Przedłużenie umowy najmu należy traktować jak zawarcie nowego kontraktu – z pełną analizą potrzeb operacyjnych, parametrów technicznych i kosztów – mówi Jan Olszewski, starszy doradca w dziale Powierzchni Przemysłowych i Magazynowych Newmark Polska.

Zmianę potwierdzają dane rynkowe. W całym 2025 roku renegocjacje odpowiadały za ponad 50 proc. całkowitego wolumenu powierzchni wynajętej na rynku magazynowym, wobec 41,85 proc. rok wcześniej. Skala tego zjawiska różni się w zależności od regionu – najwyższy udział renegocjacji w strukturze popytu, przekraczający 70 proc., odnotowano w województwie śląskim. Wysoki udział tego typu transakcji widoczny był również w województwach łódzkim i wielkopolskim, gdzie renegocjacje obejmowały blisko 60 proc. wynajętej powierzchni.

– To sygnał, że rynek wchodzi w fazę większej dojrzałości, z mniejszą liczbą ekspansji i rosnącym naciskiem na optymalizację zajmowanej powierzchni – wyjaśnia Olszewski. – Łączny wolumen. powierzchni magazynowo-przemysłowych przekroczył w ubiegłym roku 36,5 mln mkw., a wiele firm – zarówno globalnych marek obecnych na naszym rynku od lat, jak i rodzimych przedsiębiorstw – ma za sobą kilka procesów relokacji i ekspansji. To doświadczenie przekłada się dziś na bardziej świadome decyzje i precyzyjne definiowanie potrzeb najemców – dodaje ekspert.

Jest wybór, chociaż nie wszędzie

Brak dostępnych alternatyw przestał decydować o pozostaniu w dotychczasowej lokalizacji, a ograniczony wybór dotyczy dziś głównie wybranych rynków lokalnych. W skali kraju sytuacja pozostaje zrównoważona, mimo spadku wolumenu nowej powierzchni oddawanej do użytku. Średni poziom pustostanów w Polsce utrzymuje się w przedziale 7-8 proc., co w większości przypadków pozwala znaleźć magazyn dopasowany do konkretnych potrzeb operacyjnych. Dobrym przykładem są województwa śląskie i wielkopolskie, gdzie poziom wakatów przekracza 8 proc., a jednocześnie notowany jest jeden z najwyższych udziałów renegocjacji w kraju.

Dlaczego firmy zostają?

– Mimo dostępnych powierzchni, duża grupa najemców niechętnie decyduje się na relokację poza sprawdzony obiekt, który wcześniej wybrali ze względu na dobrą infrastrukturę drogową i dostęp do doświadczonej kadry. Dlatego nawet planując zmianę budynku, część firm w pierwszej kolejności szuka parków magazynowych „po sąsiedzku” – wyjaśnia Jan Olszewski. Według eksperta, dla pracowników dojeżdżających do magazynu, przeniesienie go zaledwie o 10 km dalej może stać się powodem do zmiany pracy. A przedsiębiorcy wiedzą, że utrata doświadczonych zespołów, koszty nowej rekrutacji oraz czas potrzebny na wdrożenie zatrudnionych często przewyższają nawet oszczędności wynikające z niższego czynszu.

Na pozostanie w dotychczasowym magazynie decydują się firmy, dla których stanowi on realną wartość operacyjną, a nie jedynie punkt na mapie. – Im bardziej magazyn został dopasowany do konkretnych procesów najemcy, tym większa będzie jego skłonność do pozostania w obiekcie. Dotyczy to zwłaszcza nieruchomości z dużą liczbą indywidualnych dostosowań, rozbudowanych instalacji technicznych czy istotnych inwestycji poniesionych przez najemcę. W takich przypadkach zmiana lokalizacji oznaczałaby nie tylko duży wysiłek logistyczny, ale również utratę poniesionych nakładów – podkreśla Olszewski.

Doradca Newmark Polska przypomina też, że relokacja zawsze oznacza dodatkowe koszty. Należą do nich m.in. wydatki związane z przywróceniem dotychczasowego obiektu do pierwotnego stanu, demontaż i transport infrastruktury, ponowna instalacja systemów oraz reorganizacja operacji. – Na papierze nowy magazyn może wyglądać atrakcyjniej cenowo, ale po zsumowaniu wszystkich elementów bilans nie zawsze wypada na korzyść przeprowadzki – zaznacza Jan Olszewski. To jednak nie oznacza, że relokacje tracą sens. Technologia coraz wyraźniej przemawia na korzyść nowych obiektów. Wyższa efektywność energetyczna, rozwiązania proekologiczne, nowoczesna infrastruktura i coraz bardziej reprezentacyjne części biurowe w najnowszych obiektach stanowią istotną wartość dodaną, szczególnie dla firm planujących automatyzację lub zmianę modelu operacyjnego.

Coraz częściej o ostatecznej decyzji przesądzają również koszty eksploatacyjne. – Najemcy analizują nie tylko ich poziom, ale także sposób zarządzania obiektem i transparentność rozliczeń. To właśnie na tym etapie kluczowa staje się rola doradców, którzy pomagają precyzyjnie oszacować rzeczywisty, całkowity koszt zmiany lokalizacji w porównaniu z opcją pozostania w dotychczasowym budynku – podsumowuje Olszewski.

Najpierw liczby, potem decyzje

Decyzja o tym, czy pozostać w dotychczasowym magazynie, czy przenieść operacje w nowe miejsce, wymaga czasu, rzetelnych danych i porównania realnych scenariuszy rynkowych. Dlatego doradca z Newmark Polska rekomenduje rozpoczęcie renegocjacji na około 12-18 miesięcy przed końcem obowiązującej umowy. – Taki horyzont daje najemcy komfort działania i pozwala przejść pełny proces decyzyjny bez presji czasu. Punktem wyjścia jest analiza aktualnej sytuacji operacyjnej i kosztowej – sprawdzenie, czy obecna powierzchnia nadal wspiera biznes i plany rozwoju. Równolegle warto zweryfikować dostępne na rynku alternatywy, nawet jeśli scenariuszem bazowym jest pozostanie w dotychczasowym obiekcie. To pozwala realnie ocenić pozycję negocjacyjną i zakres możliwych ustępstw – mówi Jan Olszewski.

Jak tłumaczy ekspert, w praktyce chodzi o porównanie kilku realnych opcji i spokojne przejście przez nie krok po kroku. Pod uwagę brane są nie tylko stawki czynszu czy koszty adaptacji, ale też koszty pracy, relokacji, opłaty eksploatacyjne i ryzyka związane z codziennym funkcjonowaniem operacji. – Zadaniem doradcy jest zebranie tych wszystkich elementów w całość i pomoc w wyborze rozwiązań, które faktycznie mają sens z punktu widzenia biznesu. Na tej podstawie powstaje krótka lista opcji, a dopiero potem rozpoczynają się właściwe negocjacje – najpierw warunków komercyjnych, a następnie zapisów umowy – wyjaśnia Olszewski.

Jakie tematy trafiają na stół?

Dla najemców kluczowe staje się kompleksowe dopasowanie warunków umowy do aktualnych potrzeb firmy, a czynsz jest tylko jednym z elementów szerszej układanki.

– W praktyce na stole negocjacyjnym najczęściej pojawiają się kwestie związane z zakresem i finansowaniem prac adaptacyjnych oraz ASTI (Above Standard Tenant Improvements – ponadstandardowe dostosowania), zasadami indeksacji czynszu, wysokością i rozliczaniem opłat eksploatacyjnych oraz strukturą zachęt finansowych – wylicza Jan Olszewski. Według eksperta, coraz większą wagę zyskują również elementy techniczne. Najemcy renegocjują zakres modernizacji obiektów, odświeżenie powierzchni, poprawę parametrów posadzki czy możliwość instalacji nowych maszyn i linii technologicznych. W wielu przypadkach to właśnie te kwestie przesądzają o decyzji o przedłużeniu umowy, ponieważ pozwalają dostosować istniejący magazyn do zmieniających się procesów bez konieczności kosztownej relokacji.

Jednym z kluczowych czynników wpływających na warunki komercyjne nadal pozostaje długość kontraktu. Im dłuższa umowa, tym większa skłonność wynajmujących do ustępstw – zarówno w zakresie czynszu, jak i pakietu zachęt czy zakresu prac adaptacyjnych. – Dlatego też klauzule wcześniejszego wyjścia z umowy (tzw. break option) pojawiają się dosyć rzadko. Kontrakt pięcioletni z możliwością wypowiedzenia po trzech latach, dla właścicieli budynków, w praktyce oznacza umowę trzyletnią i tak też jest wyceniany pod względem ryzyka oraz oferowanych warunków – wyjaśnia ekspert Newmark Polska.

Czy to nowy etap rynku magazynowego?

Przedłużenia umów najmu zawsze były elementem rynku, ale dziś ich rola jest zdecydowanie większa i wiele wskazuje na to, że w najbliższych latach ten trend będzie się utrwalał. – Renegocjacje przestają być reakcją na chwilowe zawirowania rynkowe, a stają się naturalnym elementem zarządzania portfelem najmu. Jednocześnie rozwój nowoczesnych obiektów magazynowych, oferujących wyższą efektywność energetyczną, zaawansowane rozwiązania technologiczne i większą elastyczność operacyjną, sprawia, że nowe inwestycje nadal odgrywają istotną rolę w decyzjach najemców. W warunkach niepewności i zmiennego otoczenia gospodarczego kluczowe znaczenie w opracowywaniu optymalnych strategii ma świadome planowanie, dobre rozpoznanie lokalnych rynków i eksperckie wsparcie doradcze – zarówno w ramach renegocjacji, jak i relokacji do nowych obiektów. Profesjonalny doradca pomaga przekuć decyzje dotyczące najmu w realne narzędzie optymalizacji kosztów i dalszego rozwoju biznesu – zapewnia Jan Olszewski.