Firma Amadeus opublikowała wyniki badania o zarządzaniu wyjazdami służbowymi w polskich firmach i instytucjach. Wyniki wskazują na chęć ograniczania kosztów delegacji. Menedżerowie preferują przy tym rozwiązania, które nie zmuszają do zmniejszenia liczby czy częstotliwości wyjazdów, ale raczej obniżą ich średnie koszty jednostkowe. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie delegacjami chcą też usprawnić proces ich organizacji, tak aby był on prostszy, bardziej przejrzysty i mniej czasochłonny.
Firmy szukają oszczędności
Aż 38% firm w Polsce planuje w 2015 r. obniżyć koszty podróży służbowych (w porównaniu z 24% odpowiedzi przeczących). Organizacje szukające oszczędności chcą, żeby ich wartość była znacząca – 72% spośród nich planuje ograniczyć wydatki o 8% lub więcej. Dla większości firm najważniejszym kryterium decydującym o przebiegu delegacji pozostaje jej koszt (77% wskazań), co oznacza, że inne czynniki, takie jak możliwość dokonywania zmian w trakcie podróży, prostota procesu jej organizacji czy możliwość komunikacji i niesienia pomocy podróżnemu, schodzą na dalszy plan. W większości firm (69% odpowiedzi) jest zatrudniony pracownik odpowiedzialny za monitorowanie i kontrolę budżetu na wyjazdy służbowe, ale zazwyczaj osoba taka nie ma do dyspozycji nowoczesnego oprogramowania, które ułatwiałoby jej realizację swoich obowiązków (tylko 20% wskazań).
„Koszty podróży służbowych to drugi co do wartości wydatek pracowniczy po pensjach. W większości dużych firm w Polsce sięgają one kilkuset tysięcy złotych rocznie. Nie dziwi zatem dążenie do oszczędności” – komentuje Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska.
Jeśli chodzi o sposoby ograniczania wydatków, znaczna część (45%) przedsiębiorstw i instytucji planuje zmniejszyć liczbę delegacji. Bardziej popularne wśród decydentów są jednak takie sposoby oszczędzania, które nie zmuszają firm do ograniczenia częstotliwości wyjazdów, ale koncentrują się na obniżeniu ich kosztów jednostkowych. Ponad połowa badanych deklaruje, że chce wprowadzić bardziej rygorystyczne zasady polityki podróży (niższa klasa biletu lotniczego lub kolejowego, hotel o niższej liczbie gwiazdek itp.). Natomiast organizacje, które nie mają polityki podróży, chcą ją wdrożyć w celu obniżenia kosztów (9% przypadków).
Pracownicy odpowiedzialni za podróże służbowe oczekują usprawnień
Większość spośród badanych decydentów (75%) oczekuje zmian w dotychczasowym sposobie zarządzania podróżami służbowymi. Według nich powinny one zmierzać w kierunku zmniejszania obciążenia formalnościami (30% wskazań), większej przejrzystości w procesie organizacji i wyceny podróży (16%) i skrócenia czasu realizacji zamówienia wyjazdu (13%). W odpowiedziach ankietowanych widać również tendencje, które mogą wydawać się wzajemnie sprzeczne. Z jednej strony osoby odpowiedzialne za organizację podróży chciałyby bowiem bardziej kontrolować decyzje podróżujących pracowników (19%) oraz tego, żeby ściślej przestrzegali oni polityki podróży (30%), a z drugiej strony – żeby pracownicy ci byli bardziej samodzielni w dokonywaniu rezerwacji (22%).
Odpowiedzią na te potrzeby menedżerów może być specjalistyczne oprogramowanie. 30% firm i instytucji chciałoby korzystać z rozwiązań IT do zarządzania podróżami służbowymi, wspierających je od momentu wystawienia wniosku delegacyjnego, przez rezerwację podróży służbowych, aż po jej rozliczenie.
„Wdrożenie nowoczesnego oprogramowania do zarządzania delegacjami może okazać się najlepszym sposobem na usprawnienie tego procesu. Takie aplikacje wspierają zarówno osoby zarządzające, jak i podróżnych, poprzez uproszczenie organizacji wyjazdów. Jednocześnie gwarantują przestrzeganie polityki podróży przez pracowników, którzy mogą samodzielnie dokonywać rezerwacji, ale tylko w ramach ustalonych założeń. Dostępność ofert różnych dostawców usług transportowych i noclegowych w jednym miejscu zwiększa przejrzystość oraz pozwala łatwo i szybko wybrać najlepszą opcję. Dodatkowo, automatyzacja procesów pozwala zaoszczędzić czas potrzebny m.in. na rozliczanie podróży i raportowanie” – tłumaczy Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska.
Złożony proces organizacji podróży
Wyniki badania Amadeus wskazują, że w poszczególnych organizacjach obowiązują różne rozwiązania dotyczące zarządzania delegacjami, a sam proces jest często skomplikowany. Za organizację podróży służbowych odpowiadają pracownicy zajmujący różne stanowiska. Oprócz samych wyjeżdżających (79% odpowiedzi), za realizację tych zadań najczęściej odpowiadają pracownicy działu administracji, tacy jak Office Manager czy asystent(ka) zarządu (57%). Rzadziej odpowiedzialni za ten obszar są pracownicy działu personalnego (25% wskazań). Tylko w 8% firm funkcjonuje osobne stanowisko menedżera podróży. Jeśli taki pracownik został zatrudniony, najczęściej działa w ramach działu administracji (47% przypadków) lub piastuje samodzielne stanowisko (35%). Natomiast najważniejsze decyzje w firmach, np. dotyczące polityki podróży, podejmują członkowie zarządu i menedżerowie wyższego szczebla (ponad połowa wskazań dla obu grup) oraz dyrektorzy finansowi (18%).
Większość ankietowanych decydentów biznesowych deklaruje, że w ich firmach obowiązuje polityka podróży określająca obowiązujące pracowników zasady odbywania delegacji (61% wskazań). Prawdopodobieństwo, że w firmie funkcjonuje polityka podróży, rośnie przy tym wraz z jej wielkością (aż 86% wskazań w przypadku największych firm). Obszary, których dotyczy polityka podróży mogą być różne w poszczególnych organizacjach. Najczęściej obejmuje ona rezerwację hoteli (54% wskazań). Jeśli chodzi o środki transportu, w przypadku przelotów samolotem zasady zakupu biletów obowiązują pracowników 51% firm, w przypadku podróży pociągiem – 50% firm, a w przypadku przejazdu autobusem – 44% firm. Najrzadziej polityka podróży dotyczy zasad wynajmu samochodu (36% odpowiedzi). Pracownicy często mają też znaczną swobodę w wyborze posiłków w czasie delegacji (ograniczenia tylko w 39% organizacji).
Badanie decydentów biznesowych na zlecenie firmy Amadeus wykonała agencja badawcza TNS. Ankieta typu CATI (ang. Computer Assisted Telephone Interview) została przeprowadzona na ogólnopolskiej próbie 300 firm i instytucji zatrudniających powyżej 50 pracowników.
