Sprawne funkcjonowanie każdego biura polega w ogromnej mierze na stertach dokumentów. Każdego dnia setki stron jest zadrukowywanych, podpisywanych, przekazywanych i wysyłanych. Niektóre z nich noszą na sobie informacje wagi państwowej, a inne błahostki.
Niezależnie od powagi sytuacji, konieczne może być pozbycie się dokumentów. Palenie ich nie wchodzi w grę, a nie wszystko można wyrzucić po prostu do kosza. W końcu na wielu stronach znajdują się ważne informacje dotyczące działalności firmy, czy chociażby dane osobowe. Niszczarka do papieru jest w takich okolicznościach podstawą, która mocno ułatwia pracę z dokumentami.
Produkty z różnych półek cenowych
Na rynku znaleźć można wiele różnych rodzajów niszczarek, które sprawdzą się w przypadku zadań specjalnych. Oczywiście różne biura będą miały różny „przemiał” jeśli chodzi o niszczenie dokumentów. Im większe biuro, tym zazwyczaj więcej papierów, których należy się odpowiednio pozbyć.
Do takich zadań konieczne może być wyposażenie się w sprzęt najcięższego kalibru, a ten z kolei nie bywa tani. Kupujący może znaleźć produkty z różnych półek cenowych, które będą różniły się mocą, siłami przerobowymi, pojemnością i generalnie jakością. Jeśli jednak twój biznes z niszczarki będzie korzystał w stopniu niewielkim, albo wręcz znikomym, wówczas nie ma sensu czynienie ogromnej inwestycji. Ważne jest, by dokumenty były porządnie zniszczone.
Jakie dokumenty można zniszczyć?
Generalnie rzecz biorąc, zniszczyć można to, co tylko się chce, o ile przepisy nie mówią inaczej. Nikt w końcu nie jest w stanie zabronić używania niszczarki poza „oficjalnymi” ramami, jako że jest to zwykłe narzędzie.
Istnieje jednak część dokumentacji, która może zostać zniszczona wyłącznie po upłynięciu obligatoryjnego (określonego przez przepisy) czasu przechowywania. Wyjątkiem od tej reguły są wszelkie dokumenty dotyczące podatków i rozliczeń. Po upłynięciu ich obligatoryjnego okresu przechowywania konieczne jest, by zostały one przesłane konkretnemu podatnikowi (którego rzeczone dokumenty dotyczą). Jeśli (z różnych przyczyn) taka opcja nie jest możliwa do zrealizowania, wówczas konieczne będzie zniszczenie dokumentów. Proces ten można zrealizować we własnym zakresie, ale także poprzez zlecenie tego konkretnej firmie zajmującej się takimi usługami.
Nie każdy pracownik biura będzie operował jednak dokumentami, które koniecznie trzeba przechowywać. W trosce o bezpieczeństwo danych w nich zawartych (na przykład szczegóły korespondencji, notatki, tabele nieksięgowe etc.), najlepiej jest takowe arkusze zniszczyć. Mało prawdopodobne jest, by ktokolwiek celowo szukał informacji w firmowych śmieciach, ale zawsze lepiej się dodatkowo ubezpieczyć.
Mało jest lepszych sposobów na sukces, niż przepuszczenie całości przez sprawną niszczarkę, która zrobi z arkuszy nieczytelne śmieci. Obiecujemy, że sprzęt dobrej jakości podoła zadaniu z najlepszym efektem, a opcja sklejenia skrawków w całość pozostanie tylko w sferze marzeń scenopisarzy filmów akcji.