Przygotowując zestawienia o sprzedaży, przeważnie odchylenia od planu sprzedażowego prezentujemy tak, by było widać ich kierunek. Często wykorzystujemy do tego procenty, formatowanie niestandardowe czy formatowanie warunkowe w postaci strzałek lub kolorów odpowiadających światłom ulicznym. To dobre i skuteczne podejście, które pozwoli nam zorientować się o ogólnej sytuacji firmy. Wiemy jednak tylko, czy sprzedaż jest lepsza, czy gorsza.
Możemy to także zaprezentować w inny, bardziej wnikliwy sposób, na przykład za pomocą pasków danych. Pozwalają one nam bowiem nie tylko zobaczyć ogólny obraz naszych danych, ale także dodatkowe informacje, na przykład, wykonanie planu przez handlowców. Co najważniejsze, żeby otrzymać taki efekt, nie trzeba wykorzystywać skomplikowanych rozwiązań. Jak stworzyć takie zestawienie?
Jak stworzyć paski danych?
Przyjmijmy, że nasz plan sprzedażowy dotyczy ostatniego roku i kilku z naszych przedstawicieli. Nasz zestaw danych prezentuje się więc w następujący sposób:
By móc skorzystać ze wbudowanej funkcjonalności, jaką są paski danych, musimy do naszych danych dodać formułę, która badać będzie odchylenie wyników poszczególnych handlowców od planu sprzedażowego. Mogą to być procenty lub zwykłe odejmowanie – wybór jest zależny od naszych danych, ponieważ formatowanie warunkowe nie widzi różnicy między tymi działaniami – wyniki będą identyczne. W naszym przykładzie wykorzystamy odejmowanie. Do komórki D2 wprowadzamy więc następującą formułę:
=B2-C2
Jeśli jednak chcielibyśmy wykorzystać odchylenie procentowe, nasza formuła będzie prezentować się w następujący sposób:
=B2/C2-1
Kolumna, którą właśnie utworzyliśmy, posłuży nam jako źródło dla pasków danych. Musimy ją teraz zaznaczyć i wybrać narzędzie Paski danych. Znajduje się ono w menu formatowania warunkowego.
Do wyboru będziemy mieć kilka różnych opcji. Jeśli chcemy mieć tradycyjne kolory, czyli czerwony i zielony zalecamy wykorzystanie zielonego paska danych bez gradientu. Efekt tego działania będzie prezentować się następująco:
W tym momencie mamy zaprezentowane różnice pomiędzy planem sprzedażowym, a jego wykonaniem. Moglibyśmy zostawić to już w tej formie, ale liczby, które znajdują się w komórkach, delikatnie przesłaniają prezentacje danych. Warto się więc ich pozbyć. W tym celu musimy edytować regułę formatowania. By to zrobić, należy w menu Formatowania warunkowego wybrać opcje Zarządzaj regułami, a następnie kliknąć Edytuj regułę. Pojawi się takie menu:
Możemy tutaj zmieniać różne opcje naszej prezentacji, ale nas aktualnie interesuje tylko checkbox „Pokaż tylko pasek”. Klikamy go i zatwierdzamy wybór przyciskiem OK. Gdy to zrobimy, nasze paski danych będą wyglądać następująco:
Warto jeszcze dodać, że zarówno szerokość, jak i wysokość pasków zależą od wysokości wierszy i szerokości kolumn, w których te się znajdują.
To oczywiście tylko podstawowe możliwości pasków danych i formatowania warunkowego. Za jego pomocą można stworzyć znacznie bardziej rozbudowane prezentacje. Jeśli chcielibyśmy umieć je wykonywać, warto zdecydować się na szkolenie Excel, które pozwoli poznać zarówno to narzędzie, jak i wiele innych.
