W spółkach często zauważyć można skłonność do zaniżania odpisów aktualizujących należności lub też próby uniknięcia jego utworzenia. Jednak zgodnie z artykułem 28 ust.1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (UoR), istnieje obowiązek wyceny należności w kwocie wymaganej zapłaty – trzeba jej dokonać nie rzadziej niż na dzień bilansowy. Wszystko to przy zachowaniu zasady ostrożności – mówi Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland.
Na jednostce spoczywa obowiązek dokonania odpisu aktualizującego wartość należności przynajmniej na dzień bilansowy. Oczywiście podmiot może zdecydować o częstszym dokonywaniu odpisów, choćby z chwilą zaistnienia przesłanek wskazujących na taką konieczność.
W art. 35b ust. 1 ustawa o rachunkowości wskazuje, iż wartość należności podlega aktualizacji przy uwzględnieniu stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dokonanie odpisu aktualizującego, gdy mamy do czynienia z:
• należnościami od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości,
• przypadkiem oddalenia wniosku o upadłość, gdy majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;
• należnościami kwestionowanymi przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega,
• należnościami stanowiącymi równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego
• należnościami przeterminowanymi lub nieprzeterminowanymi o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności.
Ostatni punkt pozostawia pole do kształtowania wysokości odpisu. W przypadku nieprzeterminowanych należności trudno jednoznacznie oszacować prawdopodobieństwo ich nieściągalności. Dlatego tylko dysponując doświadczeniem w danej branży, wiedzą o dotychczasowym przebiegu współpracy z kontrahentem czy też informacją o jego aktualnej kondycji finansowej, można podjąć racjonalną decyzję dotyczącą konieczności i wysokości utworzenia odpisu.
Polityka rachunkowości pomocna przy tworzeniu odpisu
W tworzeniu odpisu aktualizującego należności pomocna może okazać się polityka rachunkowości stosowana w jednostce. Istnieje możliwość umieszczenia w niej wskazówki co do podstaw tworzenia odpisu, na przykład uznając okres zaległości w płatności za podstawę ustanowienia odpisu. Spółka dysponując danymi historycznymi i bieżącymi informacjami może ustalić przedziały czasowe, według których będzie dokonywała odpisów należności w odpowiedniej proporcji do okresu przeterminowania płatności. Przeprowadzając analizę wiekową należności, nie należy mylić terminu wystawienia faktury i daty płatności. Okres zwłoki w ich uregulowaniu trzeba bowiem liczyć od ustalonego dnia terminu zapłaty. Do należności o istotnym poziomie wartości nie można podchodzić standardowo i taki przypadek traktuje się odrębnie, dochodząc do informacji o przyczynie zwłoki i sytuacji finansowej kontrahenta. Warto też wziąć pod uwagę reakcję dłużnika na prośbę o dokonanie zaległej zapłaty oraz to, czy w umowie zostało zawarte zabezpieczenie transakcji, na przykład w postaci gwarancji lub weksla.
Ponieważ utworzenie odpisu i ujęcie go w księgach ma negatywny wpływ na wynik jednostki, nierzadko można spotkać się z niechęcią do jego tworzenia. Tym bardziej, że nie w każdym przypadku tworzony odpis ma charakter kosztu podatkowego. Zgodnie z art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym (updop), aby potraktować odpis w ten sposób, nieściągalność wierzytelności musi zostać uprawdopodobniona. Przypadki, gdy można ją za taką uznać, określa art. 16 2a ust.1 updop (patrz ramka 1).
Oczywiście nie jest to pełen wachlarz przesłanek do uprawdopodobnienia nieściągalności. Spółka może udokumentować ją też w inny, wiarygodny sposób. Należy jednak pamiętać, że kosztem podatkowym będzie odpis aktualizujący wartość należności wyłącznie w jej kwocie netto.
