Nawet 70% czasu potrzebnego na zarządzanie wynajmem centrum handlowego można zaoszczędzić z wykorzystaniem nowego oprogramowanie Lease Commander, wprowadzonego na polski rynek przez kancelarią prawniczą Causa Finita. System informatyczny, stworzony przez rzeszowskich prawników oraz firmę informatyczną Appgo, pozwala na szybkie i intuicyjne zarządzanie umowami najmu, umożliwia zebranie w jednym miejscu istotnych warunków biznesowych ze wszystkich umów, zestawienie ich ze sobą i wykrycie ewentualnych sprzeczności. W trakcie negocjacji ułatwia też wykrycie, że żądania jednych najemców nie mogą być spełnione wobec deklaracji złożonych wcześniej innym najemcom. Pomaga prawidłowo określić zakres dozwolonej działalności, kształtować harmonogram inwestycji i formułować inne zapisy. Nowe oprogramowanie pomaga zarządzać komercjalizacją centrum handlowego w sposób zdalny, co jest również niezwykle ważne w dobie pandemii koronawirusa.
Wynajem centrum handlowego to zwykle długotrwały i żmudny proces, podczas którego właściciele prowadzą równolegle wiele niełatwych rozmów z potencjalnymi najemcami. Klauzule o wyłączności na dany asortyment w obrębie centrum, zapewnienia co do konkretnego poziomu wynajmu powierzchni handlowej, gwarancje dotyczące obecności w obiekcie innych marek, zobowiązania do otwarcia centrum w z góry ustalonych okresach, czy graniczne terminy wydania lokali – to jedynie przykładowe zagadnienia, które muszą zostać szczegółowo uregulowane w umowach najmu, a które pokazują skalę skomplikowania całej procedury. Dotychczas właściciele zarządzali tymi danymi wykorzystując arkusze kalkulacyjne, abstrakty (wyciągi) z umów najmu oraz pocztę elektroniczną. Kancelaria Causa Finita, zajmująca się obsługą prawną centrów i sieci handlowych, przygotowała dla nich specjalne, dedykowane oprogramowanie Lease Commander, które w przejrzysty sposób organizuje i ułatwia zarządzanie procesem komercjalizacji. Można z niego korzystać na komputerze, tablecie czy smartfonie.
Program gwarantuje łatwy dostęp do najważniejszych i najbardziej aktualnych warunków umów najmu z każdym najemcą. Dane pogrupowane są w jednolity, przejrzysty sposób i pozwalają na dokonywanie rozmaitych zestawień i porównań. Informacje istotne lub bardziej skomplikowane można weryfikować w oparciu o podgląd fragmentu (wycinek) rzeczywistej, podpisanej umowy. Dodatkowo, system posiada szczegółowe kalendarium terminów, wspomagane przez zestaw powiadomień mailowych. Ponieważ w chwili zawierania umowy najmu strony nie znają jeszcze z reguły szczegółowych dat, na przykład otwarcia galerii, terminy w kalendarium mają charakter dynamiczny. Automatycznie dostosowują się do wskazanej przez wynajmującego, aktualnej, planowanej daty otwarcia obiektu dla ogółu klientów.
„W związku z dużym zainteresowaniem Lease Commanderem, pierwsze wdrożenia będą miały miejsce u naszych aktualnych klientów. Prowadzimy w tym zakresie zaawansowane prace. Prawnicy zespołu odpowiedzialnego za komercjalizację zajmą się wprowadzaniem danych, co sprawi, że implementacja oprogramowania u klienta odbywać się będzie w sposób skoordynowany, bez niepotrzebnych tarć organizacyjnych, a stała współpraca w zakresie obsługi prawnej pozwoli nam udoskonalać użytkowe funkcje programu”- mówi mec. Diana Kalita, zarządzająca praktyką komercjalizacji w kancelarii Causa Finita.
„Lease Commander automatycznie i na bieżąco analizuje umowy wszystkich lokali, weryfikując wykluczające się zapisy. Pozwala też na o wiele bardziej konstruktywną pracę z danymi, niż ma to miejsce w przypadku standardowego arkusza kalkulacyjnego. Przede wszystkim, pozwala w każdej chwili wygenerować dowolne zestawienie danych i informacji z umów najmu. Jest to szczególnie pomocne w razie potrzeby zestawienia danych, których się zwyczajowo do arkuszy nie wprowadza – kar umownych, odpowiedzialności za brak kluczowych najemców, informacji o reklamach najemcy na pylonach reklamowych, niestandardowych terminach, oknach handlowych, etc.” – mówi Mirosław Jabłoński z firmy informatycznej Appgo, współtwórcy oprogramowania.
W normalnych warunkach, aby przygotować takie przekrojowe zestawienie, prawnik musi poświęcić nawet kilkanaście godzin na przeanalizowanie wszystkich umów najmu w interesujących go obszarach. Tymczasem z systemem Lease Commander, wszystkie niezbędne informacje można wygenerować w kilka minut. Zalety oprogramowania są jeszcze bardziej widoczne, gdy zachodzi potrzeba dokonania wszechstronnej analizy umów najmu pod kątem ewentualnej sprzedaży centrum handlowego czy uzyskania finansowania.
„Szacujemy, że Lease Commander może o 70% skrócić czas potrzebny na przygotowanie np. raportu prawnego obejmującego umowy najmu centrum handlowego. Dzięki naszemu systemowi można zarządzać komercjalizacją w sposób zdalny, a to szczególnie ważne w obecnej sytuacji związanej z pandemią koronawirusa.” – dodaje mec. Diana Kalita.
Szczególnie ciekawą funkcją oprogramowania są alerty w przypadku, kiedy dana umowa najmu posiada zapisy sprzeczne z innymi, wcześniej zawartymi umowami. Pozwala to utrzymać porządek prawny i organizacyjny, a także uniknąć kosztownych błędów i nieporozumień zanim nowa umowa zostanie podpisana. System informuje na przykład użytkownika – i to już na etapie wprowadzania pierwszych danych – że termin otwarcia centrum pozostaje w sprzeczności z oficjalnym terminem wynikającym z harmonogramu albo że przypada on poza uzgodnionymi gdzie indziej oknami handlowymi, że w centrum brak jest najemców kluczowych, albo że asortyment danego najemcy narusza zapis o wyłączności w innej umowie. W przypadku właścicieli większej ilości projektów w toku, funkcja ta może pozwolić uniknąć wielu kosztownych pomyłek.
Prace nad systemem trwały ponad 8 miesięcy. System wykonano w technologii Laravel Framework.
