Każdy przedsiębiorca ma obowiązek archiwizowania dokumentów związanych z prowadzeniem działalności. Do przechowywania dokumentacji warto używać specjalnych kartonów archiwizacyjnych i innych akcesoriów. Dzięki temu w biurze zapanuje porządek.
Archiwizacja dokumentów to przechowywanie ich w sposób bezpieczny przez czas, określony przepisami. Przed zarchiwizowaniem, należy je odpowiednio sklasyfikować przez nadanie im oznaczeń literowych. Urząd skarbowy i inne instytucje mogą w każdym momencie poprosić o udostępnienie dokumentacji w celu sprawdzenia. Zatem przedsiębiorca, który nie wywiązuje się z tego obowiązku może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Po upływie określonego czasu obowiązkowej archiwizacji przedsiębiorca może zniszczyć dokumenty.
W sytuacji, gdy trzeba udostępnić dokumenty, warto mieć do nich szybki dostęp, dlatego tak ważne jest odpowiednie ich przechowywanie. Do tego celu wykorzystuje się kartony biurowe, a konkretnie pudła archiwizacyjne oraz segregatory. Należy pamiętać o prawidłowym ich opisaniu lub naklejeniu etykiet. Nie bez znaczenia jest także ułożenie chronologiczne.
Pudła archiwizacyjne
Specjalne pudła archiwizacyjne zapewniają łatwą identyfikację dokumentów – posiadają pola do opisu zawartości na 2 bokach. Świetnie zabezpieczają zawartość przed kurzem, zgnieceniem i innymi uszkodzeniami dzięki zintegrowanej pokrywie. Są przy tym bardzo wytrzymałe, gdyż wykonane z trójwarstwowej tektury. Dostęp do dokumentów jest wygodny – poprzez otwór na krótkim boku ułatwiającym podniesienie pudła i wyjęcie zawartości.
Kartony na segregatory
Tego rodzaju kartony biurowe znacząco ułatwiają archiwizację. Mają bardzo dużą pojemność – mogą zmieścić aż 7 segregatorów. Mają też dużą ilość miejsca na notatki po obu stronach. Pokrywę można unieść, dzięki czemu dostęp do zawartości jest szybki, a dodatkowo jest ona chroniona przed zanieczyszczeniami. Są wytrzymałe, gdyż wykonane z grubej pięciowarstwowej tektury.
Dokumenty przechowywane w specjalnych pudłach archiwizacyjnych są chronione przed czynnikami takimi jak wilgoć, niska temperatura i uszkodzenia mechaniczne (np. rozdarcia czy przetarcia). Dzięki nim znalezienie potrzebnej dokumentacji jest szybkie, a poza tym nie zajmują dużo miejsca.
Kartony biurowe przeznaczone do archiwizacji są także ekologiczne – wykonane w aż 90% z recyklingu i nadają się do powtórnego recyklingu.
Akcesoria do segregacji dokumentów
W ofercie RAJA znaleźć można także wiele akcesoriów przydatnych podczas archiwizacji dokumentów, np. klipsy archiwizacyjne, segregatory z mechanizmem dźwigniowym czy przekładki indeksujące.
Klipsy archiwizacyjne są przeznaczone do kartek w formacie A4 z perforacją, o rozstawie 80 mm. Są wykonane z mocnego plastiku. Dzięki nim weryfikacja i wymiana dokumentów jest szybka – klips ma uchwyt, który pozwala jednym ruchem ręki wyjąć i złączyć wszystkie kartki.
Segregatory z mechanizmem dźwigniowym służą do łatwej identyfikacji dokumentów (mają szerokie pole do opisu zawartości na grzbiecie) i zapewniają wygodny do nich dostęp (otwór na palec ułatwia ich wyjmowanie z półek). Mają wymiary 290×320 mm i występują w 4 kolorach.
Przekładki indeksujące są wykonane z papieru o gramaturze 225 g/m². Dzięki ich zastosowaniu identyfikacja dokumentów jest znacznie łatwiejsza. Występują w różnych kolorach – każdy kolor indeksu może służyć do zaznaczenia innego rodzaju dokumentów.
Pudła archiwizacyjne oraz akcesoria przydatne podczas archiwizowania dokumentów można znaleźć na stronie: https://www.rajapack.pl/artykuly-biurowe/archiwizacja-segregacja_C2110.html.
