Z dniem 1 czerwca 2025 r. wchodzi w życie nowa ustawa określająca zasady dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Nowe przepisy mają na celu uproszczenie procedur, zwiększenie przejrzystości oraz poprawę nadzoru nad legalnością zatrudnienia cudzoziemców. Choć wiele procedur zostało usprawnionych, to nadal obowiązki pracodawców pozostają rozbudowane i wymagają dużej staranności. Poniżej przedstawiamy kluczowe zasady, które powinien znać każdy przedsiębiorca zatrudniający osoby spoza Polski.
Zatrudnienie bez zezwoleń – kto jest zwolniony z obowiązku?
Nowa ustawa przewiduje, że nie wszyscy cudzoziemcy potrzebują zezwolenia na pracę. Taki obowiązek nie dotyczy m.in. osób posiadających zezwolenie na pobyt stały, status uchodźcy, ochronę czasową lub Kartę Polaka. Legalnie mogą pracować także absolwenci polskich uczelni i osoby, które zdobyły w Polsce kwalifikacje zawodowe. Zwolnione z wymogu zezwoleń są również osoby będące małżonkami obywateli RP oraz doktoranci i naukowcy zatrudnieni w polskich jednostkach badawczych. Praca bez zezwolenia jest też dopuszczalna w przypadkach określonych w przepisach szczególnych (dotyczy to m.in. uczestników wybranych programów międzynarodowych).
Obywatele UE, EOG i EFTA – pełna swoboda zatrudnienia
Warto podkreślić, że ustawa nie ma zastosowania do obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegii, Islandii i Liechtensteinu), jak również obywateli Szwajcarii, a także do członków rodzin tych obywateli. Ustawa nie ma też zastosowania do obywateli Wielkiej Brytanii i członków ich rodzin, o ile są objęci przepisami przejściowymi zawartymi w Umowie o wystąpieniu Wielkiej Brytanii z UE (Brexit). Pracodawcy mogą zatrudniać osoby z tych krajów na takich samych zasadach jak obywateli Polski – bez konieczności uzyskiwania zezwoleń, składania oświadczeń czy spełniania dodatkowych wymogów formalnych.
Kiedy wymagane jest zezwolenie na pracę?
Obowiązek uzyskania zezwolenia na pracę dotyczy cudzoziemców, którzy nie należą do opisanych w poprzednich akapitach kategorii wyłączonych, a także tych, którzy nie pochodzą z krajów objętych uproszczoną procedurą oświadczeniową (o czym w dalszej części artykułu). Również w przypadkach, gdy planowane zatrudnienie dotyczy zawodów regulowanych lub branż wymagających nadzoru administracyjnego, wymagane będzie uprzednie uzyskanie zezwolenia.
W przypadku cudzoziemca już przebywającego legalnie w Polsce, jego zatrudnienie będzie uznawane za legalne od dnia złożenia wniosku o zezwolenie na pracę – pod warunkiem, że wniosek nie zawiera braków formalnych. To rozwiązanie zabezpiecza pracodawcę przed karą za zatrudnienie „bez zezwolenia”, ale wymaga precyzyjnego działania.
Zezwolenie na pracę wydaje się na czas nie dłuższy niż 3 lata.
Praca sezonowa – nowe zasady od 1 czerwca 2025 r.
Zezwolenie na pracę sezonową wydaje starosta dla pracodawcy działającego w branżach określonych w rozporządzeniu (np. rolnictwo, turystyka). Cudzoziemiec może pracować maksymalnie 9 miesięcy w roku kalendarzowym, a jego wynagrodzenie nie może być niższe niż dla pracowników na podobnym stanowisku. Wniosek o zezwolenie składa się wyłącznie elektronicznie. Praca może rozpocząć się od dnia złożenia kompletnego wniosku, nawet przed wydaniem decyzji – nie dłużej jednak niż przez 30 dni. Pracodawca musi wskazać, kto zapewnia pracownikowi zakwaterowanie, oraz uwzględnić płatny urlop. W przypadku wcześniejszej współpracy z danym cudzoziemcem, wniosek jest rozpatrywany w pierwszej kolejności. Zezwolenie można przedłużyć, o ile nie przekroczono limitu 9 miesięcy.
Procedury i obowiązki pracodawcy
Od czerwca 2025 r. wszystkie wnioski o wydanie zezwolenia lub wpis oświadczenia do ewidencji będą składane wyłącznie drogą elektroniczną, za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl z wykorzystaniem jednolitych formularzy. Oprócz podstawowych informacji o pracodawcy i cudzoziemcu, trzeba dołączyć m.in. projekt umowy, dane o zakwaterowaniu oraz warunkach zatrudnienia (czas pracy, wynagrodzenie, miejsce wykonywania pracy). Każdy błąd lub niekompletność dokumentów może znacząco opóźnić procedurę.
Pracodawca, który planuje zatrudnić cudzoziemca, zobowiązany jest do sprawdzenia legalności jego pobytu oraz posiadanych przez niego dokumentów uprawniających do wykonywania pracy. Dokumenty te należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a także przez dwa lata po jego zakończeniu.
Kolejnym wymogiem jest zawarcie z cudzoziemcem umowy na piśmie, przedstawionej w języku dla niego zrozumiałym. Jeżeli umowa sporządzona jest po polsku, należy zapewnić jej tłumaczenie. W przypadku umów w języku obcym konieczne jest posiadanie przysięgłego tłumaczenia na język polski.
Dodatkowo, pracodawca musi pisemnie poinformować cudzoziemca – w języku dla niego zrozumiałym -o przysługującym mu prawie do przystąpienia do związków zawodowych.
Uproszczona procedura – kto może skorzystać?
Dla obywateli wybranych państw możliwe jest zatrudnienie w tzw. trybie uproszczonym. Dotyczy to obywateli Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji, Armenii, Bangladeszu i Nepalu. W tym przypadku nie jest wymagane zezwolenie na pracę – wystarczy złożenie za pomocą systemu teleinformatycznego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi poprzez stronę www.praca.gov.pl. Procedura ta pozwala na zatrudnienie na okres nieprzekraczający 24 miesięcy. Warunkiem jest zawarcie umowy z legalnie przebywającym w Polsce cudzoziemcem oraz spełnienie wszystkich pozostałych obowiązków formalnych.
Kiedy można spodziewać się odmowy?
Wojewoda odmówi wydania zezwolenia na pracę, jeśli pracodawca zalega z podatkami lub składkami na ubezpieczenia społeczne, a także gdy złożył nieprawdziwe dane lub dokumenty. Odmowa nastąpi również w przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada wymaganych kwalifikacji, firma znajduje się w stanie zawieszenia lub likwidacji albo istnieje podejrzenie, że zatrudnienie ma charakter fikcyjny i służy jedynie legalizacji pobytu cudzoziemca.
Konsekwencje nielegalnego zatrudnienia
Zatrudnienie cudzoziemca bez dopełnienia wymaganych procedur może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi – pracodawcy grożą grzywny nawet do 50.000 zł, zakaz zatrudniania cudzoziemców w przyszłości. W przypadku fałszowania dokumentów lub działania w złej wierze możliwe jest także wszczęcie postępowania karnego.
Nowe przepisy obowiązujące od 1 czerwca 2025 r. wymagają od pracodawców większej uwagi, rzetelności i znajomości procedur. Choć wiele formalności uproszczono, to wzrosły również wymogi dotyczące dokumentacji oraz odpowiedzialności prawnej. Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe znaczenie ma działanie na podstawie aktualnych i autentycznych dokumentów, korzystanie z oficjalnych platform cyfrowych oraz pełne udokumentowanie całego procesu zatrudnienia. Przestrzeganie tych zasad pozwala uniknąć ryzyka prawnego i budować stabilne relacje z pracownikami z zagranicy zgodnie z literą prawa.
Autorka: Marta Macuga, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy
