Jak wygląda profesjonalnie przeprowadzone spotkanie biznesowe online

Office-365-brings-significant-new-value-1-1024×607

Jeszcze w IV kwartale 2019 r. 61 proc. Polaków deklarowało, że chciałoby pracować zdalnie, poza biurem. Home office, który jeszcze nie tak dawno uznawany był za benefit firmy, teraz stał się naszą codziennością. Praca z domu nie oznacza jednak zmniejszenia zakresu obowiązków, a wymaga dostosowania powierzonych zadań do nowych okoliczności i dostępnych narzędzi. O tym, jak profesjonalnie przeprowadzić biznesowe spotkanie online mówi Radosław Szafrański, członek zarządu w firmie rekrutacyjnej Michael Page.

Do niedawna telekonferencje największą popularnością cieszyły się w branżach IT, SSC, czy FMCG, gdzie często nawet finałowy etap rekrutacji odbywał się wirtualnie. Teraz organizowanie spotkań online jest już standardem, a wręcz koniecznością dla niemal wszystkich firm na całym świecie. Przeprowadzając wideo spotkanie ważne jest, aby stosować się do zasad, które pozwolą nam profesjonalnie poprowadzić rozmowę, aby była ona tak samo albo jeszcze bardziej efektywna niż „na żywo”. Jak to zrobić?

Przepis na profesjonalne spotkanie

  1. Zaplanuj i zorganizuj. Przed każdym spotkaniem online, poinformuj wcześniej rozmówców o tym, jakie narzędzia wykorzystacie, aby się skontaktować oraz jakie rozwiązania będą im potrzebne do tego, aby płynnie się porozumieć. Jeśli planujesz wideokonferencję, daj znać o tym uczestnikom, aby nie byli zaskoczeni koniecznością włączenia kamerki. Jeszcze przed spotkaniem upewnij się również, że każdy rozmówca ma dostęp do odpowiednich programów i narzędzi, z których będziecie korzystać oraz, że potrafi się nimi posługiwać. Pamiętaj o tym, że osoba, która jest organizatorem spotkania często również udostępnia pliki i dokumenty, pokazując je np. na ekranie swojego monitora. W związku z tym, zadbaj o to, aby wcześniej uporządkować pulpit. Warto również zapisać wszystkie dokumenty w jednym folderze i udostępnić je uczestnikom przed spotkaniem.
  2. Ustal agendę czasową. Przed każdą wideorozmową istotne jest wcześniejsze sporządzenie agendy czasowej. Określenie przewidywanej długości spotkania pomoże jego uczestnikom w odpowiednim przygotowaniu się do rozmowy i pozwoli optymalnie wykorzystać czas na poruszenie konkretnych zagadnień. Warto zarezerwować sobie dodatkowy margines czasowy, aby nie ulegać presji i mieć pewność, że w razie nieplanowanego przedłużenia wideokonferencji, nasz plan dnia nie ulegnie rozbiciu. Kluczem do efektywnej wideorozmowy jest zadbanie o to, aby liczba uczestników odpowiadała rzeczywistym potrzebom spotkania.

–  Zbyt duże grono odbiorców może wywołać chaos w rozmowie, w wyniku którego ciężko będzie dojść do porozumienia, a ograniczenie liczby uczestników do niezbędnego minimum pomoże zapanować nad przebiegiem spotkania i zoptymalizuje czas jego trwania – dodaje Radosław Szafrański z Michael Page.

  1. Wyznacz cel wideo spotkania. Aby konferencja online przebiegła w sposób zaplanowany i każde zagadnienie zostało omówione, należy ustalić konkretny cel, dla którego uczestnicy się zdzwonili, aby spotkanie nie wyszło poza określone ramy.
  2. Podsumowanie spotkania. Po przeprowadzonej rozmowie warto podsumować spotkanie, aby wszelkie ustalenia nie umknęły jego uczestnikom. Jeśli jesteś organizatorem spotkania, poproś swojego współpracownika, aby notował wszelkie ustalenia, gdyż skupiając się na prowadzeniu telekonferencji i udostępnianiu materiałów, może zabraknąć Ci czasu na sporządzanie notatek.

Wystrzegaj się…

  1. Nieprofesjonalnego podejście do spotkania

Podstawowym błędem podczas spotkania online jest niepoważne podejście uczestników do rozmowy i panująca atmosfera rozluźnienia. Fakt, że rozmowa prowadzona jest z domu nie zwalnia uczestników z profesjonalnego podejścia i szacunku do współrozmówców. Ważna jest nasza prezencja przed uczestnikami oraz odpowiedni, schludny i elegancki ubiór, który obowiązywałby nas również podczas spotkania na żywo – komentuje Radosław Szafrański

  1. Wyłącz inne komunikatory. Warto zwrócić uwagę, aby podczas udostępniania odbiorcom swojego ekranu, wyświetlał on jedynie niezbędne treści. Wszelkie włączone inne komunikatory, kanały social media, zakładki w wyszukiwarce, które tematycznie odbiegają od toku rozmowy mogą zakłócać komunikację i zostać odebrane jako przejaw nieprofesjonalizmu.
  2. Znajdź alternatywne rozwiązanie. Brak połączenia z Internetem albo słaby zasięg mogą skutecznie uniemożliwić nam przeprowadzenie spotkania online. Warto zabezpieczyć się przed taką ewentualnością i mieć plan zapasowy w postaci np. dodatkowego routera albo innego narzędzia (komunikatora), które pozwoli skontaktować się z uczestnikami. Poinformuj rozmówców
    o alternatywnym rozwiązaniu, aby również byli gotowi na uruchomienie dodatkowego narzędzia.

Obserwowany od kilku lat postęp technologiczny sprawia, że komunikatory internetowe są nie tylko alternatywą dla standardowych spotkań biznesowych, ale ich przyszłością. Umożliwiają one codzienną i niezakłóconą pracę zespołów rozproszonych, których członkowie pracują z wielu miejsc na świecie, dlatego możemy spodziewać się, że wideokonferencje będą stopniowo wypierać bezpośrednie rozmowy służbowe, zwłaszcza te międzynarodowe – podsumowuje Radosław Szafrański z Michael Page.