Wcielenie w życie regulacji zawartych w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych to obowiązek każdej firmy w naszym kraju. W praktyce oznacza to między innymi włączanie do firmowego obiegu różnego rodzaju dokumentów związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez firmę, w tym danych klientów, kontrahentów, użytkowników witryny i nie tylko.
Tworzenie tego typu dokumentów samodzielnie, od podstaw, mając za pomoc tylko zapisy RODO może jednak być trudne i czasochłonne – wręcz nawet wymagać pomocy prawnika, aby mieć pewność, że nie popełni się żadnego kosztownego błędu. Jest jednak jedna wygodna alternatywa, a mianowicie pobranie gotowych wzorów z sieci. W takim razie, gdzie można znaleźć darmowe wzory takich dokumentów? Odpowiadamy!
W jakie wzory dokumentów należy się zaopatrzyć?
Lista dokumentów powiązanych z RODO, które mogą być potrzebne w firmie, jest stosunkowo długa. Można podzielić je na kilka kategorii, takich jak na przykład ewidencje (m.in. ewidencja nośników zawierających dane osobowe oraz ewidencja osób uprawnionych do przetwarzania danych) czy procedury (polityka haseł, procedura postępowania w przypadku naruszenia i inne).
Nie można też zapomnieć chociażby o upoważnieniu do przetwarzania danych osobowych oraz umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych. To, które konkretnie z nich będzie faktycznie trzeba wykorzystać, zależy od takich czynników, jak branża, typ przetwarzanych danych, sposób ich pozyskiwania i to jak będą one przetwarzane.
Warto dobrze przeanalizować swoją sytuację i to, jakie na firmę spadły obowiązki i wymagania w związku z RODO. Coraz częściej bowiem nakładane są kary, niekiedy bardzo dotkliwe, za różnego rodzaju naruszenia związane z przetwarzaniem danych osobowych. Takie naruszenia mogą wynikać nie ze złej woli, a po prostu z pomyłki czy nieświadomości, ale trzeba pamiętać, że nieznajomość prawa nie zwalnia z jego przestrzegania.
Warto korzystać z zaufanych stron
Jeśli chodzi o to, gdzie szukać poprawnych, starannie przygotowanych wzorów, które można dowolnie modyfikować według swoich potrzeb, to istnieją użyteczne strony internetowe, na których dokumentacja RODO jest dostępna całkowicie za darmo. Znajdują się na nich między innymi dokumenty wymienione wcześniej, a także inne, każdy więc powinien być w stanie znaleźć to, czego potrzebuje.
Korzystanie z nich jest bardzo proste – wystarczy znaleźć na liście interesujący nas wzór i pobrać go, a następnie wydrukować i wypełnić odpowiednimi danymi (można również wpisać dane za pośrednictwem edytora tekstowego na komputerze). Dzięki temu można cieszyć się w pełni zgodną z RODO dokumentacją przy minimum wysiłku.
