Nowelizacją Kodeksu spółek handlowych (KSH) z dniem 3 września 2019 roku wprowadzono możliwość udziału wspólników w zgromadzeniach wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, w tym w corocznych zwyczajnych zgromadzeniach wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (art. 2341 KSH).
Stworzona przez ustawodawcę możliwość nie oznaczała jednak, że wspólnicy funkcjonujących spółek z o.o. uzyskali automatyczne prawo odbycia najbliższego rocznego zwyczajnego zgromadzenie wspólników lub zgromadzenie nadzwyczajnego np. w formie wideokonferencji. Podstawową zasadą rządzącą elektronicznymi zgromadzeniami wspólników (identycznie jak miało to miejsce w przypadku walnych zgromadzeń spółek akcyjnych) był wymóg przewidzenia takiej możliwości i szczegółowego doprecyzowania procedury w umowie spółki.
Z tej przyczyny właściciele spółek zainteresowani skorzystaniem z możliwości odbywania zgromadzeń za pośrednictwem środków elektronicznego porozumiewania się powinni byli zawczasu podjąć aktywność i przeprowadzić odpowiednie działania zmierzające do wprowadzenia do umów ich spółek zapisów dających taką możliwość, jednocześnie ustalając szczegółową treść postanowień umowy spółki dotyczących tej materii w sposób najbardziej im odpowiadający i dostosowany do specyfiki działania danej spółki, umożliwiający sprawne i zapewniające poszanowanie uprawnień wspólników przeprowadzenie obrad zgromadzenia.
Trwająca epidemia wybuchła w newralgicznym dla większości spółek z o.o. okresie zamknięcia roku, wiążącym się z koniecznością odpowiedniego przygotowania i zatwierdzenia dokumentów sprawozdawczych zamykających rok (przede wszystkim sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności). Proces ten kończy w każdej spółce z o.o. zwołanie przez zarząd zwyczajnego zgromadzenia wspólników, które powinno odbyć się co do zasady do końca czerwca roku następującego po roku obrotowym, podczas którego organ właścicielski przede wszystkim dokonuje zatwierdzenia dokumentów sprawozdawczych, dysponuje zyskiem i zatwierdza działalność organu zarządzającego w poprzednim roku obrotowym poprzez udzielenie jego członkom absolutorium. Wybuch epidemii w tym okresie wymusił poszukiwanie rozwiązań umożliwiających zgodne z prawem zamknięcie roku bez fizycznego spotykania się wspólników spółki w celu podjęcia stosownych uchwał.
Epidemia odsłoniła, że pomimo istnienia takiej możliwości od 3 września 2019 roku, niewielka liczba spółek z o.o., w tym nawet spółek z udziałem Skarbu Państwa czy jednostek samorządu terytorialnego, zdecydowała się lub zdążyła wprowadzić do swoich aktów wewnętrznych odpowiednie regulacje umożliwiające przeprowadzenie w sposób elektroniczny zgromadzeń wspólników. O ile bardzo wiele spółek funkcjonujących w obrocie korzystało z istniejących już wcześniej przy wprowadzeniu odpowiedniej regulacji wewnętrznej możliwości podejmowania uchwał przez zarządy czy rady nadzorcze za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, o tyle organy właścicielskie spółek z o.o., być może z braku odpowiedniego poinformowania, w niewielkim zakresie wdrożyły te rozwiązania.
Zmuszony realiami, naprzeciw problemowi wyszedł ustawodawca wprowadzając w ostatecznie uchwalonej przez Sejm w dniu 31 marca 2020 r. ustawie o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw („Ustawa COVID-19”), dwojakie rozwiązania, które mają zmierzać od umożliwienia spółkom z o.o. zamknięcia roku w czasie pandemii w sposób zapewniający bezpieczeństwo zdrowotne wspólników.
Po pierwsze, ustawodawca w Ustawie COVID – 19 zastrzegł możliwość odroczenia terminu na sporządzenie rocznych dokumentów finansowych oraz odbycie zwyczajnych zgromadzeń poza 30 czerwca, które to odroczenie może nastąpić na podstawie rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów (art. 15zzh ust. 1 pkt 1) Ustawy COVID-19). Zgodnie z od razu wydanym na tej podstawie Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji terminy te zostały przedłużone o 3 miesiące z wyjątkiem spółek prowadzących działalność, do której stosuje się przepisy ustaw, o których mowa w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym, dla których termin ten wynosi 2 miesiące.
Po drugie, ustawodawca wprowadził, nowelizując art. 2341 KSH, możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jako zasadę. Oznacza to, że zgromadzenie w tej formie można przeprowadzić już także jeżeli umowa spółki nie przewiduje takiej możliwości. Wystarczy aby jej nie zabraniała.
Pierwotny projekt Ustawy COVID-19, skierowany do Sejmu 26 marca 2020 roku w zakresie spółek z o.o. zakładał jedynie rozszerzenie możliwości podejmowania na odległość uchwał organów zarządzających i nadzorczych spółek. Autorzy projektu w ramach autopoprawki z dnia 27 marca 2020 r. rozszerzyli te możliwości także na organy właścicielskie spółek z o.o.
W uzasadnieniu powołanej autopoprawki wskazano, że „potrzeba wprowadzenia projektowanych przepisów stanowi kontynuację, a przez to też systemową konsekwencję, uregulowania możliwości odbywania przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej posiedzeń rad nadzorczych oraz zarządów spółek kapitałowych, wykonywania na tych posiedzeniach prawa głosu. Nawiązuje do istniejących regulacji z art. 2341 KSH w spółce z o.o. i art. 4065 KSH w spółce akcyjnej. Projekt nie tylko wprowadza w sposób trwały możliwość udziału w zgromadzeniach przy pomocy środków komunikacji elektronicznej. W przeciwieństwie istniejącego dzisiaj stanu normatywnego projekt dopuszcza wspomnianą możliwość z mocy prawa (ex lege), a nie zaś z mocy umowy albo statutu spółki (ex contractu). Nie jest to jednak forma obowiązkowa. Tym samym nie wyklucza się prawa do udziału w zgromadzeniu w formie tradycyjnej. O możliwości udziału w posiedzeniu z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej będzie decydował zwołujący to zgromadzenie, czyli z reguły zarząd spółki”.
O ile samo rozwiązanie, jak każde inne zmierzające do poprawy funkcjonowania spółek w nowoczesnej rzeczywistości należy ocenić pozytywnie, o tyle trzeba się pochylić nad szczegółami pisanych pod presją czasu przepisów, aby na ich podstawie móc w prawidłowy sposób przeprowadzić zgromadzenia na odległość nie narażając się na późniejsze kwestionowanie podjętych na nim uchwał z uwagi na błędy proceduralne.
Po pierwsze, zgodnie ze znowelizowanym brzmieniem art. 2341 KSH o udziale w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (co należy rozumieć zgodnie z powołaną treścią uzasadnienia projektu jako możliwość, a nie nakaz wzięcia udziału w zgromadzeniu w tej formie, niemniej redakcja przepisu mogła być w tym zakresie bardziej precyzyjna), postanawia zwołujący to zgromadzenie. Z tym zapisem skorelowano nowelizację art. 238 KSH dodając do niego § 3, zgodnie z którym w przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje (ponownie w mojej ocenie należy odczytywać jako możliwość) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
Z powyższego jasno wynika, że na zwołującym zgromadzenie, czyli co do zasady na zarządzie, ciąży obowiązek prawidłowego sformułowania zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia, aby można było skorzystać ze środków porozumiewania się na odległość. Z przepisu wynika, że jeżeli taka informacja nie pojawi się w zawiadomieniu (w przypadku formalnego zwołania zgromadzenia w trybie art. 238 KSH) nie będzie takiej możliwości.
Kwestią do interpretacji, która w mojej ocenie może budzić pewne wątpliwości, będzie wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w przypadku zgromadzeń odbywających się w trybie art. 240 KSH tzn. bez formalnego zwołania. Wydaje się, że w takim wypadku możliwość udziału w zgromadzeniu w tym trybie powinna być wspólną, jednomyślną decyzją wspólników odbywających zgromadzenie bez formalnego zwołania (w takim przypadku konieczna jest obecność 100% kapitału zakładowego i brak sprzeciwu żadnego ze wspólników co do jego odbycia), a nie decyzją podmiotu inicjującego (zwołującego) zgromadzenie bez zachowania wymogów formalnych zwołania określonych w art. 238 KSH. Wydaje się, że spółka powinna zadbać o to, aby kwestia tego typu została doprecyzowana w regulaminie, który będzie regulował udział w zgromadzeniu za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o którym więcej poniżej.
Ustawodawca zrezygnował z zasady, że szczegółowe regulacje dotyczące udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinny zostać uregulowane w umowie spółki, cedując obowiązek ustalenia takich szczegółowych zasad w regulaminie, który w danej spółce ma przyjąć rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy.
Jednocześnie ustawodawca umożliwił przyjęcie takiego regulaminu w drodze uchwały podjętej na piśmie bez odbycia zgromadzenia, bezwzględną większością głosów. Takie postanowienie należy uznać za właściwe, ponieważ uniknięto absurdu, iż wspólnicy mogliby wziąć udział w zgromadzeniu za pomocą komunikacji na odległość, ale uprzednio musieliby się spotkać w celu przyjęcia regulaminu takich obrad.
Można postawić pytanie co w sytuacji, gdy wspólnicy wbrew regulacji nie przyjmą wskazanego regulaminu a podejmą uchwały z wykorzystaniem trybu porozumiewania się na odległość. Ustawodawca nie rozstrzygnął tej kwestii. W mojej ocenie podjęcie uchwał przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej pomimo braku przyjęcia regulaminu, o którym mowa w znowelizowanym art. 2341 KSH samo w sobie nie powinno stanowić przesłanki uchylenia lub stwierdzenia nieważności uchwały, niemniej kwestia ta może podlegać różnym ocenom, do czasu ukształtowania się stanowiska doktryny lub orzecznictwa i w najlepiej rozumianym interesie spółek i wspólników powinni oni zadbać o przyjęcie odpowiedniego regulaminu, który będzie zawierał precyzyjne i jasne postanowienia w jaki sposób przeprowadzić obrady z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i podjąć uchwały, zapewniając jednocześnie wszystkim wspólnikom równy udział, możliwość zabrania głosu, zgłaszania wniosków formalnych a także zgłaszania sprzeciwów wobec podjętych uchwał, zidentyfikować wspólników i zapewnić bezpieczeństwo komunikacji elektronicznej.
Na gruncie poprzedniego brzmienia art. 2341 KSH wskazywano w doktrynie, że wprowadzeniu możliwości brania udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie towarzyszy odejście od tradycyjnej koncepcji zgromadzenia, które musi być zlokalizowane w określonym miejscu i nie można przyjąć, że takie zgromadzenie ma charakter wirtualny. Nie ma podstaw aby inny wniosek wysnuć na podstawie regulacji wprowadzonych Ustawą COVID-19
Miejscem odbycia zgromadzenia powinno być zatem nadal wyznaczone w zawiadomieniu o jego zwołaniu miejsce na terytorium RP, zgodne z KSH i umową spółki, stanowiące centrum obrad, w którym powinien znajdować się co najmniej przewodniczący i protokolant (tak przyjmowano w piśmiennictwie na gruncie przepisów o walnych zgromadzeniach akcjonariuszy), a regulacja prawna wskazuje, że inni wspólnicy mogą wziąć w nim udział za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Nadal także udział w takim zgromadzeniu wspólników może odbywać się osobiście bądź przez pełnomocnika, który będzie mógł połączyć się z miejscem odbywania zgromadzenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku, spółka powinna jednak otrzymać pełnomocnictwo od wspólnika w formie pisemnej z odpowiednim wyprzedzeniem.
Reasumując, zmienione pod wpływem pandemii regulacje umożliwiły spółkom, które nie zdążyły bądź z jakiś przyczyn nie uznały za konieczne, wprowadzenia możliwości udziału w zgromadzeniach wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej do swoich umów, przeprowadzenie zgromadzeń w ten sposób na podstawie wewnętrznego regulaminu przyjmowanego przez radę nadzorczą lub wspólników, co należy ocenić pozytywnie. Niemniej wspólnicy przed podjęciem uchwał w tym trybie powinni zadbać o przyjęcie regulaminu o jasnej i precyzyjnej treści, a nowe regulacje nie umożliwiają odejścia od podstawowych reguł rządzących zgromadzeniem wspólników, do których należy zasada, że odbywa się ono w określonym miejscu na terytorium RP.
mec. Patrycja Wieczorek, Radca Prawny w Dziale Prawa Handlowego i Obrotu Międzynarodowego Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy.
