Jak zapewnić ciągłość pracy przedsiębiorstwa w dobie ciągłego zagrożenia koronawirusem SARS-CoV-2 wywołującym COVID-19? Jak przygotować biuro? Jak stworzyć pracownikom bezpieczne warunki pracy, zagwarantować odpowiednią ochronę? Jak pod względem kadrowym zoptymalizować pracę przedsiębiorstwa odpowiednio korzystając z dotychczasowych zasobów ludzkich bez konieczności redukcji etatów?
To pytania, na które zarówno pracodawcy, jak i pracownicy szukają odpowiedzi. Konieczność zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwach, reorganizacji warunków pracy, wprowadzenia pracy zmianowej, zdalnej, wydłużenia bądź skrócenia czasu pracy pracowników w poszczególne dni tygodnia – to tylko niektóre z zagadnień, przed którymi nie sposób uciec, a których biznesowe rozeznanie – w celu zapewnienia przedsiębiorstwu przetrwania – musi zostać podjęte nie tylko w krótkiej, ale i w długiej perspektywie. Naczelną zasadą, którą kierować się powinni pracodawcy powinno być dobro pracowników kształtowane w perspektywie dostosowania warunków ich pracy do nowej normalności przy jednoczesnym zachowaniu optymalizacji procesów gospodarczych.
Zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca powinien zapewnić pracownikom w miejscu pracy odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny pracy. W obecnej sytuacji, warunki te powinny dodatkowo uwzględniać ochronę przed możliwością zakażenia się wirusem COVID-19, a przynajmniej istotnie minimalizować zagrożenie zakażeniem przez pracowników. W zakres tego obowiązku wchodzi nie tylko zagwarantowanie bezpiecznej i higienicznej organizacji pracy w ogóle, ale również aktywne reagowanie na zmieniające się okoliczności, potrzeby, zagrożenia oraz kwestie zgłaszane przez pracowników na bieżąco. Z pewnością, otwartość pracodawcy na perspektywę pojedynczego pracownika w sposób pozytywny powinna wpłynąć na ogólne środowisko pracy.
Nowa normalność, to również takie zorganizowanie warunków pracy, aby ograniczyć osobiste kontakty pomiędzy pracownikami oraz pomiędzy pracownikami a klientami, podwykonawcami i innymi podmiotami biorącymi udział w procesie gospodarczym, zachowując odpowiedni dystans społeczny. W tym celu pracodawca powinien rozważyć rezygnację ze spotkań osobistych, a zastąpić je telekonferencjami. Jest to tym bardziej polecane rozwiązanie, że istnieje obecnie i stale jest udoskonalanych wiele narzędzi ułatwiających komunikację zdalną, a społeczeństwo coraz bardziej otwarte na takie możliwości. W przypadku niemożności uniknięcia spotkań osobistych, podstawą będzie stosowanie środków ochrony w postaci jednorazowych rękawiczek, maseczek, płynów dezynfekcyjnych oraz ograniczenie do minimum czasu trwania takich spotkań.
Działania profilaktyczne, których celem jest by wirus COVID-19 nie rozprzestrzeniał się w miejscu pracy jest również zapewnienie w miejscu wykonywania pracy środków do dezynfekcji rąk, a także zapewnienie czystości stanowisk pracy i ogólnie rozumianej higieny pracy, przejawiającej się w niekumulowania pracowników w niewielkich pomieszczeniach, ustalenie reguł korzystania z pomieszczeń wspólnych takich, jak np. kuchnia, sala konferencyjna, wprowadzenie obowiązku noszenia w biurze maseczek, umieszczenie w widocznym miejscu informacji, jak należy myć ręce, wskazanie pracownikom aby podczas wykonywania pracy nie dotykali dłońmi okolic twarzy, a zwłaszcza ust, nosa i oczu. W tych miejscach, w których niemożliwe jest zachowanie dystansu w trakcie pracy dobrym rozwiązaniem będzie umieszczenie nieprzepuszczalnych barier np. z prześwitującej pleksi.
Najlepszym rozwiązaniem, minimalizującym niemalże do zera możliwość rozprzestrzenienia się wirusa COVID-19 w środowisku pracowników wykonujących pracę w danej jednostce wydaje się zorganizowanie pracy zdalnej, ewentualnie zdalnej połączonej z pracą rotacyjną, w której ustalona z góry część zespołu wykonuje pracę z biura przez określony czas, np. kilka dni, a następnie zmienia się z tą częścią zespołu, która w tym czasie pracowała z domu przy założeniu braku kontaktu między członkami zespołów. W przypadku ewentualnego zarażenia lub obowiązku kwarantanny rozwiązanie takie pozwoli wyłączyć z obiegu jedynie część pracowników, podczas gdy pozostali mogą nadal aktywnie pracować. Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych uregulowała w podstawowym zakresie zasady pracy zdalnej. Ustawa określa pracę zdalną jako pracę określoną w umowie o pracę, wykonywaną przez czas oznaczony poza miejscem stałego jej wykonywania, czyli poza określonym w umowie miejscem pracy, zgodnie z poleceniem pracodawcy. Polecenie to powinno w celach dowodowych być dane na piśmie. Warunkami wdrożenia pracy zdalnej są umiejętności, możliwości techniczne i lokalowe pracownika, a także rodzaj świadczonej pracy, który pozwala na jej wykonywanie w sposób zdalny. Zgoda pracownika nie jest wymagana na taki sposób pracy, powinien być on jednak z pracownikiem uzgodniony w celu zapewnienia jej jak najefektywniejszego wykonywania. W naszej ocenie pracodawca ma możliwość narzucić pracownikowi obowiązek ewidencjonowania czynności wykonywanych z domu, w celu oceny efektywności wykonywanych zadań. Po stronie pracodawcy jest zapewnienie odpowiednich narzędzi pracy, pracownik może jednak używać własnego sprzętu pod warunkiem jednak ochrony informacji poufnych i zapewnienia ochrony tajemnic przedsiębiorstwa pracodawcy. Dyskusyjna pozostaje kwestia ekwiwalentu za korzystanie przez pracownika ze swojego sprzętu. Zgodnie z ustawą, przepisy o pracy zdalnej tracą moc 27 września 2020 r. W naszej ocenie jest jednak prawdopodobne, że ich obowiązywanie, z powodu pandemii zostanie przedłużone, a być może mogłoby również zostać na stałe wprowadzone do Kodeksu pracy. Pracodawca powinien pamiętać, że praca zdalna jest co do zasady okazjonalna i nie spełnia definicji telepracy, wobec czego przepisy BHP odnoszące się do telepracy nie będą obowiązywały przy pracy zdalnej. Bezpiecznym rozwiązaniem będzie określenie przez przedsiębiorcę w regulaminie pracy bądź w poleceniu wykonywania pracy zdalnej porządku oraz organizacji pracy zdalnej, w tym również w zakresie BHP. Dla pracowników istotna jest wiedza, że mają oni prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, w przypadku, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom BHP i stwarzają realne zagrożenie dla ich życia i zdrowia. Natomiast, jeżeli pracodawca zapewnia odpowiednie warunki BHP, odmowa wykonywania pracy przez pracownika, może stanowić podstawę do rozwiązania z nim umowy o pracę.
Jeżeli pracodawca zatrudnia osoby na umowę zlecenie, również jako zleceniodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki BHP zleceniodawcom, z którymi współpracuje.
Ustawa, przy spełnianiu przez przedsiębiorstwa określonych w niej warunkach, daje pracodawcom również inne możliwości w ramach reorganizacji pracy, np. skrócenia czasu nieprzerwanego odpoczynku pracowników, łagodzi też warunki zastosowania równoważnego czasu pracy, daje pracodawcy możliwość udzielenia zaległego urlopu, obniżenia wymiaru czasu pracy, możliwość wnioskowania o dofinansowanie z FGŚP, a przy zwolnieniach ograniczenia wysokości odpraw.
W nowej normalności, istotne jest zatem dokładne przeanalizowanie przez pracodawcę wszystkich problemów kadrowych wraz z nowymi, proponowanymi przez ustawodawcę rozwiązaniami i skonsultowanie wybranych rozwiązań z profesjonalnymi doradcami. Kreatywne, świadome przywództwo, umiejętność szybkiej oceny ryzyka, efektywne mechanizmy kontroli, elastyczność, empatia, wiedza w zakresie zmieniającego się otoczenia prawnego i spójność to atuty, które pomogą przetrwać trudny i wydaje się, że na razie nieustępliwy czas pandemii nowego koronawirusa pamiętając, że problem ten dotyczy nie tyko sytuacji w przedsiębiorstwie ale również ma wpływ na rodziny pracowników, pracodawców a także ogół społeczeństwa.
Autor: Katarzyna Kostoń z Kancelarii GSW Legal Grabrek, Szalc i Wspólnicy sp.k.
