W dobie rosnącej aktywności służb skarbowych oraz wzmożonych działań służb policyjnych, nastawionych na wykrywanie i ściganie przestępstw białych kołnierzyków, niemal każdy menadżer musi liczyć się z możliwością prowadzenia czynności procesowych związanych z zarządzaną przez niego firmą, a w konsekwencji dotykających także menadżera osobiście.
Trzeba pamiętać, że dla prowadzenia postępowania wystarczy uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, nie jest konieczne jego pełne udowodnienie. Stąd, w coraz częściej spotykanej sytuacji przypadkowego wplątania firmy w karuzelę VAT, czy łańcuch firm, wśród których są wystawcy nierzetelnych faktur, albo choćby pomówienia o działanie na szkodę firmy czy też korupcję w biznesie, a także w sytuacji zwykłego wypadku przy pracy, służby powołane do ścigania przestępstw uruchamiają całą machinę, ukierunkowaną na gromadzenie dowodów dla prokuratora i dla sądu.
W ramach tych działań organa ścigania nie poprzestają na rutynowym wezwaniu i przesłuchaniu pracowników firmy jako świadków. Sięgają też po stosunkowo inwazyjne metody wykrywcze, jak przeszukanie w firmie, zatrzymanie rzeczy, a wreszcie – zatrzymanie osób podejrzanych.
Każda firma i każdy menadżer powinien mieć zatem wypracowany model postępowania, na wypadek sytuacji kryzysowych w firmie, a wśród nich na różnorakie kontrole oraz przeszukania jak również zatrzymania rzeczy i pracowników.
Warto znać odpowiedzi na takie pytania jak:
- Kto i kiedy może dokonać przeszukania w firmie?
- Czy służby mogą zabrać dokumentację papierową?
- Co z tajemnicą przedsiębiorstwa?
- Czy służby mogą zabrać komputery?
- Czy firmowa korespondencja mailowa sprzed roku jest bezpieczna?
- Kiedy służby dokonują zatrzymania osoby?
- Co robić w sytuacji kryzysowej?
Aby zabezpieczyć interesy spółki i osób nią zarządzających warto przygotować się na sytuacje kryzysowe. W ramach takich przygotowań warto zadbać przede wszystkim o:
- Szczegółowy podział kompetencji w umowie lub statucie spółki, a także w regulaminie zarządu;
- Jasne określenie zakresu zadań kadry kierowniczej w umowach o pracę czy kontraktach;
- Umowy indemnifikacyjne członków zarządu i wyższej kadry kierowniczej (wraz z zapewnieniem „opieki prawnej”);
- Ubezpieczenie D&O;
- Stworzenie procedury w zakresie podziału obowiązków oraz odpowiedniej organizacji zadań;
- Korzystanie z opinii prawnych zewnętrznych doradców;
- Przygotowanie odpowiednich procedur „na sytuacje” awaryjne oraz procedur umożliwiających wykazanie tzw. należytej staranności.
Przeszukanie można przeprowadzić w każdej sprawie. Jego przeprowadzenie nie jest uzależnione od rodzaju popełnionego przestępstwa. Przeszukania może dokonać prokurator albo na polecenie sądu lub prokuratora policja – a w wypadkach wskazanych w ustawie – także inny organ. Postanowienie sądu lub prokuratora należy okazać osobie, u której przeszukanie ma być przeprowadzone. W wypadkach niecierpiących zwłoki, jeżeli postanowienie sądu lub prokuratora nie mogło zostać wydane, organ dokonujący przeszukania okazuje nakaz kierownika swojej jednostki lub legitymację służbową, a następnie zwraca się niezwłocznie do sądu lub prokuratora o zatwierdzenie przeszukania. Postanowienie sądu lub prokuratora w przedmiocie zatwierdzenia należy doręczyć osobie, u której dokonano przeszukania, w terminie 7 dni od daty czynności na zgłoszone do protokołu żądanie tej osoby. Sformułowanie „wypadek niecierpiący zwłoki” jest nieostre, a przy braku jednoznacznego określenia przesłanek przeszukania prze policję „na legitymację”, jego interpretacja bywa bardzo różna. I chociaż przeprowadzenie przeszukania wiąże się z naruszeniem swobód obywatelskich i termin „wypadek niecierpiący zwłoki” powinien być interpretowany zawężająco, to policja często stosuje wykładnię rozszerzającą.
Osobę, u której ma nastąpić przeszukanie, należy przed rozpoczęciem czynności zawiadomić o jej celu i wezwać do wydania poszukiwanych przedmiotów. Podczas przeszukania ma prawo być obecna osoba, u której dokonuje się przeszukania, oraz osoba przybrana przez prowadzącego przeszukanie. Ponadto, może być obecna osoba wskazana przez tego, u kogo dokonuje się przeszukania, jeżeli nie uniemożliwia to przeszukania, albo nie utrudnia go w istotny sposób. Osobą tą może być przykładowo zawezwany do firmy czy domu prawnik.
Policja może zatrzymywać dokumenty w formie papierowej, ale nie tylko. Uprawnienia policji i innych organów śledczych rozciągają się także na przeszukanie komputerów i systemów informatycznych. Przechowywane w formie elektronicznej pliki, w tym korespondencja mailowa, mogą – w zależności od okoliczności i możliwości technicznych – zostać zatrzymane wraz z nośnikiem, bez nośnika, albo skopiowane.
Odpowiedzialność członków zarządu kadry menadżerskiej jest bardzo szeroka, nie wyłączając z tego także ryzyka odpowiedzialności karnej. Oto dwa bardzo istotne, potwierdzone już w orzecznictwie przykłady. Pierwszy: nawet ustanowienie służby bhp nie zwalnia członków zarządu od odpowiedzialności za wypadki przy pracy. Drugi: jeżeli nie powierzono spraw spółki jako płatnika podatku od wynagrodzeń osób fizycznych innemu z członków zarządu, kierownikowi innej komórki organizacyjnej, lub innej jeszcze osobie odpowiedzialnej, to prezes zarządu, jako kierujący pracami zarządu, jest osobą, która zajmuje się sprawami gospodarczymi firmy w powyższym zakresie.
Dla zmitygowania ryzyka odpowiedzialności trzeba przede wszystkim: podzielić kompetencje w zarządzie i zachowywać się jak dobry gospodarz, czyli zachowywać staranność i przezorność, dbać o przygotowanie teoretyczne i doświadczenie praktyczne kadry menadżerskej, działać w granicach dozwolonego ryzyka gospodarczego oraz wspierać się opiniami prawnymi i ekonomicznych uznanych specjalistów.
Jeżeli jednak już dojdzie do działań policji w firmie, to warto współpracować z funkcjonariuszami. Oczywiście podczas takiej współpracy należy pamiętać, by z jednej strony nie utrudniać postępowania, z drugiej zaś – aby nie dostarczać dowodów przeciwko sobie samym. Ponieważ sytuacje kryzysowe w firmie, przybierające postać działań policyjnych, takich jak przeszukanie czy zatrzymanie są czymś wyjątkowym i bardzo stresującym, warto nie tylko zadbać o odpowiednie procedury, ale też przećwiczyć zachowania pracowników na wypadek takich zdarzeń. Szkolenia w zakresie zachowania załogi w przypadku wkroczenia służb do firmy są w dzisiejszych czasach standardem.
Karolina Stawowska, partner w kancelarii Wolf Theiss
Arkadiusz Matusiak, były prokurator, a obecnie szef zespołu White-Collar Crime w Wolf Theiss
