Często zdarza się, że pacjentów dziwi stan uporządkowania panujący w placówkach medycznych. Podajemy imię, nazwisko i adres zamieszkania, a pozostałe informacje na nasz temat są w krótkim czasie wyszukane przez recepcjonistów.
Wbrew pozorom, nie jest to zasługa systemów informatycznych. Pomimo stale rozwijającej się technologii, kartoteki pacjentów wciąż są w większości przetrzymywane w wersjach papierowych. Jakie istnieją metody przechowywania kartotek w przychodniach i biurach? O tym wszystkim opowiemy poniżej.
Kartoteki nie tylko w przychodniach
Idąc do pracy biurowej zaczynamy dostrzegać, że odpowiednia segregacja i kategoryzowanie dokumentów jest podstawą funkcjonowania każdej firmy. Większość biur i urzędów pracuje w trybie sortowania kartotek. Wniosek z tego taki, że forma ta nie jest wykorzystywana jedynie w służbie zdrowia. Każda kartoteka dotyczy jednego podmiotu i zawiera wszystkie niezbędne informacje, potrzebne do identyfikacji oraz sprawdzenia historii działalności. W medycynie, kartoteka to niezbędnik do określenia stanu zdrowia pacjenta i znalezienia wszystkich informacji odnośnie świadczenia usług medycznych od czasu rejestracji.
W innych branżach, jest to po prostu zbiór informacji na temat klienta bądź kontrahenta, uwzględniający całą historię transakcji z firmą. Często kartoteki występują także w policji, gdzie służą do identyfikacji przestępców i zapisu popełnianych przez nich wykroczeń.
Struktura i przechowywanie kartotek
Aby efektywność pracy w urzędzie była zadowalająca, wszystkie kartoteki muszą być sprawnie posegregowane i zawsze odkładane w przeznaczonych do tego miejscach. W innym przypadku, ich szukanie może zająć sporo czasu, co nie jest zbyt wydajne. Kartoteki to nic innego, jak po prostu kartonowe teczki. Na każdej z nich powinien się znaleźć dokładny opis i nazwa dotyczącego ich podmiotu.
Posortowanie kartotek powinno być zrobione w logiczny i przemyślane sposób. W przychodniach, najpopularniejszym rozwiązaniem jest segregacja na podstawie adresu. W firmach, może to być rozwiązane przez wzgląd na rodzaj klienta bądź wykonywanej usługi. Do przechowywania odpowiednio pogrupowanych kartotek służy szafka kartotekowa. Posiada ona sporych rozmiarów szuflady, przeznaczone do wkładania kartotek o różnych formatach. Z pomocą takiego mebla, segregacja jest zazwyczaj mało wymagająca i prosta.
Czym charakteryzują się szafki kartotekowe?
Szafa kartotekowa jest zazwyczaj wykonana z blachy stalowej, co daje jej niesamowitą odporność na uszkodzenia mechaniczne. Dodatkowo, taki materiał zabezpiecza wszystkie dokumenty przed zawilgoceniem i w niektórych przypadkach przed ogniem. Ten rodzaj mebla może występować w wielu wariantach. Każdy z nich został opracowany z myślą o indywidualnych zastosowaniach. Istnieją szafki przeznaczone do gabinetów lekarskich, sekretariatów, biur, zakładów pracy czy placówek edukacyjnych.
Takie szafy cechuje przede wszystkim prostota w obsłudze. Wystarczy wysunąć jedną szufladę aby dostać się do upragnionej kartoteki. Łatwy dostęp i brak zbędnego sortowania to bezapelacyjnie oszczędność czasu, która przyczynia się do wzrostu efektywności pracy.
