Druk w erze cyfrowej transformacji. Jak zmieni się jego rola?

0

87% przedsiębiorców uważa, że w ciągu najbliższych dwóch lat[1] druk pozostanie ważny dla ich działalności, natomiast 64% wskazuje na jego dominującą rolę aż do 2025 roku[2]. Digitalizacja jednak postępuje, a od 1 stycznia br. działy kadr w polskich firmach mogą przejść całkowicie na elektroniczne akta osobowe[3]. Jak cyfryzacja zmieni druk?

Cyfrowe połączenie

Rosnące znaczenie big data czy korzystanie przez pracowników z urządzeń mobilnych wymusza rozwój firmowych systemów IT. Wprowadzając zmiany wiele organizacji nie uwzględnia jednak drukarek czy skanerów – w efekcie nie współpracują one ze sobą ani z pozostałymi urządzeniami.

Marta Kudła, menedżer ds. rozwiązań biznesowych w firmie Konica Minolta
Marta Kudła, menedżer ds. rozwiązań biznesowych w firmie Konica Minolta

Brak kontroli nad drukiem i obiegiem informacji stwarza ryzyko wycieku lub kradzieży danych, obniża wydajność organizacji i dodatkowe koszty oraz stratę czasu, jaki pracownicy poświęcają na szukanie dokumentów. W dobie cyfryzacji konieczne staje się włączanie druku w szerszy proces zarządzania sprzętem, oprogramowaniem i IT firmy. Ułatwia to kontrolę systemu obiegu dokumentów i przepływ pracy, w efekcie zwiększając jej efektywność. Pozwala także w pełni korzystać z możliwości nowych technologii i dopasowywać je do ewoluujących potrzeb – wskazuje Marta Kudła, menedżer ds. rozwiązań biznesowych w firmie Konica Minolta.

Skala ma znaczenie

W biurach samej Grupy BMW w 44 krajach zarządza się ponad 11 tys. urządzeń drukujących. Dzięki połączeniu wielofunkcyjnych drukarek z inteligentnym oprogramowaniem i rozwiązaniami Konica Minolta, firma znacznie obniżyła koszty, zminimalizowała emisję CO2 i zwiększyła efektywność obiegu informacji na całym świecie. Różnicę odczuwa nie tylko przedsiębiorstwo, ale i środowisko.

Druk wspierany digitalizacją

Łączenie papierowych i cyfrowych procesów przetwarzania dokumentów umożliwiają usługi zarządzania drukiem (ang. Managed Print Services, MPS). Poza sprzętem i jego serwisowaniem, obejmują także śledzenie sposobu korzystania z floty drukarek, faksów, kopiarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz integrowanie ich z systemami IT, rozwiązaniami z zakresu cyberbezpieczeństwa czy procesami przepływu pracy. Już niemal co czwarty przedsiębiorca (23%) uważa, że usługi MPS odgrywają bardzo ważną rolę w transformacji cyfrowej, a ponad połowa (54%) oczekuje, że stanie się tak w ciągu dwóch lat[4].

Czytaj również:  Rok po RODO: Polacy coraz bardziej ufają, że pracodawcy chronią ich dane osobowe

– Wdrożenie usług zarządzania drukiem pomaga uprościć i zoptymalizować obieg dokumentów cyfrowych oraz drukowanych dzięki integracji środowisk druku i IT. Wdrażanie sprzętu i oprogramowania jest uzupełniane doradztwem w zakresie zarządzania procesami całej organizacji. Model „pay-as-you-use”, czyli opłat według faktycznego korzystania z usługi, zapewnia stabilność finansową i redukuje ponoszone przez firmę koszty podsumowuje Marta Kudła.

[1] https://quocirca.com/wp-content/uploads/2019/02/Quocirca-Print-Security-Feb-2019-Final-Web.pdf

[2] Źródło: Quocirca’s Global Print 2025 – 7 trends that will redefine the print industry in 2019, https://quocirca.com/content/7-trends-that-will-redefine-the-print-industry-in-2019/

[3] https://www.infor.pl/akt-prawny/DZU.2018.031.0000357,ustawa-o-zmianie-niektorych-ustaw-w-zwiazku-ze-skroceniem-okresu-przechowywania-akt-pracowniczych-oraz-ich-elektronizacja.html

[4] Quocirca “Managed Print Services Landscape 2018”,

https://quocirca.com/wp-content/uploads/2018/09/Quocirca-MPS-2018-Summary-Report-Web.pdf