Autoryzacja umów i dokumentów przez internet usprawnia pracę polskich firm. Cyfrowy obieg dokumentów niesie ze sobą także pozytywny efekt ekologiczny

0

Od kilku lat w Polsce istnieje możliwość elektronicznej autoryzacji dokumentów. Z usługi mogą korzystać nie tylko duże firmy, ale także mikroprzedsiębiorstwa. Eksperci podkreślają, że kluczowa w tym zakresie jest kwestia możliwości udowodnienia pochodzenia danych i zabezpieczenia ich przed sfałszowaniem, świadczona jako usługa przez wyspecjalizowane firmy. W Polsce podpis elektroniczny, jak choćby ePUAP, pozwala na potwierdzenie tożsamości w przypadku umowy czy pisma urzędowego, ale nie gwarantuje autentyczności samego pisma.

Podpis cyfrowy to w definicji dane dołączone do danych lub ich przekształcenie kryptograficzne, które pozwala odbiorcy danych udowodnić pochodzenie danych i zabezpieczyć je przed fałszerstwem (więcej informacji dotyczących definicji można odnaleźć sięgając do normy ISO 7498-2:1989). Ekperci uważają, że kluczowa jest zatem rola firm, które dają możliwość udowodnienia pochodzenia danych i zabezpieczenia ich przed sfałszowaniem.

– Autenti to platforma do autoryzacji dokumentów i zawierania umów przez internet. To rozwiązanie, które pozwala w szybki, wygodny i bezpieczny sposób zatwierdzać dowolne dokumenty bez używania tradycyjnych podpisów. Fizycznie za pomocą komputera lub telefonu komórkowego można autoryzować dowolny dokument i dzięki temu znacząco przyspieszamy obieg dokumentów – tłumaczy agencji informacyjnej Newseria Innowacje Grzegorz Wójcik, prezes zarządu w firmie Autenti.

Sama platforma działa w oparciu o pocztę elektroniczną, tak aby maksymalnie uprościć nowym użytkownikom wdrażanie się w proces autoryzacji. Autenti w całym procesie przesyłania dokumentów pełni rolę zaufanej osoby trzeciej, która przekazuje nietknięte pliki drugiej stronie. Potwierdzenie dokumentów w ramach platformy trwa minuty i może być wykonane za pomocą telefonu komórkowego.

– Nadawanie dokumentu to zadanie podobne do wysyłania poczty elektronicznej. Za pomocą naszego rozwiązania wpisujemy adres e-mail kontrahenta, podajemy jego kluczowe dane identyfikacyjne, które powinny potem zostać potwierdzone, i załączamy treść dokumentów. Po drugiej stronie odbierający otrzymuje taki dokument, po otrzymaniu korespondencji wchodzi przez link internetowy na stronę, gdzie może zapoznać się z treścią, złożyć odpowiednie oświadczenie woli i jeśli jest to od niego wymagane, dokonać odpowiednich czynności związanych z identyfikacją jego osoby, chociażby potwierdzenia za pomocą kodów jednorazowych SMS.

Pomysł stworzenia takiej platformy, jak mówi Grzegorz Wójcik, narodził się z problemów, jakie napotkał wraz ze współpracownikami podczas weryfikacji ważnych dokumentów. Dużym utrudnieniem w prowadzeniu firmy pozostaje drukowanie już raz stworzonych poświadczeń. Rodzi to nie tylko dodatkowe problemy, ale także znacznie spowalnia codzienną pracę.

Czytaj również:  Microsoft stawia kolejne kroki w kierunku cyfrowej transformacji