Według raportu Panorama Consulting, średni czas wdrożenia systemu ERP wynosi 21 miesięcy. Choć 57% przedsiębiorstw uznaje zrealizowane wdrożenie za sukces, to w ponad połowie przebadanych firm implementacja trwała dłużej niż pierwotnie zakładano właśnie ze względu na wprowadzane modyfikacje. Problemów tych można byłoby uniknąć, gdyby większą uwagę przywiązywano do analizy przedwdrożeniowej.
Spis treści:
Za dużo na raz
Jak wynika z danych firmy analitycznej, czas wdrożenia zwiększył się w ciągu roku o niemal 7 miesięcy. Powodów takiego stanu rzeczy jest kilka: do najczęściej wymienianych należą problemy z danymi, bariery technologiczne i organizacyjne a także założenie z góry nierealistycznego czasu wdrożenia. Trudno wywiązać się z harmonogramu także dlatego, że przedsiębiorstwa rozszerzają w trakcie wdrożenia jego zakres i wprowadzają liczne modyfikacje. A to, zdaniem ekspertów nie zawsze jest uzasadnione.
– Często spotykamy się z sytuacją, w której otrzymujemy od potencjalnego klienta tabelę w Excelu z listą oczekiwanych funkcjonalności. Do tej pory zrealizowaliśmy ponad 1500 projektów wdrożeniowych i mniej więcej wiemy czego dany klient, działający w takiej a nie innej branży, potrzebuje a czego nie. W wielu przypadkach okazuje się niestety, że wymagania są nadwymiarowe. My możemy zrobić wszystko czego klient sobie zażyczy, pytanie tylko czy jest to potrzebne i zasadne – zauważa Arkadiusz Bała ze śląskiej firmy BPSC dostarczającej systemy wspierające zarządzanie firmą.
Modyfikują na potęgę
Z danych Panorama Consulting wynika, że zaledwie 10% przedsiębiorstw nie wprowadza żadnych modyfikacji systemu ERP. Aż 30% firm wprowadza modyfikacje w aplikacji sięgające co najmniej 26% a w 7% przypadków przekraczają one aż połowę kodu. To pociąga za sobą nie tylko dodatkowe koszty, ale także opóźnienia – Dostawca musi się zabezpieczyć, by zmiana cały czas funkcjonowała prawidłowo, niezależnie od wprowadzania nowych funkcjonalności czy podniesienia systemu do nowej wersji. To kosztuje – tłumaczy Arkadiusz Bała z BPSC – Jednak poza rozwiązaniami stricte branżowymi, takimi jak np. systemy dla służby zdrowia, zawsze warto do maksimum wykorzystać funkcjonalności systemu. Tak, by za wszelką cenę uniknąć modyfikacji – wskazuje ekspert.
Dlaczego? 67% projektów wdrożeniowych realizowanych w ubiegłym roku nie udało się w ubiegłym roku zrealizować w założonym harmonogramie. W 26% przypadków założenia przekroczono o nie więcej niż 25%, jednak w 11% analizowanych przypadków harmonogram przekroczono nawet więcej niż o 76%.
Wdrożenie prawie bez zmian
To, że warto dobrze przygotować się do planowanych zmian dobrze ilustruje przykład jednego z klientów BPSC, firmy dostarczającej produkty m.in. dla szwedzkiej IKEI, która wdrożyła praktycznie pełną funkcjonalność systemu Impuls EVO i to niemal bez żadnych modyfikacji. – Skoordynowanie swoich potrzeb z aktualnym stanem tego, jakie rozwiązanie można dostać na rynku, to duże wyzwanie. Dzięki analizie przeprowadzonej przez zewnętrzny podmiot łatwiej jest zdiagnozować obszary, w które będą odgrywały kluczową rolę przy wdrożeniu i zbudować zakresy funkcjonalne. Kadry i płace, księgowość, kontroling, sprzedaż i dystrybucja, zarządzanie relacjami z klientami, magazyn wysokiego składowania, produkcja, harmonogramowanie produkcji – to tylko niektóre z nich – tłumaczy ekspert z BPSC.
W każdym z obszarów wymagania zdefiniowano liczbowo w arkuszu Excela – np. w księgowości określono 434 wymagania funkcjonalne. Firma podejmując decyzję o wdrożeniu, wybiegła również w przyszłość i zadbała o to, aby określić wymagania perspektywicznie. Przykładowo, od momentu wdrożenia systemu w przedsiębiorstwie, liczba pracowników wzrosła o 70 osób, siłą rzeczy zwiększyły się także wymagania odnośnie systemu. Przewidziano je jednak w momencie podejmowania decyzji o wdrożeniu. Dogłębna analiza procesów przedsiębiorstwa oraz planów jego rozwoju sprawiła, że modyfikacje stanowiły jedynie 2,5% wartości całego projektu wdrożeniowego.
Tego typu wdrożenia z pewnością są najbardziej pożądanym scenariuszem. Według danych Panorama Consulting 54% firm – czyli o 9% więcej niż rok wcześniej – jest zadowolonych z wyboru dostawcy oprogramowania i pozytywnie ocenia współpracę. To sygnał, że zarówno wśród dostawców, jak i klientów rośnie świadomość względem całego procesu wdrożeniowego oraz oczekiwanych rezultatów.