacji wydaje się być skazany na porażkę i będzie musiał ustąpić nowoczesnym metodom gromadzenia i udostępniania danych – zwłaszcza, że digitalizacji sprzyjają aktualne uwarunkowania prawne.
Przypomnijmy, że rok 2019 rozpoczął się przełomowymi zmianami w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej, wprowadzonymi ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357; dalej: ustawa). Jako akt wykonawczy do ustawy wydano rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369; dalej: rozporządzenie), implementujące szereg istotnych modyfikacji związanych z prowadzeniem i przechowywaniem tej dokumentacji.
Plusy cyfryzacji w kadrach i płacach
Obecnie bez trudu możemy znaleźć coraz bardziej zaawansowane rozwiązania informatyczne, umożliwiające transformację cyfrową, która znacznie ułatwia życie przedsiębiorcom i pracownikom. W obszarze zarządzania zasobami ludzkimi są to nie tylko systemy kadrowo-płacowe, ale także np. portale pracownicze umożliwiające bieżący wgląd do danych i dokumentów. Korzystanie z tego typu rozwiązań istotnie skraca czas obsługi administracyjnej szeregowych pracowników oraz kadry menedżerskiej, pozwalając przeznaczyć go na inne zadania przynoszące wymierne korzyści dla organizacji.
Digitalizacja dokumentacji przynosi także inne profity, choćby w postaci możliwości zastosowania lepszych zabezpieczeń przed zniszczeniem czy dostępem niepowołanych osób, co czasem ciężko utrzymać w odniesieniu do dokumentacji w wersji papierowej. Skutki nieprzestrzegania zasad przechowywania i ochrony danych osobowych (w tym także dokumentów pracowniczych) mogą zaś przejawiać się w bardzo dotkliwych karach finansowych.
Oczywiście trzeba mieć na uwadze, że proces implementacji elektronicznej postaci dokumentów pracowniczych wymaga zaangażowania określonych zasobów – zarówno ludzkich, jak i finansowych, a także może trwać kilka miesięcy. Jednak inwestycja w ten obszar z pewnością jest warta rozważenia.
Podpowiedzi dla przedsiębiorców
Co więc powinny wiedzieć firmy chcące postawić na cyfryzację w obszarze kadr i płac? Przed wdrożeniem takiej zmiany, zawsze powinna być ona poprzedzona analizą i określeniem zakresu elektronizacji, czyli sprecyzowaniem, która część dokumentacji pracowniczej zostanie zdigitalizowana.
Po podjęciu decyzji o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, należy wybrać narzędzia informatyczne, które obsłużą wybrane procesy z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Rozporządzenie wskazuje, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej powinna być prowadzona i przechowywana w systemie informatycznym zapewniającym:
- zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
- integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
- stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych (tj. identyfikatora dokumentu, identyfikatora dokumentacji, rodzaju dokumentu, daty powstania dokumentu, daty opatrzenia skanu kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, numerem PESEL pracownika, imienia i nazwiska pracownika, nazwy pracodawcy, daty utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów),
- wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Kolejny krok, który musi wykonać przedsiębiorstwo, to opracowanie harmonogramu prac oraz wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację. Należy także zadbać o upoważnienie wykonawców prac do przetwarzania danych osobowych w taki sposób, aby spełnić wymogi RODO.
Przenoszenie dokumentacji
Zgodnie z zapisami kodeksu pracy, pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Obowiązujące przepisy nakazują zabezpieczyć dokumentację przechowywaną w postaci elektronicznej. Rozporządzenie wskazuje, że właściwe zabezpieczenie polega m.in. na:
- systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń,
- opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania,
- stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń,
- bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów,
- przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.
Należy pamiętać o pracownikach
Co szczególnie istotne, planując cały proces, należy również pamiętać o realizacji jego końcowego etapu, czyli przekazaniu pracownikom papierowej wersji dokumentacji.
Pracodawca nie ma obowiązku informować pracowników o rozpoczęciu prac nad transformacją dokumentacji z wersji tradycyjnej na elektroniczną. Musi ich natomiast powiadomić o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru papierowej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Dlatego warto odpowiednio wcześniej przygotować protokoły przekazania, lokując je w komplecie z dokumentacją. Przyspieszy to wydawanie dokumentów i skróci czas oczekiwania na nie.
Podsumowując, w przedsiębiorstwach, które mają już za sobą proces cyfryzacji, znacznie łatwiej dostosowywać się do zmieniających się warunków w funkcjonowaniu – tak jak to ma miejsce obecnie. Dlatego decyzja o digitalizacji w obszarze kadr i płac w pozostałych firmach nie powinna być odkładana w zbyt daleką przyszłość.
Autorka: Barbara Kochańska-Mierzejewska, Senior Manager w MDDP Outsourcing
