Polskie firmy chcą uprościć zarządzanie podróżami służbowymi i znacznie ograniczyć ich koszty

0

Firma Amadeus opublikowała wyniki badania o zarządzaniu wyjazdami służbowymi w polskich firmach i instytucjach. Wyniki wskazują na chęć ograniczania kosztów delegacji. Menedżerowie preferują przy tym rozwiązania, które nie zmuszają do zmniejszenia liczby czy częstotliwości wyjazdów, ale raczej obniżą ich średnie koszty jednostkowe. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie delegacjami chcą też usprawnić proces ich organizacji, tak aby był on prostszy, bardziej przejrzysty i mniej czasochłonny.

Firmy szukają oszczędności

Zarządzanie podróżami służbowymi w polskich firmach - infogafika
Zarządzanie podróżami służbowymi w polskich firmach – infografika

Aż 38% firm w Polsce planuje w 2015 r. obniżyć koszty podróży służbowych (w porównaniu z 24% odpowiedzi przeczących). Organizacje szukające oszczędności chcą, żeby ich wartość była znacząca – 72% spośród nich planuje ograniczyć wydatki o 8% lub więcej. Dla większości firm najważniejszym kryterium decydującym o przebiegu delegacji pozostaje jej koszt (77% wskazań), co oznacza, że inne czynniki, takie jak możliwość dokonywania zmian w trakcie podróży, prostota procesu jej organizacji czy możliwość komunikacji i niesienia pomocy podróżnemu, schodzą na dalszy plan. W większości firm (69% odpowiedzi) jest zatrudniony pracownik odpowiedzialny za monitorowanie i kontrolę budżetu na wyjazdy służbowe, ale zazwyczaj osoba taka nie ma do dyspozycji nowoczesnego oprogramowania, które ułatwiałoby jej realizację swoich obowiązków (tylko 20% wskazań).

Koszty podróży służbowych to drugi co do wartości wydatek pracowniczy po pensjach. W większości dużych firm w Polsce  sięgają one kilkuset tysięcy złotych rocznie. Nie dziwi zatem dążenie do oszczędności” – komentuje Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska.

Jeśli chodzi o sposoby ograniczania wydatków, znaczna część (45%) przedsiębiorstw i instytucji planuje zmniejszyć liczbę delegacji. Bardziej popularne wśród decydentów są jednak takie sposoby oszczędzania, które nie zmuszają firm do ograniczenia częstotliwości wyjazdów, ale koncentrują się na obniżeniu ich kosztów jednostkowych. Ponad połowa badanych deklaruje, że chce wprowadzić bardziej rygorystyczne zasady polityki podróży (niższa klasa biletu lotniczego lub kolejowego, hotel o niższej liczbie gwiazdek itp.). Natomiast organizacje, które nie mają polityki podróży, chcą ją wdrożyć w celu obniżenia kosztów (9% przypadków).

Czytaj również:  Siła rekomendacji, czyli jak opinie o firmie wpływają na jej wizerunek i sprzedaż

Pracownicy odpowiedzialni za podróże służbowe oczekują usprawnień

Większość spośród badanych decydentów (75%) oczekuje zmian w dotychczasowym sposobie zarządzania podróżami służbowymi. Według nich powinny one zmierzać w kierunku zmniejszania obciążenia formalnościami (30% wskazań), większej przejrzystości w procesie organizacji i wyceny podróży (16%) i skrócenia czasu realizacji zamówienia wyjazdu (13%). W odpowiedziach ankietowanych widać również tendencje, które mogą wydawać się wzajemnie sprzeczne. Z jednej strony osoby odpowiedzialne za organizację podróży chciałyby bowiem bardziej kontrolować decyzje podróżujących pracowników (19%) oraz tego, żeby ściślej przestrzegali oni polityki podróży (30%), a z drugiej strony – żeby pracownicy ci byli bardziej samodzielni w dokonywaniu rezerwacji (22%).