Elektroniczny obieg dokumentów – co warto o nim wiedzieć?

Two business women in the office working.

Elektroniczny obieg dokumentów jest nowoczesnym i bardzo praktycznym rozwiązaniem, dzięki któremu firmy mogą skutecznie oszczędzać czas i pieniądze. Wdrożenie systemu do digitalizacji i automatyzacji obiegu zadań i dokumentów pozwala także podnieść wydajność pracowników oraz bezpieczeństwo przechowywanych w firmie danych i informacji. Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów i jakie korzyści wiążą się z jego wdrożeniem w firmie?

Rola i rodzaje dokumentacji w firmie – na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Dokumenty pełnią bardzo istotną rolę w działalności każdej firmy. Pod pojęciem dokumentacji kryją się nie tylko dokumenty w firmie papierowej, ale także e-maile, arkusze kalkulacyjne, dokumenty elektroniczne, skany, pliki graficzne, raporty, notatki odręczne i komputerowe oraz wiele innych danych. Aby dokumenty mogły właściwie spełniać swoją rolę i usprawniać pracę zawodową w firmie, muszą zostać odpowiednio uporządkowane, skatalogowane oraz udostępnione uprawnionym do ich odczytu (edycji) pracownikom. Wiele firm ma jednak trudności z przechowywaniem, udostępnianiem, przetwarzaniem i archiwizowaniem generowanej przez siebie i przychodzącej z zewnątrz dokumentacji. Specjalnie z myślą o nich powstały systemy elektronicznego obiegu dokumentów, które znacząco ułatwiają pracę z dokumentacją w firmie.

Elektroniczny obieg dokumentów polega na umożliwieniu przepływu dokumentów między pracownikami firmy wedle ściśle określonych procedur. Pozwala to na wyeliminowanie wielu zbędnych czynności, które mogą wprowadzać bałagan w firmie, zwiększają ryzyko pomyłek oraz wymagają od pracowników dodatkowego nakładu pracy oraz czasu. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na wyręczenie pracowników w zakresie zarządzania dokumentacją oraz automatyzuje proces jej obiegu. Sprawia ponadto, że praca z dokumentami jest wygodniejsza oraz bezpieczniejsza – wyeliminowane zostaje bowiem ryzyko zgubienia lub zniszczenia dokumentów.

Najważniejsze korzyści z korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów

Dobrze wdrożony i wysokiej klasy system workflow sprawia, że po firmie krąży zdecydowanie mniej dokumentów w wersji papierowej. Pracownicy mogą więc skupić swoją uwagę na działaniach wnoszących większą wartość dodaną, a nie rozpraszają ich kolejne dokumenty, które pojawiają się na ich biurku. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów daje także możliwość uzyskania szybkiego dostępu do dokumentów archiwalnych lub starszych zasobów, bez konieczności ich ręcznego wyszukiwania w archiwum firmy lub innym miejscu, w którym są one przechowywane. Wszystkie dokumenty są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej (lub w intranecie), co pozwala uzyskać do nich szybki i wygodny dostęp, bez konieczności opuszczania stanowiska pracy.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozytywnie wpływa także na bezpieczeństwo pracy z danymi oraz zwiększa poufność i kontrolę nad przekazywanymi między pracownikami (lub poza firmę) informacjami. Dzięki automatyzacji procesu przekazywania dokumentów firma zyskuje pewność, że dokumenty będą trafiały wyłącznie w ręce osób uprawnionych do wglądu w nie, co pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo przekazywania i kontrolę nad edytowaniem informacji. Wreszcie, elektroniczny obieg dokumentów usprawnia pracę całej firmy, gdyż ułatwia dotrzymywanie terminów płatności i realizacji zleceń. Daje łatwy, szybki i wygodny dostęp do dokumentacji oraz pozwala na koordynację przepływu korespondencji w całym przedsiębiorstwie.