Trwająca wciąż pandemia koronawirusa odcisnęła bardzo silnie swoje piętno na światowej gospodarce i wpłynęła mocno zarówno na pracowników, jak i pracodawców. Wiele firm zadaje sobie pytanie, czy w takiej sytuacji pakiety dodatków pozapłacowych mają jeszcze rację bytu, a sami pracownicy obawiają się, że utracą wsparcie ze strony swojej firmy. Tym samym działy HR mają przed sobą nie lada zadanie dostosowania oferowanych benefitów do faktycznych potrzeb i zabezpieczenia na nie budżetu.
Zmiany w benefitach w trakcie pandemii
Przede wszystkim nie wszystkie z oferowanych do tej pory benefitów będą możliwe do realizacji lub będą mocno ograniczone. Niektóre z nich przestały być przywilejem, a stały się po prostu codziennością — dotyczy to zwłaszcza pracy zdalnej, która obecnie nie jest już raczej postrzegana jako benefit dla pracowników, a stała się przymusem, na który wiele firm nie było zupełnie przygotowanych. Część zaś, jak np. imprezy integracyjne, jest całkowicie niemożliwa do realizacji. Oto kilka przykładów, jak w obecnej sytuacji zmieniły się najpopularniejsze dodatki do wynagrodzenia:
- karty sportowe — zamknięcie obiektów sportowych właściwie pozbawiło możliwości ich wykorzystania, choć część usługodawców oferuje w ich ramach treningi online,
- posiłki — zwiększono nacisk na bezpieczeństwo, m.in. ograniczając liczbę punktów odbioru/dostawy i wyłączając możliwość stołowania się w lokalach gastronomicznych (choć ta jest powoli odmrażana),
- przyzakładowe przedszkola/żłobki — całkowicie zamknięte, choć część oferuje wirtualne nauczanie i opiekę,
- opieka medyczna — znacznie ograniczono ilość przyjmowanych pacjentów na rzecz konsultacji telefonicznych.
Warto przy tym pamiętać, że zawieszone benefity mogą być stopniowo przywracane, jednak tempo tego procesu stoi wciąż pod znakiem zapytania, a ponowne uruchomienie części z nich może nieść ze sobą spore trudności.
Kolejnym efektem pojawienia się koronawirusa jest fakt, że zarządy i pracodawcy znacznie dokładniej będą monitorować budżet benefitowy. W związku z tym przedstawiciele działów HR będą musieli wskazać te najbardziej potrzebne pracownikom oraz na bieżąco weryfikować ich przydatność i skuteczność. Obecna sytuacja najprawdopodobniej przewartościowała potrzeby i pewne dodatki, z których pracownicy rzadko do tej pory korzystali (np. psycholog), będą stały o wiele wyżej w hierarchii.
Wartościowanie benefitów
Zasadniczo w obecnej sytuacji dodatki pozapłacowe można podzielić na trzy grupy — ponadczasowe, niedoceniane i przewartościowane.
Ta pierwsza obejmuje te, które cieszą się sporą popularnością niezależnie od sytuacji i raczej nie ulegnie to zmianie. Będą do przede wszystkim:
- system pochwał,
- posiłki,
- opieka medyczna,
- samochód służbowy,
- elastyczny czas pracy.
Do grupy niedocenianych zalicza się natomiast takie dodatki, które na pierwszy rzut oka są drobne i niewiele wnoszą, jednak ich brak może być mocno odczuwalny. Trafiają tutaj więc m.in.:
- parkingi,
- sprzęt,
- ubezpieczenia,
- dłuższe płatne przerwy,
- psycholog.
Trzecia grupa zawiera zaś wszystko, co znacznie straciło na wartości przez wzgląd na koronawirusa. Do tego worka trafiają np.:
- działania non-profit,
- integracje,
- karty sportowe,
- pakiety kulturalne.
Jak dostosować pakiet benefitów do potrzeb pracowników?
Odpowiedź jest stosunkowo prosta — trzeba zasięgnąć ich opinii i na jej podstawie zweryfikować sensowność oferowanych benefitów. Przykładowo utrzymywanie benefitu, z którego korzysta 3 z 200 osób, niekoniecznie jest dobrą inwestycją. Tutaj rodzi się jednak pewien problem logistyczny — jak przeprowadzić takie badanie, aby dotarło do możliwie największej liczby pracowników? Prostym, a zarazem skutecznym rozwiązaniem będzie ankieta. Powinna być ona anonimowa i dostosowana do charakteru wykonywanej pracy. Przykładowo wśród pracowników biurowych i zarządu można ją bez problemu przeprowadzić w formie elektronicznej, rozsyłając pocztą link. Natomiast w działach produkcji lepsze efekty osiąga się, udostępniając ją pracownikom w formie drukowanej, np. jako dodatek do gazetki pracowniczej lub przekazując ją im przez bezpośredniego przełożonego. Warto zawrzeć w niej zarówno pytania zamknięte (np. wielokrotnego wyboru), jak i otwarte (np. dlaczego chętnie korzystasz z danego benefitu) oraz punkt dotyczący sugestii wprowadzenia jakiegoś nowego benefitu. Czy zawarte w niej pytania powinny się różnić na poszczególnych szczeblach firmy? To zależy od tego, czy występują wyraźne różnice między oferowanymi im pakietami. Ankietę taką można też bez problemu połączyć z ankietą satysfakcji z pracy. Zebrane w ten sposób dane należy uważnie przeanalizować i na ich podstawie podjąć następujące decyzje:
- co zostanie w pakiecie,
- co trzeba będzie wycofać,
- co warto wprowadzić do pakietu (o ile będzie taka możliwość),
- które pozycje wymagają poprawy lub modyfikacji,
- których propozycji nie da się zrealizować lub można będzie wprowadzić później.
Trzeba także pamiętać o odpowiednim feedbacku — każdy pracownik powinien otrzymać informację zwrotną dotyczącą ww. decyzji oraz uzasadniające je dane liczbowe. Przy wprowadzaniu nowych dodatków pozapłacowych konieczne jest także poinformowanie o tym każdego objętego nimi pracownika oraz przedstawienie zasad korzystania z danego benefitu.
Ponadto warto objąć analizą także dane uzyskane od firm obsługujących konkretny benefit dotyczące: poziomu wykorzystania, dostępności i jakości. Oczywiście nie chodzi tutaj o szczegółowe informacje o konkretnym pracowniku, a jedynie dane statystyczne, których nie obejmuje RODO — niepotrzebne więc będą dane w rodzaju: Jan Nowak odwiedził 5 razy przychodnię, a jedynie liczbowo wyrażone informacje na temat ilości osób i częstotliwości korzystania z danego dodatku. Nie powinno być zatem problemu z ich udostępnieniem.
Jak często przeprowadzać takie analizy? Absolutne minimum to raz/rok. Warto jednak decydować się na nie częściej, zwłaszcza w obecnej sytuacji. Dzięki temu będzie można na bieżąco monitorować cały pakiet dodatków i w razie potrzeby sprawnie go modyfikować, zgodnie z aktualnymi potrzebami.
W ramach ewaluacji i dostosowania do pracowników warto stworzyć matrycę dostępnych benefitów i uszeregować je pod względem zaspokajania konkretnych potrzeb. Przykładowo system pochwał pracowniczych służy zaspokajaniu potrzeby szacunku i uznania, a opieka medyczna — potrzeby bezpieczeństwa. Do których potrzeb przypisać konkretny benefit? Oto przykład takiego zestawienia:
- dofinansowanie do kursów, szkoleń, nauki języków — potrzeba samorealizacji,
- skrzynka pomysłów, karnety sportowe — potrzeba szacunku i uznania,
- pikniki rodzinne, działania non-profit — potrzeby społeczne,
- grupowe ubezpieczenie, wsparcie psychologa — potrzeba bezpieczeństwa,
- sleep roomy, obiady firmowe — potrzeby fizjologiczne i biologiczne.
Dlaczego warto zadbać o dodatki pozapłacowe także w trakcie pandemii?
Utrzymywanie pakietu benefitów, a zwłaszcza dobrze dopasowanego do potrzeb pracowników, daje wymierne korzyści, do których należą m.in.:
- wykazywanie przez pracowników większego zaangażowania w pracę i udział w dodatkowych projektach/zadaniach,
- budowanie pozytywnej relacji na linii pracodawcy-pracownicy i lepszego wizerunku firmy na rynku pracy,
- mniejszy wskaźnik rotacji,
- większe zainteresowanie zatrudnieniem w danej firmie,
- wysoki wskaźnik korzystania z dodatków pozapłacowych, a tym samym opłacalności inwestycji,
- pracownicy czują się docenieni oraz mają poczucie, że firma dba o nich i bierze ich zdanie pod uwagę,
- firma jest chętnie rekomendowana wśród rodziny i znajomych pracowników.
W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że zachowanie dobrze skrojonego pakietu dodatków pozapłacowych pozwala uniknąć scenariusza, w którym nagle brakuje wykwalifikowanych pracowników, gdyż wszyscy przeszli do hojniejszego pracodawcy.
Podsumowanie
Koronawirus z jednej strony zmusił społeczeństwo do zostania w domu i zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń, a z drugiej być może przyniósł rewolucję w kwestii dodatków pozapłacowych. Pracodawcy przestali się bowiem przerzucać obszernością swoich pakietów, a skupili się na ich jakości i faktycznych potrzebach pracowników. Jest to więc pierwszy, ale znaczący krok na drodze do personalizacji, zaspokajania potrzeb i po prostu ludzkiego podejścia do pracownika.
