W obecnych realiach gospodarczych dokonywanie transakcji z zagranicznymi kontrahentami nie jest już niczym nadzwyczajnym. Polskie firmy muszą jednak zachować czujność, gdyż niektóre płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów mogą wiązać się z obowiązkiem odprowadzenia tzw. podatku u źródła przez polskie przedsiębiorstwa dokonujące wypłaty należności.
Szczęśliwie postanowienia umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub ustawy podatkowe przewidują przypadki, gdy należny podatek może być obniżony albo płatnik podatku w ogóle zostanie zwolniony z jego poboru. Wymaga to jednak spełnienia odpowiednich warunków formalnych i materialnych, a podstawową przesłanką do zastosowania takich preferencji jest posiadanie certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta w przewidzianej przepisami formie.
Czym jest certyfikat rezydencji?
Definicja legalna certyfikatu rezydencji została zawarta w ustawach o podatkach dochodowych. W myśl ustaw PIT i CIT certyfikat jest dokumentem wydawanym przez właściwą administrację podatkową, potwierdzającym miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych (miejsce siedziby lub miejsce zamieszkania). Certyfikat może być też wydany przez polską administrację skarbową w trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń. Należy zauważyć, że wydany certyfikat może dotyczyć wyłącznie zaistniałych okoliczności tj. przeszłych i teraźniejszych stanów faktycznych, nigdy natomiast nie może odnosić się do zdarzeń przyszłych.
Pomimo tego, że przepisy wprost nie wskazują na formę wydanego certyfikatu, to ugruntowana linia orzecznicza organów podatkowych wskazuje na konieczność posiadania oryginału dokumentu w formie papierowej, a w przypadku posiadania kopii powinna ona być poświadczona przez notariusza za zgodność z oryginałem. Z kolei dokument w postaci elektronicznej może być uznany za posiadający moc wiążącą, o ile został opatrzony podpisem elektronicznym. Polski ustawodawca przewidział jednak wyjątek, gdy zastosowanie kopii certyfikatu rezydencji wywołuje na gruncie podatkowym takie same skutki, jak skorzystanie z oryginału. Począwszy od 1 stycznia 2019 r. ustawy PIT i CIT zezwalają na posługiwanie się kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli spełnione zostaną łącznie następujące przesłanki:
- pobór podatku dotyczy przychodów ze świadczenia tzw. usług niematerialnych (np. usługi doradcze, księgowe, badanie rynku, prawne czy reklamowe),
- kwota wypłacanych należności na rzecz tego samego podmiotu nie przekracza w roku kalendarzowym 10 000 zł, a informacje wynikające z przedłożonej kopii nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.
Na uwagę zasługuje też fakt, iż certyfikatu rezydencji nie zastąpi inny dokument wystawiony przez właściwą administrację podatkową. Certyfikatem nie będzie zatem dokument o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej czy potwierdzenie rejestracji dla celów VAT. W rezultacie dokument, który nie spełnia definicji certyfikatu rezydencji, może być zakwestionowany przez organy skarbowe, a w konsekwencji skorzystanie z preferencji czy ulg może zostać zanegowane w postępowaniu kontrolnym tudzież podatkowym.
Korzyści podatkowe płynące z posiadania certyfikatu
Jak już wspomniano, uzyskanie prawidłowego certyfikatu rezydencji od kontrahenta może mieć wymierne skutki podatkowe dla krajowych firm wypłacających należności zagranicznym podmiotom. Dokonując bowiem pewnego uproszczenia, niektóre wypłaty należności na rzecz zagranicznych kontrahentów (w tym m.in. wypłaty dywidendy, odsetki, opłaty licencyjne czy wynagrodzenie za świadczenie niektórych usług niematerialnych na rzecz nierezydentów spoza Polski) mogą skutkować powstaniem zobowiązania podatkowego w postaci zryczałtowanego podatku dochodowego (obowiązujące stawki to 10%, 19% i 20%), powszechnie znanego pod nazwą „podatku u źródła” (z ang. withholding tax). Zasadniczo podmiotem zobowiązanym do odprowadzenia podatku u źródła jest polski podmiot wypłacający należność (np. nabywca usługi), który, występując w charakterze płatnika, pobiera i odprowadza podatek do polskiego urzędu skarbowego. Co istotne, ekonomiczny ciężar zapłaty podatku może spoczywać również na podmiocie wypłacającym należność.
W tym miejscu kluczową rolę pełni właśnie certyfikat rezydencji otrzymany od zagranicznego kontrahenta, którego posiadanie może oznaczać skorzystanie z następujących preferencji podatkowych:
- zastosowanie obniżonej stawki podatku u źródła, wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania albo
- niepobranie (zwolnienie z poboru) podatku na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, albo
- zastosowanie zwolnienia z poboru podatku na podstawie ustawy o podatku dochodowym (dotyczące wypłaty dywidendy z tytułu udziału w zyskach osób prawnych na podstawie art. 22 ust. 4 ustawy CIT).
Co prawda, w świetle przysługujących preferencji podatkowych samoistne posiadanie certyfikatu rezydencji nie jest wyłącznym warunkiem do skorzystania z ulgi. W celu zastosowania preferencji przepisy wymagają również spełnienia innych warunków formalnych i materialnych, w tym złożenia odpowiednich oświadczeń czy zachowania należytej staranności. Niemniej jednak w interesie przedsiębiorców dokonujących wypłat należności czy wynagrodzeń na rzecz zagranicznych podmiotów leży zdobycie odpowiedniej dokumentacji skutkującej obniżeniem obciążeń fiskalnych. Uzyskanie certyfikatu stanowi zatem podstawowy i kluczowy element planowania podatkowego przy dokonywaniu transakcji i płatności transgranicznych.
Autor: radca prawny Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.
