Informatyzacja szeroko rozumianej administracji publicznej uległa w ostatnim czasie znacznemu przyspieszeniu. Praktycznie we wszystkich sprawach urzędowych, w tym w sprawach podatkowych, wymiana korespondencji może obecnie następować drogą elektroniczną. Co więcej, postępowanie przed sądami administracyjnymi również może toczyć się w całości elektronicznie, a już niedługo – bo 1 lipca 2021 r. – pełnej informatyzacji ulegnie również postępowanie przed sądami rejestrowymi.
Obszarem, który dalej pozostaje w znacznej części „papierowy” jest postępowanie przed sądami powszechnymi, chociaż i w tym przypadku wprowadzono w ostatnim czasie kilka ciekawych rozwiązań, w szczególności możliwość uczestnictwa w zdalnych rozprawach.
Ustawodawca postanowił wykonać kolejny krok w procesie upowszechnienia informatyzacji kontaktów obywateli z państwem, uchwalając ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ustawa kompleksowo reguluje kwestię elektronicznej wymiany korespondencji pomiędzy obywatelami i urzędami i wprowadza kilka zasadniczych zmian, które można byłoby bez większej przesady określić jako rewolucyjne.
Podstawowe założenia
Doręczenie elektroniczne, również w sprawach podatkowych, ma stać się zasadą, a „tradycyjne” doręczenie papierowe – wyjątkiem. Nowo tworzony system ma w założeniach zastąpić obecnie stosowaną komunikację za pośrednictwem platformy ePUAP – „wygaszenie” systemu ePUAP nastąpi po 30 września 2029 r. Korespondencja urzędowa będzie doręczana przez podmioty publiczne na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych. Każda osoba będzie posiadać jedną skrzynkę do doręczeń elektronicznych, wykorzystywaną do celów komunikacji urzędowej.
Usługa doręczenia elektronicznego ma być zasadniczo dobrowolna. Część podmiotów została jednak zobowiązana do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych – są to m.in. adwokaci i radcy prawni wykonujący zawód. Muszą oni utworzyć taki adres dość szybko, bo do 1 października 2021 r. W przypadku osób wykonujących działalność gospodarczą oraz podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, utworzenie takiego adresu nastąpi z urzędu. Doręczenie elektroniczne będzie mogło być potencjalnie wykorzystywane również w komunikacji między przedsiębiorcami, zastępując obecnie wykorzystywaną formę rejestrowanego listu poleconego.
Uzupełnieniem usługi doręczenia elektronicznego ma być tzw. publiczna usługa hybrydowa, zapewniająca możliwość odbierania korespondencji w postaci papierowej tym osobom, które nie będą chciały lub mogły odbierać korespondencji w drodze elektronicznej. Takie pisma będą pierwotnie wysyłane jako pisma elektroniczne, ale przed ich faktycznym doręczeniem zostaną wydrukowane i przekazane adresatowi w tradycyjnej formie papierowej.
Stopniowo do celu
Usługa doręczenia elektronicznego oraz tzw. publiczna usługa hybrydowa, będą wprowadzane stopniowo. Najwcześniej, bo od 1 października 2021 r., doręczać elektronicznie będą organy administracji rządowej. Najpóźniej nowymi zasadami doręczeń zostaną natomiast objęte m.in. sądy powszechne – w ich przypadku ustawa wejdzie w życie 1 października 2029 r. Wątpliwości może budzić bardzo odległy termin wdrożenia ustawy w sądach powszechnych, zwłaszcza, że jest to obszar działalności państwa niejako „wykluczony” cyfrowo.
W dobrym kierunku
Informatyzacja doręczeń ma wiele plusów. Wysyłka pism elektronicznych jest co do zasady tańsza, wygodniejsza, mniej pracochłonna i szybsza. Do niektórych osób mogą również przemawiać argumenty dotyczące łatwiejszej archiwizacji wysyłanych i odbieranych dokumentów, czy też argumenty natury ekologicznej (mniej zużytego papieru). Ustawa o doręczeniach elektronicznych jest więc niewątpliwie krokiem w dobrym kierunku.
Niemniej jednak wydaje się, że niektóre zmiany wprowadzane są zbyt wolno. Cieszy natomiast przedstawienie jasnego harmonogramu cyfryzacji działalności podmiotów publicznych. Pozostaje mieć nadzieję, że terminy te będą dotrzymane i nie zajdzie potrzeba ich przedłużania – tak, jak miało to miejsce w przypadku elektronizacji postępowań przed sądami rejestrowymi.
Jarosław Józefowski, radca prawny, senior associate w Enodo Advisors. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z CIT, szczególnie związanych z opodatkowaniem międzynarodowym. Posiada doświadczenie w projektach realizowanych m.in. dla podmiotów z branży energetycznej, farmaceutycznej oraz finansowej.
