Jak zoptymalizować koszt wynajmu biura?

biuro niebieskie

Jak zoptymalizować koszt wynajmu biura? To pytanie, szczególnie w dobie trwającej wciąż pandemii, spędza sen z powiek niejednego działu administracyjnego odpowiadającego w firmie za proces pozyskiwania nowych powierzchni. Eksperci OPG Property Professionals podpowiadają, na jakie aspekty warto zwrócić uwagę, aby wynająć biuro dobrze, czyli w sposób efektywny kosztowo.

Przez optymalizację kosztów prowadzonej działalności rozumieć można takie zarządzanie wszelkiego rodzaju opłatami, które spowoduje ich obniżenie, bez uszczerbku na jakości funkcjonowania firmy. Jeśli chodzi o wynajem powierzchni, podstawowe koszty to oczywiście czynsz, opłaty za media, ochrona czy utrzymanie czystości. Ale to nie wszystko. Wynajmując powierzchnię w biurowcu, należy się bowiem liczyć ze współczynnikami, które w ostatecznym rozrachunku mogą wiele zmienić.
W budynkach biurowych najczęściej mamy do czynienia z dwoma wskaźnikami wpływającymi na finalny koszt wynajmu. Pierwszy z nich dotyczy nas wówczas, gdy piętro dzielimy z innymi najemcami. – Korytarze, toalety oraz pomieszczenia socjalne na tym samym poziomie składają się na tzw. współczynnik kondygnacyjny, który do opłaty za wynajmowane metry kwadratowe wprowadza dodatkowy koszt na poczet części wspólnych – wyjaśnia Monika Hryniewicz, Head of Leasing w firmie OPG Property Professionals. – Jeśli mamy być na piętrze sami, możemy ten współczynnik pominąć. Niezależnie jednak od opcji, powierzchnia najmu brutto, a zarazem koszt najmu, zwiększa się o tzw. add-on factor – dodaje.

Ilość biura w biurze

Czym dokładnie jest ów współczynnik add-on? Jest to wyrażana w procentach wartość, która umownie oznacza proporcjonalny udział najemcy w powierzchniach wspólnych biurowca, takich jak hol, recepcja czy szatnie dla rowerzystów, a także w pomieszczeniach technicznych – rozdzielniach elektrycznych, serwerowniach bądź centrach danych.
Najemca, oprócz własnego biura do wyłącznego korzystania, automatycznie staje się najemcą części współdzielonych, co przekłada się na ostateczną wysokość czynszu i opłat eksploatacyjnych. Oznacza to, że w hipotetycznym budynku z add-on factor na poziomie 10%, firma zajmująca 1000 mkw. płaci de facto taką stawkę, jak gdyby wynajmowała 1100 mkw. Jeszcze wyższą, jeśli dodatkowo dzieli to samo piętro z innymi najemcami.
Dla wielu firm często jest to znaczący wysiłek finansowy. Da się go jednak uniknąć, optymalizując koszt wynajmu powierzchni na jednego pracownika. Na rynku pojawiają się niekiedy ciekawe oferty. – Z myślą o firmach, dla których ilość „biura w biurze” ma znaczenie i które chciałyby przenieść lub otworzyć nowe centrum obsługi klienta, w budynku Orange Plaza Financial Center w całości zrezygnowaliśmy z wprowadzania add-on factor – podkreśla Monika Hryniewicz. – Najemca poszukujący w Łodzi większej powierzchni może zająć nawet do 1000 metrów pozbawionych zarówno współczynnika kondygnacyjnego, jak i współczynnika części wspólnych – dodaje.

Biuro z drugiej ręki, choć jak nowe

Jeśli firma wprowadza się do całkowicie nowego obiektu biurowego, oprócz comiesięcznych kosztów stałych, należy także doliczyć początkowe nakłady związane z dostosowaniem przestrzeni do potrzeb jej pracowników. A te, w przypadku call center mieszczącego codziennie ponad 150 osób, będą oscylować w granicach nawet kilkuset tysięcy złotych, w zależności od przyjętego standardu.
Koszt ten można znacząco zredukować, szukając przestrzeni w obiektach nieco starszych, choć nieodbiegających mocno standardem od bardziej współczesnych projektów. Okazuje się, że przysłowiowe „oldtimery” w biurowej klasie B+ mają jeszcze sporo do zaoferowania. – Biura w Orange Plaza Financial Center wyposażyliśmy m.in. w pełną instalację ICT, światłowód czy sieć wi-fi. O komfort pracowników dba zaś klimatyzacja, duże okna oraz podwieszane sufity ze zintegrowanym oświetleniem – wymienia Monika Hryniewicz. – Dzięki elastycznej powierzchni, możemy przygotować przestrzeń w pełni dopasowaną do potrzeb firmy. Środki, które najemca wydałby na wykończenie pomieszczeń w stanie surowym, może przeznaczyć na przykład na zaaranżowanie pokojów rekreacyjnych – dodaje.

Koszty/korzyści = biuro na plusie

Archimedes z Syrakuz rzekł kiedyś: dajcie mi punkt oparcia, a poruszę Ziemię. O kluczowym znaczeniu punktu przyłożenia doskonale wiedzą duże firmy z szeroko pojętego sektora usług dla biznesu, które poruszając się w skali globalnej, praktycznie każdy koszt filtrują przez niekończącą się liczbę kolumn i wierszy w arkuszu kalkulacyjnym.
Podstawowa zasada? Im mniej mnożników i niższe ich wartości, tym korzystniejszy rezultat końcowy.