Organizacja eventów i imprez firmowych od podszewki

    event

    Niemal każdy z nas w swoim zawodowym życiu miał okazję wziąć udział w imprezie firmowej lub wyjeździe integracyjnym. Przyjeżdżamy na miejsce, dobrze się bawimy, korzystamy z licznych atrakcji. Jesteśmy zachwyceni oprawą, występami artystycznymi towarzyszącymi wydarzeniu czy chociażby cateringiem. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę, że za taką imprezą stoi często cały sztab ludzi z profesjonalnej agencji eventowej. Dziś rozmawiamy z Michałem Kosiołem, wspołwłaścicielem agencji eventowej Argentum Event (https://www.argentum-event.pl ), który przybliży nam co nie co jak wygląda życie firmy organizującej wydarzenia.

    Michał Kosioł, wspołwłaściciel agencji eventowej Argentum Event
    Michał Kosioł, wspołwłaściciel agencji eventowej Argentum Event

    Jak zainteresowałeś się organizacją eventów?

    Organizacją wydarzeń i wyjazdów interesowałem się od praktycznie odkąd pamiętam, zawsze również chciałem mieć swój własny biznes. Bardzo dużo podróżuję, sama organizacja wszystkiego na własną rękę sprawia mi bardzo dużo przyjemności. Dodatkowo już od lat szkolnych działałem aktywnie przy organizacji różnego rodzaju wydarzeń, z czasem świat eventów pochłaniał mnie co raz mocniej. Już wtedy wiedziałem, że to jest to co chcę robić w życiu. Organizować eventy. Stąd też pomysł, by założyć własną agencję, co też 10 lat temu zrobiliśmy z moim przyjacielem, Jarkiem Gawlińskim.

    Czy istnieją stereotypy na temat wybranego przez Ciebie zawodu?

    Tak, i to całkiem sporo. Ten najpopularniejszy to taki, że ludziom wydaje się, że cały czas imprezujemy i dobrze się bawimy. Mało kto zdaje sobie sprawę, że to naprawdę ciężka praca, która wymaga często wielu wyrzeczeń. Oprócz tego, że spędzamy masę czasu w biurze przygotowując wszystko na event naszego klienta, to na realizacje często wyjeżdżamy w środku nocy, a do domów wracamy rankiem następnego dnia.

    Wiele osób również z hasłem „event” automatycznie kojarzy catering i paintballa i wydaje im się, że tym się właśnie zajmujemy, co dla mnie osobiście jest dość zabawne. Tymczasem nasza codzienność to naprawdę duże produkcje z dużymi budżetami, często bardzo skomplikowane i korzystające z najnowszych rozwiązań technologicznych. Organizacja na wysokim poziomie jubileuszu firmowego, otwarcia fabryki, pikniku czy choćby integracji angażuje zazwyczaj ogrom ludzi, firm, czasu i pracy.

    Jaki był najtrudniejszy event jaki do tej pory zorganizowałeś?

    Była to duża impreza sportowa na zlecenie jednej z instytucji finansowych. Wydarzenie było otwarte dla wszystkich chętnych, a oprócz kompleksowej organizacji całości odpowiedzialni byliśmy także za promocję w mediach, materiały promocyjne i współpracę ze sponsorami i innymi instytucjami wspomagającymi. Klient był bardzo wymagający i szczegółowy. Wszystko wyszło bardzo dobrze, ale mnie osobiście kosztowało to bardzo wiele zdrowia.

    A jaki event zapisał się szczególnie w Twojej pamięci?

    Myślę, że warto wyróżnić serię dużych eventów w całej Polsce, które firma telekomunikacyjna zleciła nam na samym początku naszej działalności. Dla doświadczonej agencji byłoby to duże wyzwanie, a my dopiero zaczynaliśmy. Zostaliśmy z marszu rzuceni na głęboką wodę i była to dla nas wielka przygoda. Śmiało mogę powiedzieć, że to był moment przełomowy w życiu Argentum Event. Zaangażowaliśmy się na 120%, wszystko wyszło idealnie, a klient kontynuował z nami współpracę jeszcze kilka lat z rzędu.

    Opowiedz nam o swojej agencji, Argentum Event.

    Tak jak wspominałem, firmę eventową założyłem razem z moim przyjacielem, Jarkiem. Niedługo minie nam już 10 rok współpracy, co uważam za nasz wspólny sukces. Obecnie nasza agencja prężnie się rozwija. W sierpniu kolejny już rok z rzędu zmieniliśmy biuro, bo poprzednie było już za małe. Struktura Argentum Event cały czas się rozrasta. Mamy świetnych Senior Event Menagerów, którzy prowadzą najbardziej skomplikowane projekty i pomagają nam również rozwijać firmę. Mamy też zespół doświadczonych i sprawdzonych Event Menagerów, którzy poradzą sobie z każdym projektem. Do pomocy mają obiecujących Junior Event Managerów, którzy już niebawem będą na tyle doświadczeni, że będą mogli samodzielnie realizować swoje wydarzenia.

    Nasza oferta również ciągle się powiększa. W naszym portfolio mamy kilkadziesiąt imprez tematycznych i scenariuszy team-buildingowych. Organizujemy pikniki firmowe, jubileusze, wyjazdy integracyjne w Polsce i za granicą, bankiety, otwarcia oraz konferencje. W zasadzie nie ma takiego eventu, którego nie bylibyśmy w stanie zrealizować. Posiadamy bogate doświadczenie, pracują dla nas najlepsi technicy, podwykonawcy, animatorzy, konferansjerzy i DJ’e. Do tego nasze własne zaplecze techniczne jest na tyle obszerne, że nie musimy martwić się o sprawne realizacje.

    Ciągle się rozwijamy i przemy do przodu. Chcemy być najlepsi w naszym fachu.

    Czy kierowanie agencją eventową jest ciężkie?

    Jest to świetna przygoda, ale też duże wyzwanie ze względu na mnogość aspektów temu towarzyszących. Prowadząc agencję trzeba być przygotowanym na wiele nieprzewidywalnych sytuacji. Zdarza nam się organizować 8 eventów w tym samym dniu i trzeba umieć skoordynować ludzi, ekipy techniczne, animatorów itp. Do tego konieczne jest zadbanie o marketing, administracje, księgowość i wszelkie inne aspekty prowadzenia biznesu. O wielu rzeczach nie miałem pojęcia i musiałem się ich nauczyć od zera. Ale satysfakcja jest. Nie wyobrażam sobie, bym mógł teraz robić coś innego.

    Największe napotkane do tej przeszkody na drodze do rozwoju firmy to?

    Czasem mocno we znaki daje się sezonowość tego biznesu. Polega to na tym, że mamy kilka miesięcy w roku, gdzie praktycznie nie ma nas w domach, bo tyle się dzieje. Następnie przychodzą momenty, w których dzieje się zdecydowanie mniej. Po czym znów przychodzi magiczny moment boom, gdzie odzywają się wszyscy na raz. Można się do tego jednak przyzwyczaić.

    Niewątpliwe minusem jest również papierologia i formalności. Nawet najbardziej cierpliwym osobom może zdarzyć się wówczas mieć dość. Szczególnie, gdy po raz kolejny coś na fakturze się nie zgadza, albo jakiś wniosek wraca, bo przecinek jest nie tam, gdzie trzeba. Ale to problem chyba każdego biznesu.

    Tak zupełnie na koniec. Jakie cechy musi posiadać osoba, która chce zostać event managerem?

    Długo by wymieniać, bo jest to wbrew pozorom bardzo ciekawy i obszerny temat. Nie każdy się do tego nadaje, o czym mieliśmy okazję boleśnie się przekonać na przestrzeni lat. Przede wszystkim bardzo ważne jest pozytywne podejście do życia i świata. Co za tym idzie taka osoba musi lubić ludzi i kontakt z nimi. Komunikatywność to podstawowa cecha, gdyż w tej branży pracuje się z różnymi ludźmi niemal codziennie. A jak wiadomo, niektórzy klienci potrafią być mili, ale trudni.

    Następnie dochodzi odporność na stres. Praca w charakterze event managera jest bardzo wymagająca i na takiej osobie spoczywa czasem ogromna odpowiedzialność. Szczególnie, gdy organizujemy wydarzenie na kilka tysięcy osób dla ogromnej korporacji, nerwy trzeba umieć utrzymać na wodzy. Do tego dochodzi kreatywność. Czasem trzeba wymyślić coś na szybko już w trakcie trwania eventu, aby sprostać oczekiwaniom i zmieniającej się sytuacji.

    Perfekcjonizm, dokładność i zorganizowanie także będą przydatnymi cechami w tej pracy. Każdy event to kilkanaście, czasem kilkadziesiąt zmiennych elementów, które trzeba umiejętnie ze sobą połączyć, by wszystko zagrało tak jak należy. Nie każdy to potrafi.