Liczba aktywnych użytkowników bankowości mobilnej cały czas rośnie – w grudniu 2018 r. wynosiła 17,2 mln użytkowników, natomiast w pierwszym kwartale 2019 już 17,49 mln[1]. Coraz więcej osób nie potrzebuje tradycyjnego kontaktu z bankiem w placówce, stawiając na kanały mobilne. Co to oznacza dla banków? Nowe technologie, ułatwiające dostęp do usług bankowych wraz z trwającą konsolidacją w tym sektorze, sprawiają, że ilość placówek bankowych stale maleje. Iron Mountain, jako globalny lider w zarządzaniu informacją, aktywnie wspiera sektor finansowy w czasie transformacji. Jak można zapewnić bezpieczeństwo danych klientów w trakcie zmian?
Zmiany, jakie następują w branży finansowej, wymagają precyzyjnego działania, które pozwoli nie tylko na bezpieczne przeniesienie informacji (zarówno dokumentacji papierowej, jak i zasobów zdigitalizowanych), ale także na ich analizę, zniszczenie w razie potrzeby oraz modyfikację systemów IT – tak aby wszystkie dane były bezpieczne, a nowy podmiot miał do nich swobodny dostęp. O tym jakie działania w tym zakresie może outsourcować sektor bankowy, opowiada Michał Giza, Account Management Department Manager w Iron Mountain Polska.
Bezpieczne przeniesienie dokumentacji
Często w ramach likwidacji czy przeniesienia danego oddziału bankowego następuje czas na porządkowanie i weryfikację dokumentów. Konieczne jest sprawdzenie, czy posiadane dokumenty należy dalej archiwizować, czy w bezpieczny sposób zniszczyć, tak aby być zgodnym z RODO. Kolejnym krokiem jest przeniesienie dokumentacji (do centrali, innego oddziału lub do archiwum) w sposób kontrolowany i bezpieczny. Nie wolno także zapominać o tym, że bank w tym czasie musi nadal działać i mieć dostęp do wszystkich potrzebnych dokumentów. We wszystkich tych działania, bank nie pozostaje sam.
„Jako lider w branży zarządzania informacją aktywnie wspieramy sektor finansowy w czasie fuzji, przejęć, a także optymalizacji sieci oddziałów bankowych. Naszymi klientami jest ponad 90% wszystkich działających w Polsce banków, w tym także te o zasięgu międzynarodowym. Pozwala to na ciągłe udoskonalanie naszych procedur oraz na wypracowanie rozwiązań, które możemy zaimplementować w praktycznie każdej sytuacji. Warto pamiętać, jak ważna w tym przypadku jest optymalizacja czasowa i ekonomiczna dla naszych klientów – praca w oddziale nie może być zaburzona. Z tego powodu, nasze działania odbywają się poza godzinami pracy jednostki, np. w weekendy, wieczorami. Branża bankowa jest również zobowiązana do posiadania planów ciągłości działania, w które się wprost wpisujemy. Nie jest możliwe zamknięcie oddziału bez wcześniejszej relokacji dokumentacji, przy czym, bank musi mieć zapewniony dostęp do danych wykorzystywanych w swoich procesach biznesowych, co dzięki naszym rozwiązaniom, jest możliwe” – komentuje Michał Giza, Account Management Department Manager w Iron Mountain Polska.
Warto również przypomnieć sytuację, kiedy w ramach ratowania sektora bankowego, nastąpiło przejęcie SKOK przez kluczowe banki w Polsce. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia logistycznego – zamknięcie oddziału w ramach jednego banku jest wyzwaniem, jednak bank wie, z jakiego rodzaju pracą należy się mierzyć i jakiego rodzaju dane posiada. Trudniej jest w sytuacji, kiedy przejmowana jest placówka innego banku. Kluczowa w takich przypadkach jest precyzyjna weryfikacja, walidacja i rejestracja danych, aby zasilić nimi systemy przejmującej jednostki.
Usprawnienie infrastruktury IT
Kolejnym ważnym aspektem jest eliminacja nadmiarowych systemów IT. Mowa o całym przekroju systemów – produktowych, wspierających pracę w oddziałach, jak i tych back-office. Istotna w takim momencie jest bezpieczna migracja danych, czy stworzenie jednego modelu zarządzania informacją dla połączonych banków.
„Wspieramy banki w tworzeniu modelu zarządzania informacją dla już połączonych instytucji. Najczęściej rekomendujemy zaimplementowanie jednego centralnego repozytorium danych, zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Zapewnia to agregowanie informacji w jednym miejscu. Warto pamiętać, że domeną instytucji, które funkcjonowały przez wiele lat, jest mnogość procesów wynikających z częstych fuzji, przejęć czy działań własnych. Dużym wyzwaniem jest więc, aby te procesy ujednolicić. Jedną z dobrych praktyk jest stosowanie tzw. podejścia „golden record”, które pozwala unikać wielokrotnego przechowywania tej samej informacji. Wspieramy klientów w deduplikacji danych, tworząc ostateczną wersję obrazu dokumentu, który nie podlega dalszym modyfikacjom. Pozwala to wprowadzić znaczne oszczędności oraz przyśpieszyć czas dostępu do danych” – mówi Michał Giza.
Niezwykle istotna jest więc optymalizacja i tworzenie nowych procesów związanych z zarządzaniem informacją dla połączonych instytucji. Warto pamiętać, że nie zawsze jest tak, że większa instytucja, ma bardziej optymalne procesy. Banki decydują się na wybór tych lepszych i wdrożenie ich w swoich strukturach. W takich sytuacjach niezwykle istotny jest również odpowiedni consulting, który przeanalizuje i porówna wszystkie możliwości, proponując najlepsze rozwiązanie.
„Iron Mountain, jako wieloletni partner BNP Paribas, ma znaczący udział w działaniach realizowanych w Banku w związku z fuzją operacyjną pomiędzy Raiffeisen Bank Polska S.A. i BNP Paribas Bank Polska S.A.” – Kazimierz Łabno, Wiceprezes Zarządu Banku, Obszar Operacji i Wsparcia Biznesu
Różne scenariusze działania
Należy pamiętać, że nie ma dwóch takich samych procesów. Dlatego tak ważne jest odpowiednie podejście do zagadnienia, aby fuzje i przejęcia w branży finansowej były przeprowadzone sprawnie, a co najważniejsze, w 100% bezpiecznie i zgodnie z przepisami prawa.
„Kluczem do sukcesu jest bogate doświadczenie. Należy pamiętać, że tutaj nigdy nie ma przewidzianego scenariusza. Realizacja wielu takich projektów, nie tylko w Polsce, pozwala nam na korzystanie z niezwykle bogatej bazy możliwych rozwiązań i dostosowanie ich do każdej instytucji” – dodaje Michał Giza.
[1] Dane z raportu Związku Banków Polskich opublikowanego przez Netbank
