Praca zdalna zostanie na dłużej. Technologie chmurowe pomagają firmom

Polacy lubią pracować zdalnie. Przymusowy home office będzie sprawdzianem dla tego elastycznego modelu

Nawet co trzeci pracownik może już nie wrócić do biura po lockdownie – wynika z badań Gartnera. To dane globalne, ale i w Polsce coraz więcej firm przyznaje, że praca zdalna po prostu się sprawdziła i w okresie długoterminowym nabierze jeszcze większego znaczenia. Jak zatem w dłuższej perspektywie rozwijać firmę, wykorzystując technologie pracy na odległość?

Umiejętne rozstawienie aparatów lub kamer, wykorzystanie mobilnego greenboxa, nowoczesne oprogramowanie streamingowe oraz porady dotyczące oświetlenia i nagłośnienia – wszystko to nabiera dziś nowego znaczenia. Podczas kilku miesięcy lockdownu eksperci Canon Polska nie zrezygnowali ze spotkań z klientami, ale postawili na profesjonalne domowe studio do spotkań online, szkoleń czy webinarów.

– Odpowiednia prezentacja produktu, podobnie jak bezpośredni kontakt z klientem, to podstawa każdego biznesu – mówi Piotr Wieczorek, Business Development Manager B2C Canon Polska. – Podczas lockdownu nasz zespół B2C stanął przed wyzwaniem: jak zachować bezpieczeństwo, nie rezygnując z dotychczasowych standardów kontaktu z kontrahentami? Tak powstało prawdziwe domowe studio do internetowych transmisji i online spotkań z klientami wspomina.

W testowym spotkaniu online, zorganizowanym wspólnymi siłami producenta oraz jednej z uczelni, uczestniczyło ponad 400 studentów. Streaming video na żywo wygenerował prawie 6 razy większe zainteresowanie niż dotychczasowe wykłady prowadzone w klasyczny sposób – na żywo.

– Wszystko to wskazuje, że internetowe formy komunikacji, w tym także praca zdalna, będą nabierały coraz większego znaczenia. Nie sprawdziły się obawy przedsiębiorców, że pracownicy będą mniej wydajni podczas pracy z domu – komentuje Piotr Wieczorek.

Pięć filarów wydajnej pracy zdalnej

Istotnie – jak przekonują psychologowie biznesu, dobrze zorganizowana praca w domu może być niemal tak samo wydajna, jak biurowa. Warto jednak przestrzegać kilku zasad. Eksperci podzielili je na pięć głównych filarów:

  1. Psychiczny komfort. Warto odseparować się od domowych „rozpraszaczy”, zachować odpowiedni rytm pracy i pozostawać w regularnym kontakcie ze współpracownikami oraz przełożonymi.
  2. Uporządkowanie przestrzeni cyfrowej oraz analogowej. To kwestia, która dotyczy zwłaszcza firm na początku ich cyfrowej transformacji. Przejście w większej mierze na pracę zdalną może być dobrą okazją, aby większość dokumentacji przerzucić całkowicie do sieci.
  3. Odpowiednie narzędzia komunikacji. Niepewne połączenie, ciągły pogłos, brak wyraźnej wizji, opóźnienia – to częste bolączki wielu grupowych spotkań internetowych. Aby firma sprawnie działała na odległość, warto zadbać o dostarczenie pracownikom odpowiednich rozwiązań technicznych.
  4. Bezpieczeństwo cyfrowe. HomeOffice nie może być służyć jako okazja dla cyberprzestępców. Warto inwestować w świadomość pracowników oraz odpowiednie zabezpieczenia ze strony oprogramowania.
  5. Nowoczesne technologie. Znaczne ułatwienie i uporządkowanie codziennej pracy.

Z głową w chmurach

Ekspert Canon Polska znajduje odpowiedź na większość tych zagadnień. – To oprogramowanie chmurowe. Cyfrowy „mózg” firmy, znajdujący się nie w biurze, a w przestrzeni internetowej. Łączący poszczególnych pracowników oraz ich komputery, zapewniający nowoczesne i wydajne rozwiązania techniczne oraz wyśrubowane normy cyberbezpieczeństwa – mówi Dariusz Szwed, Product Business Development Manager, B2B w Canon Polska.

W ostatnich latach chmura obliczeniowa niemal całkowicie zintegrowała się z nowoczesnym biznesem. Coraz bardziej kreatywne pomysły przedsiębiorców udowadniają jej ogromną przydatność. Jedna z firm meblarskich udostępnia projekty mebli w przestrzeni chmurowej, pozwalając klientom pobrać (zakupić) gotowe schematy i zlecić produkcję mebli lokalnym wykonawcom w ich regionie. Dzięki pomysłowemu wykorzystaniu Internetu, zyskuje nie tylko firma-producent, ale też lokalna społeczność.

– Fascynują nas podobne pomysły, ale wcale nie musimy wybiegać myślami tak daleko – zwraca uwagę Dariusz Szwed. – Korzyści z wykorzystania technologii chmurowych są widoczne także w codziennej pracy, zwłaszcza tej na odległość. Zastosowanie oprogramowania chmurowego może na przykład uprościć system zarządzania dokumentami. Konkretne pliki będą na firmowym serwerze przypisane do konkretnego pracownika, uszeregowane w przejrzysty sposób i zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych.

Jeszcze lepsze osiągi mają dziś drukarki oraz skanery. – Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne mogą automatycznie rozpoznać skanowaną fakturę i wysłać ją bezpośrednio do odpowiedniego działu, powiadomić konkretnego pracownika o zawartych w dokumencie treściach albo zapisać plik w odpowiednim katalogu. Wszystko staje się prostsze i dużo bardziej czytelne. A to kluczowa wartość w sytuacji, gdy różni pracownicy pracują nad jednym tematem – podsumowuje Dariusz Szwed.

Jak przekonują eksperci, polscy przedsiębiorcy powinni pracować nad wydajnym wykorzystaniem możliwości, które daje im praca zdalna. Wydaje się bowiem, że „HomeOffice” pozostanie z nami na dłuższy czas. To nie tylko kwestia lockdownu, ale i cyfrowej transformacji biznesu, która w ostatnich latach nabiera wyraźnego przyspieszenia.