Nie da się efektywnie rozwijać przedsiębiorstw, kiedy tylko co piąta wdrażana zmiana w pełni osiąga zakładane cele. Nie można włączyć się w nurt nowoczesnej gospodarki (Przemysł 4.0), kiedy dramatycznie spada poziom wdrażania przedsięwzięć związanych z przeprojektowaniem procesów (spadek z 21% na 10% rok do roku) i wdrożeń technologii (spadek z 53% na 17% r.d.r). Czy przełom nastąpi dzięki częstszemu sięganiu po zwinne zarządzanie (Agile)? Właśnie opublikowano raport z IV Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą. Autorzy przebadali prawie 200 organizacji, w większości dużych firm. To największy tego typu raport w Polsce. Daje też rekomendacje, jak można zwiększyć efektywność wdrażanych przedsięwzięć i innowacji.
Z raportu przygotowanego przez Szkołę Zarządzania Zmianą wynika, że polskie firmy wciąż podejmują wiele ważnych zmian, ale nie osiągają w pełni zakładanych celów (w pełni osiągnięto cele jedynie w 20% przypadków). Z drugiej strony widzimy, że wzrosła liczba przypadków, gdzie korzystano z podejścia lub narzędzi bądź technik zwinnych – mówi Wiesław Grabowski, partner Szkoły Zarządzania Zmianą, trener, coach i konsultant zmian. Moim zdaniem świadczyć to może o tym, że firmy, które zaczęły wprowadzać zwinne podejście, są jeszcze w fazie uczenia i napotkały pewne trudności w przejściu od klasycznych do zwinnych sposobów działania, a te stosujące dotychczasowe metodyki nie poprawiły swoich osiągnięć.
Co firmy zmieniają i dlaczego? Kto kieruje zmianami?
Największa liczba respondentów – niemal 40% – wskazała, że głównym celem zmian była zmiana strategii – ten cel był na najwyższym stopniu podium również w ubiegłym roku. Ponad 1/3 wdrażanych zmian dotyczyło zmiany struktury organizacyjnej i niemal tyle samo miało na celu zmianę kultury organizacyjnej. Co czwarta opisywana zmiana była związana z redukcją kosztów. 75% wszystkich zmian trwało nie dłużej niż 12 miesięcy. Podobnie jak przed rokiem krótsze zmiany (trwające do 6 miesięcy) kończyły się najczęściej sukcesem.
Prawie 2/3 zmian było kierowanych zespołowo – przez koalicję liderów, ale liczba zmian zarządzanych zespołowo zmniejszyła się w porównaniu z rokiem poprzednim o ponad 10%. Zmiany w organizacji były najczęściej kierowane przez zespół projektowy złożony z menedżerów (26%) lub zespół projektowy złożony menedżerów i pracowników (23%). Co niepokojące, pomimo tego, że zespoły złożone z menedżerów i pracowników były wyraźnie skuteczniejsze, nie wzrasta liczba tak kierowanych zmian.
Wykazujmy się odwagą menedżerską i zapraszajmy pracowników liniowych do współpracy. Zwiększy to zaangażowanie pracowników w zmianę oraz pozwoli szybko otrzymywać informacje zwrotne od bezpośrednich odbiorców zmian i stosownie do nich reagować – mówi dr Jarosław Rubin, założyciel Szkoły Zarządzania Zmianą, konsultant procesów zmian w firmach.
Z jakim efektem wdrażano zmiany? Jaka branża radziła sobie najlepiej
Tylko 20% respondentów stwierdziło, że rozpatrywana zmiana osiągnęła w pełni zakładane cele. Inaczej mówiąc 80% zmian wprowadzanych w polskich organizacjach nie osiągnęło celów na poziomie w pełni zadowalającym inicjatorów zmian.
Lepiej od średniej radziła sobie z wdrażaniem zmian branża finansowa (banki, firmy ubezpieczeniowe oraz usługi finansowe), gdzie poziom realizacji celów sięgnął 29%. Na drugim końcu stawki znalazły się branża przemysłowa ze skutecznością 9% i IT – 13%.
Ubiegłoroczny lider efektywności dostał wyraźnej zadyszki – respondenci z branży produkcji przemysłowej surowo ocenili poziom sukcesu zmian w branży (9% w br. vs. 48% przed rokiem). Czy jest to ostrzeżenie w obliczu wyzwań Gospodarki 4.0?
Wyniki badań 2019 można uznać za wyjątkowo zaskakujące – komentuje dr Jarosław Ignacy, adiunkt Katedry Zarządzania Strategicznego UE we Wrocławiu i konsultant. Nastąpiło bowiem wyraźne pogorszenie sytuacji przedsiębiorstw i był to największy spadek w historii badań. Zmiany strategii, choć coraz bardziej potrzebne, stają się coraz trudniejsze. W tym zakresie w latach 2016-2019 następują niekorzystne zmiany. Pełny sukces w zmianie strategii w 2019 deklaruje już tylko 16% firm i odsetek ten systematycznie spada od początku badania (28%).
Pozostaje ucieczka do przodu!
Czasem trzeba zrobić krok do tyłu by potem móc postawić dwa do przodu. Tak chciałoby się myśleć patrząc na tegoroczne wyniki badania –komentuje wyniki Marek Naumiuk, partner Szkoły Zarządzania Zmianą, trener, konsultant, interim manager. Pojawiają się sygnały budzące nadzieję – Metodyki zwinne (Agile, Scrum, Design Thinking) pojawiają się w coraz większej liczbie procesów zmian, ale efekty ich stosowania nie są jeszcze satysfakcjonujące. Zwinne metodyki, uwzględniające, że zmiana składa się z cykli diagnozy, planowania działań, działania i przeglądu efektów, i zakładające posługiwanie się eksperymentem w celu sprawdzania pomysłów w praktyce, przekonują do siebie coraz większą liczbę zarządzających zmianami (około 50%).
Wybierając metodykę warto poznać ją (przeszkolić się), wypróbować ją w praktyce i ewentualnie zmienić w przypadku braku powodzenia (rezultaty badania pokazują, że koncentracja na jednej metodyce nie jest gwarancją sukcesu) – mówi dr Jarosław Rubin.
Jak przed rokiem, najczęściej wykorzystywanym narzędziem komunikacji było spotkanie informacyjne menedżerów liniowych z podwładnymi, ale najskuteczniejszym narzędziem komunikacji okazała się tablica Kanban, wykorzystywana w co piątej organizacji wdrażającej zmianę.
Po raz kolejny najczęściej, bo w 80% przypadków, wykorzystywanym narzędziem budowy zaangażowania jest danie możliwości pracownikom wyrażenia swojej opinii dotyczącej wdrażanej zmiany. To bardzo cieszy, że jest to dostrzegane przez większość liderów zmian – zauważa Wiesław Grabowski. Z drugiej strony, spośród tych, którzy z niego skorzystali tylko 44% respondentów stwierdziło, że odniosło sukces. Istotne jest więc nie tylko zbieranie informacji zwrotnych, ale jej wykorzystanie, czyli podjęcie działań korygujących.
Co ma (może mieć) największy negatywny wpływ na wdrażanie zmiany? Ankietowani najczęściej wskazywali sabotowanie procesu zmian przez niektórych pracowników (ponad 60%).
Jakie czynniki miały najsilniejszy pozytywny wpływ na proces przeprowadzania zmiany? Tu ankietowani wskazywali przede wszystkim na zaangażowanie pracowników w proces zmian (80%) oraz pracę zespołową (79%).
Odpowiedź na pytanie: jak zwiększyć efektywność zarządzania zmianą, nie jest oczywista. Wyniki i wnioski z IV Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą dowodzą, że bez radykalnych zmian w zarządzanie zmianą w Polsce trudno będzie podejmować wyzwania stojące przed firmami.
* Raport powstał na bazie IV Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą, przeprowadzonego w listopadzie i grudniu 2018 r. przez Szkołę Zarządzania Zmianą. W badaniu wzięło udział 180 respondentów. Co czwarty z respondentów należał do kadry zarządzającej organizacją, a niemal 40% kierowało wdrożeniem opisywanej zmiany.
