Nie ma na świecie firmy, która nie doświadczyłaby skutków działania koronawirusa. W związku z tym, że rynki światowe rozwijają się, a pracownicy zostali uziemieni, nadchodzące tygodnie i miesiące wystawią na próbę plany ciągłości działania firm, jak nigdy dotąd.
Wiele rządów szybko wprowadza nowe środki mające na celu wsparcie gospodarki i ludności w tych trudnych warunkach. Lista międzynarodowych rządowych programów wsparcia znajduje się tutaj: https://www.tmf-group.com/en/news-insights/coronavirus/government-support-schemes/
Przedsiębiorstwa będą musiały dostosować swoje systemy i struktury, aby nadążać za zmieniającym się ustawodawstwem. Firmy powinny zawsze priorytetowo traktować najlepszy interes swoich pracowników, gdy tylko jest to możliwe, a kwestie kadrowe i płacowe powinny być teraz w centrum uwagi.
Zapewnienie ludziom odpowiedniego wynagrodzenia w odpowiednim czasie ma kluczowe znaczenie dla utrzymania zaufania i motywacji pracowników i może być wyzwaniem w każdej chwili. Obecnie, w związku z ostrym szokiem ekonomicznym, firmy każdej wielkości znajdą się pod silną presją, aby to załatwić.
Ewoluujące prawa
Firmy mają obowiązek podążać za przepisami dotyczącymi sytuacji kryzysowych i szybko włączać je do swojej polityki. W przypadku przedsiębiorstw i korporacji wielonarodowych powoduje to jeszcze jeden kłopot. Jasna komunikacja i procesy są ważniejsze niż kiedykolwiek i będą miały kluczowe znaczenie dla zarządzania niepewnością wśród pracowników i osób trzecich w miarę rozwoju sytuacji.
Z punktu widzenia kadr i płac nastąpią zmiany związane z płacami chorobowymi, nadgodzinami i urlopami.
W Wielkiej Brytanii, na przykład, nastąpiło już przejście od rządu do finansowania ustawowych zasiłków chorobowych (SSP) związanych z koronaawirusem dla przedsiębiorstw zatrudniających mniej niż 250 pracowników. Podobnie zmieniono przepisy, aby umożliwić wypłacanie zasiłku chorobowego od pierwszego, a nie czwartego dnia, jak to zwykle ma miejsce. Firmy muszą teraz zapewnić, aby ta aktualizacja znalazła odzwierciedlenie w ich systemach i aby listy płac zostały dostosowane.
Z dużym prawdopodobieństwem, inne kraje przyjmą podobne środki, a w dalszej kolejności zasiłek chorobowy może zostać rozszerzony na dłuższe okresy.
Podatki od wynagrodzeń to kolejny obszar, w którym kraje przyjęły przepisy mające na celu pomoc przedsiębiorstwom. Na przykład w Australii odstąpiono od płacenia podatku od wynagrodzeń w Queensland, Australii Zachodniej i Tasmanii. Każdy schemat działania zawiera inne detale, takie jak czas odroczenia i kwoty płac. Konieczne jest, aby firmy zwracały baczną uwagę na nowe przepisy i stosowały je do swoich obecnych systemów płacowych w każdej jurysdykcji.
Świadczenia dla bezrobotnych są kolejnym przedmiotem zainteresowania rządów na całym świecie, ponieważ przedsiębiorstwa są zamykane na czas nieokreślony. Na przykład w Holandii przedsiębiorstwa borykające się z utratą obrotów mogą ubiegać się o rządowy program „Emergency fund bridging employment”, który ma na celu umożliwienie przedsiębiorstwom płacenia swoim pracownikom na podstawie stałej i elastycznej umowy.
Nowa rzeczywistość
Ponieważ dobrostan pracowników jest priorytetem, niektóre firmy mogą zdecydować się na wyjście poza wymogi prawne i dobrowolnie przyjąć środki mające na celu zmniejszenie stresu i obciążenia finansowego swoich pracowników.
Pomoże to również firmom utrzymać silną reputację pracodawcy, gdy kryzys dobiegnie końca. Taka polityka może obejmować płatne urlopy, aby umożliwić ludziom opiekę nad krewnymi lub wsparcie w trakcie przymusowej kwarantanny.
Przy istniejących ograniczeniach w podróżowaniu i chorobie powodującej nagłe zmiany planów, wzrośnie liczba pracowników chcących odwołać lub przenieść urlop. Elastyczność w zakresie dostosowania płatnych i bezpłatnych urlopów to kolejny obszar, który niektóre firmy będą mogły przetestować. Uwzględnienie tej kwestii będzie wymagało wprowadzenia zmian w polityce i wewnętrznych praktykach pracy, aby wszystko pozostało zsynchronizowane.
Może zaistnieć potrzeba ponownego rozważenia polityki dotyczącej nadgodzin i korzystania z usług podwykonawców, ponieważ pracownicy szukają rozwiązań w nowej normie. Będzie to miało wpływ na płace i podatki zarówno w perspektywie krótko- jak i średnioterminowej.
Jak sobie radzić ze zmianami?
W obliczu zdumiewającej ilości zmian, firmy muszą skupić się na utrzymaniu jasnej komunikacji z pracownikami, w tym na aktualizacji dotychczasowych przepisów. Muszą one zapewnić, że wszystkie nowe polityki są spójne we wszystkich jurysdykcjach, ale mieszczą się w granicach lokalnych przepisów prawa.
Istnieje również zagrożenie w postaci braku odpowiedniego personelu, który zajmowałby się wypełnianiem i przetwarzaniem zgłoszeń, a także opóźnień w płatnościach osób trzecich. Przepływy pracy i procesy będą musiały zostać dostosowane do zastanej rzeczywistości.
Łagodzenie ryzyka związanego z opóźnieniami w płatnościach lub brakiem płatności musi być priorytetem. Jeżeli spodziewamy się jakichkolwiek opóźnień w płatnościach, należy to wyraźnie i wcześnie zaznaczyć.
Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie analizy przepływu pracy w celu zidentyfikowania procesów, które mają kluczowe znaczenie dla płacenia pracownikom i wypełniania zobowiązań podatkowych. Czy wszystkie procesy mogą być zarządzane zdalnie?
Kolejną kwestią, którą należy rozważyć, jest zaopatrzenie. Czy istnieje odpowiedni personel rezerwowy, jeśli kluczowi członkowie zespołu są niedostępni? Na ile to możliwe, firmy muszą zapewnić szeroką bazę wiedzy i unikać silosowania zestawów umiejętności.
Osoby trzecie i partnerzy muszą być informowani o wszelkich zmianach w sposobach pracy lub potencjalnych opóźnieniach w płatnościach lub przetwarzaniu. One również mogą wprowadzać nowe systemy pracy i zmiany te muszą być odzwierciedlone i rozpowszechniane wśród przedsiębiorstw.
Wreszcie – i co najważniejsze – konieczna jest jasna komunikacja z pracownikami.
W obliczu dalszej niepewności, zapewnienie polityk i systemów wspierających pracowników i podążanie za ciągle zmieniającymi się przepisami prawnymi w każdej jurysdykcji, w której działa firma, musi być bezpośrednim przedmiotem zainteresowania wszystkich firm.
Tekst przygotował: Gary Wright, HR & Payroll Solutions Architect TMF Group
