Od początku 2019 roku zaczną obowiązywać nowe regulacje prawne dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Przedsiębiorcy będą mogli przechowywać akta osobowe i płacowe swoich pracowników w formie cyfrowej bez konieczności przetrzymywania wersji papierowej. Dzięki temu będą mogli zredukować koszty, zwiększyć bezpieczeństwo i oszczędzić czas. Według Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, dzięki cyfryzacji dokumentacji firmy zatrudniające około 500 pracowników będą mogły zredukować koszty nawet o 200 tys. zł rocznie. Przygotowując się do wdrożenia nowych przepisów Work Service przeprowadził digitalizację 8 mln dokumentów.
Ministerstwo Rozwoju szacuje, że łączne roczne koszty administracyjne w polskiej gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 130 mln zł. W ramach projektu #100zmianDlaFirm Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy m.in. z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych przygotowało projekt ustawy dotyczącej przechowywania akt pracowniczych.
W rezultacie od 1 stycznia 2019 roku firmy będą miały możliwość przetrzymywania dokumentacji osobowej i płacowej swoich pracowników również w formie elektronicznej i nie będą musiały przechowywać jej w formie papierowej. Zmiany te mają za zadanie wesprzeć przedsiębiorstwa w rozwoju technologicznym. Digitalizacja dokumentów pozwoli na przyspieszenie procesu opracowywania akt, zaoszczędzi czas wyszukiwania i weryfikacji danych oraz znacznie zredukuje koszty. Według szacunków MPiT – w przypadku firm zatrudniających około 500 pracowników – cyfryzacja dokumentacji może zaoszczędzić nawet około 200 tys. zł rocznie.
– Elektroniczna forma dokumentów pracowniczych szczególnie polecana jest dużym podmiotom, których struktura organizacyjna jest rozproszona, a dokumentacja papierowa powstaje i jest przechowywana w wielu miejscach. Jednocześnie zachodzi konieczność jej regularnego przekazywania wewnątrz organizacji. Dzięki digitalizacji dokumentów firmy mogą zaoszczędzić pieniądze, czas, a także sporo miejsca – mówi Robert Presz, kierownik Zespołu Archiwum w Work Service. – Wprowadzenie nowych standardów obiegu dokumentacji ułatwi prowadzenie audytów i zabezpieczy dokumentację przed utratą, zniszczeniem czy uszkodzeniem. W Work Service w ciągu ostatnich 6 lat przeprowadziliśmy cyfryzację 8 mln dokumentów. Gdyby ułożyć je jeden obok drugiego, dałoby to ponad pół kilometra, co stanowi niemal połowę długości dolnej promenady Stadionu Narodowego w Warszawie – dodaje Robert Presz.
Choć w obecnych warunkach prawnych każde przedsiębiorstwo w Polsce musi przechowywać akta pracownicze w formie papierowej, wiele firm – mając na uwadze, że od Nowego Roku zmienią się przepisy – odpowiednio wcześniej zdecydowało się na digitalizację dokumentacji. W związku z tym Work Service od 6 lat proponuje takie rozwiązanie, które pozwala na optymalizację procesu zarządzania dokumentacją kadrową. Rozwiązaniem tym jest digitalizacja i parametryzacja akt osobowych, zarówno byłych, jak i obecnie zatrudnionych pracowników. Dokumenty w wersji elektronicznej przechowywane są u klienta, lub na serwerach przez Work Service. W przypadku przechowywania dokumentów na serwerach Work Service, udostępnianie dokumentów klientowi odbywa się przy wykorzystaniu dowolnej przeglądarki internetowej, lub na urządzeniach mobilnych.
